Een werknemer ontslaan: wat je moet weten over procedures en kosten

Mag je zomaar een werknemer ontslaan?

Werknemers kunnen niet zomaar ontslagen worden. Als een werkgever een werknemer ontslaat, zijn er specifieke regels en richtlijnen waar werkgevers zich aan moeten houden. Een ontslag moet gebaseerd zijn op geldige redenen volgens het Burgerlijk Wetboek.

Het is belangrijk om een goed gedocumenteerd ontslagdossier op te stellen en de juiste procedures te volgen om juridische problemen te voorkomen. Het type ontslag dat het geschiktst is, hangt af van de specifieke situatie en de reden voor het beëindigen van het dienstverband.

Redenen voor ontslag

Hier zijn enkele geldige redenen voor ontslag volgens het Burgerlijk Wetboek:

• De werknemer functioneert onvoldoende.
• Bij financiële moeilijkheden kan het ontslaan van werknemers nodig zijn om de organisatie levensvatbaar te houden.
• Als de werknemer zich vaker dan drie keer in een jaar ziek meldt.
• Wanneer de verstoorde arbeidsverhouding tussen werknemer, werkgever en/of collega's een goede samenwerking onmogelijk maakt.
• Als er sprake is van arbeidsongeschiktheid en re-integratie nog niet heeft plaatsgevonden binnen twee jaar.
• Wanneer zich ernstig verwijtbaar handelenm heeft voorgedaan (diefstal, geweld of fraude).
• Als de werknemer het functioneren van het bedrijf in gevaar brengt.
• Als de werknemer verplichtingen weigert zoals het accepteren van passend werk bij langdurige ziekte.
• Wanneer een collectief ontslag nodig is bij grote reorganisaties of bedrijfssluitingen.
• Wanneer er bij de werknemer sprake is van gewetensbezwaren of politieke betrokkenheid die het functioneren van het bedrijf beïnvloeden.

Onwettelijke redenen voor ontslag

Onder de volgende omstandigheden is het ontslaan van een werknemer niet toegestaan:

• Als de werknemer zwanger of met bevallingsverlof is
• Als de werknemer lid is van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging
• Als de werknemer de dienstplicht moet vervullen in het land van herkomst
• Op basis van godsdienst, ras, geslacht, leeftijd en/of handicap
• Omdat de werknemer ouderschapsverlof wil opnemen
• Omdat de werknemer lid is van een vakbond
• Omdat de werknemer lid is van een bepaalde politieke organisatie
• Omdat het bedrijf wordt overgenomen
• Omdat de werknemer niet op zondag wil werken

Het prijskaartje voor werknemers

Welke koers de werkgever ook vaart, er hangt steevast een prijskaartje aan het beëindigen van arbeidscontracten. Hieronder staan de voornaamste kostenposten uiteengezet:

1 tot 4 maanden salaris

Bij de beëindiging van een dienstverband geldt een opzegtermijn waarin het loon moet worden doorbetaald. De wettelijke opzegtermijn varieert afhankelijk van de duur van het dienstverband. Dit termijn ligt tussen een en vier maanden, met een mogelijk langere periode voor werknemers die langer bij het bedrijf in dienst zijn. Bij tijdelijke contracten—ofwel contracten voor bepaalde tijd—is er geen opzegtermijn, tenzij anders overeengekomen. Aanzegging van ontslag volgt meestal tegen het einde van een kalendermaand, waarbij de resterende tijd tot het einde van die maand ook moet worden vergoed.

Afrekeningen bij ontslag

Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst dient een afrekening plaats te vinden, waarbij openstaande tegoeden aan de werknemer moeten worden voldaan. Deze afrekening omvat diverse posten.

Vakantiegeld: Een deel van het vakantiegeld wordt maandelijks gereserveerd. Het opgebouwde tegoed dient bij uitdiensttreding direct te worden uitbetaald.

Vakantie-uren: Niet opgenomen vakantie-uren moeten worden uitbetaald. Deze uren worden berekend op basis van het bruto dagloon inclusief vakantietoeslag en eventuele dertiende maand, exclusief extra toeslagen en pensioen. Het is raadzaam met de werknemer te bespreken of resterende vakantie-uren nog opgenomen kunnen worden.

Bonus of dertiende maand: De afspraken over bonussen of 13e maanden zijn vastgelegd in het contract of de cao. De werknemer kan mogelijk recht hebben op een deel daarvan in de vorm van uitbetaalde onkostendeclaraties, zoals reiskosten, en niet uitbetaalde overuren. Het kan voorkomen dat de werknemer ook nog schulden heeft bij de werkgever, zoals:

• Opleidingskosten
• Leningen van de werkgever
• Te veel opgenomen verlofdagen

Uiterlijk een maand na het beëindigen van het dienstverband dient de afrekening te geschieden. Vertraging in de betaling leidt tot extra rentekosten.

Transitievergoeding: Indien de beëindiging via het UWV of de kantonrechter verloopt (hier zal later in het artikel dieper op in worden gegaan), moet de werkgever een extra vergoeding toekennen, dit is een transitievergoeding. De vergoeding compenseert het ontslag en bedraagt 1/3 van het maandsalaris per gewerkt dienstjaar, met een maximum van € 89.000. Ook bij het niet verlengen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst dient deze vergoeding betaald te worden.

Bij beëindiging met wederzijds goedvinden is de transitievergoeding niet verplicht, maar ervaren werknemers vragen vaak wel een vergelijkbaar bedrag. De exacte vergoeding waar een werknemer recht op heeft moet per situatie berekend worden.

Proceskosten: Ook de procesvoering zelf brengt kosten met zich mee. Tijd en advisering zijn nodig, met mogelijke inzet van deskundigen. Bij conflict kan bemiddeling of mediation worden ingezet. Daarnaast vergt het bijhouden van de salarisadministratie tijd van een boekhouder of accountant.

Bij indiening bij de rechtbank dient griffierecht betaald te worden; zonder betaling wordt de zaak niet in behandeling genomen.

Minder zichtbare kosten: Er zijn ook minder in het oog springende kosten. De werkgever moet tijd en energie besteden aan het regelen van het ontslag, waarbij interne onrust onder het overige personeel kan ontstaan en de productiviteit kan verminderen. Mogelijk moet er ook nieuw personeel worden aangetrokken.

Ontslagprocedures

Het ontslaan van een werknemer kan op een aantal manieren gebeuren: ontslag met wederzijds goedvinden, ontslag via een ontslagvergunning, ontslag via de kantonrechter, ontslag op staande voet en ontslag bij een vast contract.

Ontslag met wederzijds goedvinden

Er is sprake van ontslag met wederzijds goedvinden als een werknemer akkoord gaat met het ontslag. In dit geval gaan de werkgever en werknemer gezamenlijk in overleg en komen zij tot de gedeelde beslissing om het dienstverband te beëindigen. Als beide partijen overeenstemming bereiken, wordt dit schriftelijk vastgelegd in een beëindigingsovereenkomst (ook wel vaststellingsovereenkomst genoemd). Bij dit proces is de kantonrechter niet betrokken. Indien een werknemer weigert schriftelijke instemming te geven en akkoord te gaan met het ontslag, dan kan er gebruik gemaakt worden van een kantonrechter.

Belangrijke aspecten van de beëindigingsovereenkomst
Het is tijdens het opstellen van de vaststellingsovereenkomst mogelijk voor de werkgever en werknemer om samen afspraken te maken over een eventuele ontslagvergoeding. Dit kan onder andere worden gebruikt om de overgangsperiode financieel te overbruggen. Daarnaast worden andere afspraken, zoals het al dan niet voortzetten van de pensioenopbouw, het gebruik van een concurrentiebeding en het afhandelen van eventuele openstaande vakantiedagen, ook in de overeenkomst opgenomen.

Bedenktijd en ontbindingsmogelijkheid
Na het tekenen van de beëindigingsovereenkomst heeft de werknemer 14 dagen bedenktijd. Tijdens deze periode kan de werknemer zonder opgaaf van reden besluiten om de overeenkomst te ontbinden. Werkgevers zijn verplicht deze bedenktijd schriftelijk te vermelden in de overeenkomst.

WW-uitkering
Wanneer de beëindiging van het dienstverband plaatsvindt met gedeelde goedkeuring, heeft de werknemer recht op een WW-uitkering. Indien de werknemer gedurende de laatste 36 weken voorafgaand aan het werkloos worden minstens 26 weken heeft gewerkt, komt hij of zij in aanmerking voor een uitkering van 3 maanden. Het aantal gewerkte uren is hierbij niet van belang. Als de werknemer 5 jaar voordat hij of zij werkloos werd minstens 4 jaar heeft gewerkt, en deze jaren meetellen als arbeidsverleden, dan voldoet de werknemer aan de jareneis. In dit geval kan de werknemer een uitkering ontvangen die langer dan 3 maanden duurt. Als een werknemer zelf ontslag neemt, is er geen sprake op recht op een uitkering.

Ontslag met gemeenschappelijke overeenkomst kan een soepele manier zijn om een arbeidsrelatie te beëindigen, maar het is onmisbaar om juridisch advies in te winnen en de overeenkomst zorgvuldig te overwegen voordat deze wordt ondertekend.

Ontslag via een ontslagvergunning

Wanneer het ontslag heeft plaatsgevonden om een bedrijfseconomische reden, of na twee jaar ziekte, dan dient de werkgever een ontslagvergunning UWV aan te vragen. Belangrijke punten bij ontslag via een ontslagvergunning zijn:

• De werkgever moet aantonen dat er sprake is van een geldige reden voor ontslag en dat herplaatsing binnen het bedrijf niet mogelijk is.

• Bij bedrijfseconomische redenen moeten financiële gegevens worden verstrekt om de noodzaak van ontslag te onderbouwen.

• Bij langdurige arbeidsongeschiktheid moet er een duidelijk medisch oordeel zijn over de duur en omvang van de arbeidsongeschiktheid.

• Bij disfunctioneren moet de werkgever kunnen aantonen dat er voldoende inspanningen zijn geleverd om de werknemer te begeleiden naar verbetering.

• Het UWV of de kantonrechter beoordeelt of het ontslag gerechtvaardigd is en kan een ontslagvergunning verlenen.

Het is van belang om bij beide methoden juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat de procedures correct worden gevolgd en dat de belangen van zowel de werkgever als de werknemer worden behartigd. Het type ontslag dat het geschiktst is, hangt af van de specifieke situatie en de reden voor het beëindigen van het dienstverband.

Afspiegelingsbeginsel

Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen wordt het afspiegelingsbeginsel toegepast om de volgorde van ontslagen te bepalen. Dit houdt in dat de leeftijdsopbouw binnen de betreffende functie voor en na de ontslagen zoveel mogelijk gelijk blijft. De werkgever moet daarbij werknemers per leeftijdsgroep voordragen voor ontslag, waarbij de werknemers met het kortste dienstverband als eerste in aanmerking komen. In sommige gevallen moet er een cao-commissie ingeschakeld worden.

Cao-commissie

Bij een cao is het mogelijk om een ontslagcommissie in te stellen. Deze ontslagcommissie beoordeelt ontslagen wegens bedrijfseconomische redenen en neemt de plaats in van het UWV. De cao-commissie wordt voornamelijk gebruikt als werkgevers willen afwijken van de vastgestelde ontslagvolgorde zoals voorgeschreven in het afspiegelingsbeginsel. In dit geval is het inschakelen van de cao-ontslagcommissie verplicht. Dit is om het UWV te ontlasten van ontslagaanvragen waarbij niet-conventionele criteria worden gebruikt.

Afwijkende criteria

Een werkgever mag afwijken van het afspiegelingsbeginsel in de volgende gevallen:

• Als het bedrijf of een vestiging sluit.
• Bij het vervallen van een unieke functie die door slechts één werknemer wordt vervuld.
• Als een categorie van uitwisselbare functies in zijn geheel wordt opgeheven.
• Wanneer dit is vastgelegd in de cao, waarbij de cao-commissie het ontslag beoordeelt.

Ook zijn er bijzondere omstandigheden waarin de werkgever kan afwijken van het afspiegelingsbeginsel, bijvoorbeeld bij onmisbare werknemers, als een werknemer ziek is of een handicap heeft, opzegverboden, vervallen loonkostensubsidie en bij specifieke afspraken in de cao. Er kan maximaal 10% van het totale aantal te ontslaan werknemers worden afgeweken van het afspiegelingsbeginsel, als dit is vastgelegd in de cao.

Voor uitzendkrachten, werknemers in de zorg en payrollwerknemers gelden specifieke regels. Collectief vereist naleving van de regels voor collectief ontslag.

Collectief ontslag

Collectief ontslag wordt vastgesteld als er binnen een periode van 3 maanden ontslag wordt verleend aan 20 of meer medewerkers die zich in hetzelfde werkgebied bevinden. De manier waarop de werkgever het ontslag uitvoert via het UWV, gerechtelijke uitspraak of met wederzijdse overeenstemming is hierbij niet van belang—op voorwaarde dat hij of zij akkoord gaat met het afspiegelingsbeleid.

Bij collectief ontslag dienen de regels van de Wet melding collectief ontslag (Wmco) te worden gevolgd. De werkgever moet voorafgaand aan het collectief ontslag melding maken bij het UWV en overleg voeren met de vakbonden.

Als de werkgever de verplichtingen van de Wmco niet naleeft, kan de rechter het ontslag herroepen.

Ontslag via de kantonrechter

Ontslag via de kantonrechter is een juridische procedure waarbij een werkgever een verzoek indient bij de kantonrechter om een arbeidsovereenkomst te ontbinden. Deze procedure wordt vaak gebruikt wanneer er sprake is van een verstoorde arbeidsverhouding, disfunctioneren van de werknemer, of andere omstandigheden die het voortzetten van het dienstverband onmogelijk maken. 

Als het ontslag heeft plaatsgevonden vanwege ondermaatse prestaties van de werkgever, vanwege nalatigheid, verwijtbaar handelen, het niet nakomen van de re-integratieverplichtingen of een conflict op de werkvloer, dan wordt er een ontslagverzoek ingediend bij de kantonrechter. Hierin worden de redenen voor het ontslag en de onderbouwing hiervan beschreven. Het verzoek moet voldoen aan wettelijke eisen en kan ingediend worden bij de kantonrechter in de rechtbank van het rechtsgebied waar de werknemer werkt.

Zitting

Na ontvangst van het verzoekschrift zal de kantonrechter een zitting plannen. Tijdens deze zitting krijgen zowel de werkgever als de werknemer de gelegenheid om hun standpunten toe te lichten en bewijs te leveren. De werknemer kan zich verweren tegen het ontslagverzoek. De kantonrechter beoordeelt of er voldoende grond is voor het ontbinding van het contract.

Ontbinding en eventuele vergoeding

Indien de kantonrechter besluit tot ontbinding van het dienstverband, kan er een transitievergoeding worden toegekend aan de werknemer. Deze vergoeding is afhankelijk van het aantal dienstjaren en het salaris van de werknemer.

Recht op hoger beroep

Zowel de werkgever als de werknemer hebben het recht om binnen drie maanden na de uitspraak van de kantonrechter hoger beroep aan te tekenen bij het gerechtshof. Indien het gerechtshof besluit dat de eerdere ontbinding van de arbeidsovereenkomst door de kantonrechter onterecht was, heeft het hof de bevoegdheid om de werkgever te verplichten de arbeidsovereenkomst te herstellen, of om de werknemer een billijke vergoeding toe te kennen.

De billijke vergoeding en de transitievergoeding zijn twee afzonderlijke vergoedingen, waarbij een werkgever mogelijk verplicht kan worden om beide te betalen.

De transitievergoeding is direct gebaseerd op de wet, terwijl een billijke vergoeding alleen relevant is als de rechter deze vergoeding (op verzoek van de werknemer) toewijst.

Ontslag op staande voet

Een werknemer op staande voet ontslaan is een directe beëindiging—dus zonder een opzegtermijn—van de arbeidsovereenkomst door de werkgever wegens ernstig wangedrag van de werknemer. Dit type ontslag is een uitzonderlijke en drastische maatregel en heeft directe gevolgen voor zowel de werknemer als de werkgever. Het wordt meestal toegepast wanneer de werknemer zich schuldig maakt aan ernstig wangedrag, zoals diefstal, fraude, geweldpleging, grove belediging, en andere ernstige schendingen van de gedragsregels op de werkvloer. De werkgever moet de reden voor het onmiddellijke ontslag duidelijk en schriftelijk aan de werknemer meedelen. Dit geeft de werknemer de mogelijkheid om zich te verweren.

Gevolgen van ontslag op staande voet

Onmiddellijk ontslag heeft aanzienlijke gevolgen:

1. Werkgevers die een werknemer op staande voet ontslaat hebben in de eerste plaats geen recht op een WW-uitkering, omdat ze geacht worden verwijtbaar werkloos te zijn.

2. Bij onmiddellijk ontslag is er geen recht op een wettelijke transitievergoeding.

Rechtsgang bij betwisting:

Indien de werknemer het ontslag op staande voet betwist en van mening is dat het ontslag onterecht is, kan hij of zij binnen twee maanden naar de rechter stappen om het ontslag aan te vechten. De rechter zal dan beoordelen of aan de vereisten voor ontslag op staande voet is voldaan.

Uitzonderlijk en ingrijpend

Onmiddellijk ontslag is een uitzonderlijke en ingrijpende maatregel die alleen in situaties van ernstig wangedrag gerechtvaardigd is. Zowel werkgevers als werknemers moeten zich bewust zijn van de strikte vereisten en gevolgen die gepaard gaan met deze vorm van ontslag. Bij twijfel is het aan te raden om juridisch advies in te winnen om de juiste stappen te nemen.

Ontslag bij een vast contract

Voordat een werkgever overgaat tot ontslag van een werknemer met een vast contract, moet er een aantoonbaar dossier zijn opgebouwd dat de reden voor ontslag onderbouwt. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit functioneringsgesprekken, waarschuwingen en eventuele verbetertrajecten. Dit ontslag proces kan via elk van de eerder genoemde ontslagprocedures plaatsvinden

Bij het beëindigen van een vast dienstverband geldt een wettelijke opzegtermijn voor zowel de werkgever als de werknemer. De opzegtermijn hangt af van de duur van het dienstverband.

1. Transitievergoeding: Bij ontslag van een werknemer met een vast contract heeft de werknemer recht op een transitievergoeding als het initiatief voor het ontslag bij de werkgever ligt en de werknemer minimaal 24 maanden in dienst is geweest.

2. Herplaatsingsinspanningen: Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen is de werkgever verplicht om te onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor herplaatsing van de werknemer binnen het bedrijf of de organisatie.

3. Beëindigingsovereenkomst: Bij ontslag met wederzijds goedvinden wordt vaak een beëindigingsovereenkomst opgesteld waarin de voorwaarden van het ontslag worden vastgelegd.

4. Opzegverboden: Er zijn situaties waarin een werknemer niet mag worden ontslagen, zoals tijdens ziekte, zwangerschapsverlof, lidmaatschap van de ondernemingsraad, etc.

Rechten van de werknemer: Een werknemer met een vast contract heeft diverse rechten, waaronder:

1. Aanspraak op opzegtermijn: De werknemer heeft recht op de wettelijke opzegtermijn bij beëindiging van het dienstverband.

2. Transitievergoeding: Bij ontslag heeft de werknemer recht op een transitievergoeding, tenzij er sprake is van ernstig verwijtbaar gedrag.

3. Recht op juridisch advies: De werknemer heeft het recht om juridisch advies in te winnen voordat hij akkoord gaat met het ontslag.

4. Herplaatsingsinspanningen: Als er sprake is van bedrijfseconomische redenen, heeft de werknemer recht op herplaatsing als er passende functies beschikbaar zijn.

5. Recht op uitkering: Bij ontslag heeft de werknemer recht op een WW-uitkering, als er aan de voorwaarden wordt voldaan.

Belang van zorgvuldigheid: Het ontslag van een werknemer met een vast contract vereist zorgvuldigheid en naleving van de wettelijke procedures. Werkgevers moeten rekening houden met de specifieke reden voor het ontslag en de daarbij behorende stappen en rechten van de werknemer.

Opzegtermijn

Je bent het woord al een paar keer tegengekomen, maar in het volgende stuk diepen we de regels hiervan iets meer uit.

Bij ontslag van de werknemer wordt gekeken naar de opzegtermijn die de werkgever in acht moet nemen, afhankelijk van het type contract en de duur van het dienstverband. De opzegtermijn wordt beïnvloed door verschillende factoren, zoals de dienstjaren en eventuele overeenkomsten tussen de werkgever en de werknemer. De werknemer heeft recht op een opzegtermijn in de meeste gevallen, behalve bij onmiddellijk ontslag, bij een tijdelijk contract of bij werknemers in hun proeftijd.

Lengte van opzegtermijn

Voor werknemers met een vast contract dient de werkgever zich te houden aan een opzegtermijn, gebaseerd op de lengte van het dienstverband:

• Minder dan 5 jaar in dienst: 1 maand opzegtermijn
• Tussen 5 en 10 jaar in dienst: 2 maanden opzegtermijn
• Tussen 10 en 15 jaar in dienst: 3 maanden opzegtermijn
• 15 jaar of langer in dienst: 4 maanden opzegtermijn

De opzegtermijn wordt naast factoren, zoals de dienstjaren en eventuele overeenkomsten tussen de werkgever en de werknemer beïnvloed door verschillende aspecten:

Leeftijd: Na het bereiken van de AOW-leeftijd geldt voor de werkgever een opzegtermijn van slechts een maand. Voor hen kan de opzegtermijn voor de werkgever maximaal 26 weken bedragen.

Of er een UWV-ontslagprocedure of een cao-commissie procedure heeft plaatsgevonden: In dit geval kan de werkgever de duur van deze proceduretijd aftrekken van de opzegtermijn. Hierbij moet echter altijd minstens 1 maand opzegtermijn overblijven.

Afspreken van een langere opzegtermijn: 

Het is mogelijk dat de werkgever met de werknemer een langere opzegtermijn afspreekt, op voorwaarde dat deze afspraak schriftelijk wordt vastgelegd in het contract. Let op: in dit geval moet de opzegtermijn van de werkgever twee keer zo lang zijn als die van de werknemer.

Effectief en efficiënt omgaan met personeelsveranderingen

Goed omgaan met personeelsveranderingen is van cruciaal belang voor elk bedrijf. Of het nu gaat om nieuwe aanwervingen of helaas, om het ontslaan van werknemers, een gestroomlijnd proces kan veel stress en administratieve rompslomp besparen. Dit is waar Shiftbase in beeld komt. Als bedrijf dat zich richt op personeelsplanning en urenregistratie, begrijpt Shiftbase hoe belangrijk het is om de personeelsbezetting naadloos te beheren.

Onze software biedt niet alleen uitgebreide tools voor planning en aanwezigheid, maar helpt je ook om de communicatie te verbeteren, zodat iedereen op de hoogte is van de veranderingen. Wil je zelf ervaren hoe Shiftbase je kan helpen bij het moeiteloos beheren van personeelsplanning, zelfs in uitdagende tijden? Probeer dan onze software 14 dagen gratis uit! Klik hier om aan de slag te gaan: 14 dagen gratis proberen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen