Functioneringsgesprek houden, zo doe je dat - Shiftbase

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een dialoog in twee richtingen tussen managers en hun werknemers, die hen in staat stellen hun succes te beoordelen - zowel individueel als organisatorisch. Een functioneringsgesprek biedt een manager en werknemer een waardevolle gelegenheid om hun bijdragen en groei binnen het bedrijf te beoordelen. Het doel van een functioneringsgesprek is een gelijkwaardig gesprek waarin zowel de medewerkers als de leidinggevende elkaar feedback geven.

Een functioneringsgesprek is van onschatbare waarde voor elk HR-team. Via deze gesprekken kun je het latente potentieel van jouw medewerkers herkennen en stimuleren en tegelijkertijd inzicht krijgen in hun individuele bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie. Op die manier helpen ze de kloof te overbruggen tussen de rol van werknemers in de uitvoering en het succes van een bedrijf op lange termijn.

Wie kan een functioneringsgesprek uitvoeren?

De regels voor wie een functioneringsgesprek mag afnemen variëren afhankelijk van de organisatie en de afspraken die zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of in de CAO. Meestal is het de direct leidinggevende die verantwoordelijk is voor het functioneringsgesprek, maar in sommige gevallen kan het ook door een HR-medewerker of een externe consultant worden uitgevoerd.

Wanneer moet je een functioneringsgesprek uitvoeren?

Functioneringsgesprekken zijn een belangrijke manier voor leidinggevenden, werknemers en de organisatie om op koers te blijven. Een functioneringsgesprek kan door beide partijen worden geïnitieerd om actuele zaken te beoordelen zoals:

• Uitstekende of ondermaatse prestaties
• Conflicten op het werk
• Noodzakelijke procesaanpassingen
• Naleving van beleid/richtlijnen
• Veranderingen in de werkstromen
• Langdurige afwezigheid wegens ziekte
  
  

Onderwerpen bij een functioneringsgesprek

Tijdens een functioneringsgesprek werken beide partijen samen om verwachtingen, plannen en doelen vast te stellen. Dat niet alleen - het gesprek moet ook de persoonlijke groei bevorderen en de loyaliteit van de werknemers vergroten. Verder bespreek je tijdens een functioneringsgesprek over hoe jij je werkt doet, maar ook over de onderlinge samenwerking tussen collega's. Je bespreekt wat de verbeterpunten zijn en hoe jullie hier aan kunnen werken.

Voorbeeld onderwerpen tijdens het gesprek

• Onthul potentieel en inzichten in prestaties door werknemers te betrekken bij een beoordeling van hun vaardigheden.
• Ga na hoe zij deze vaardigheden hebben ontwikkeld, identificeer eventuele tekortkomingen in hun vaardigheden en onderzoek verdere ontwikkelingsmogelijkheden binnen de organisatie om hen te helpen grotere hoogten te bereiken.
• Evalueer de werkomstandigheden met jouw team en bepaal of er veranderingen kunnen worden aangebracht voor een betere werkomgeving die leidt tot een grotere output op termijn.
• Stel ten slotte verwachtingen op over wat van beide partijen wordt verlangd, zodat vooruitgang gemakkelijk kan worden bijgehouden en gemaakte afspraken kunnen worden nageleefd.

Voorbereiding van een functioneringsgesprek

Effectieve functioneringsgesprekken moeten een stimulerende ervaring zijn voor werknemers, die hen helpt te begeleiden en te motiveren op hun groeipad. Om deze structuur te bieden, moet HR iedereen voorzien van de juiste hulpmiddelen - een routekaart die zowel de sterke punten als de ontwikkelingsmogelijkheden aangeeft, zodat ze onderweg zinvolle doelen kunnen stellen.

In een goed functioneringsgesprek moeten zowel prijzenswaardige prestaties als ruimte voor ontwikkeling aan bod komen. Door specifieke aspecten te belichten, kan de feedback op een onbevooroordeelde manier worden afgestemd op de ervaring van de werknemer, zodat deze inzicht krijgt in zijn sterke punten en zijn groeigebieden.

Hier zijn enkele stappen om je voor te bereiden:

Het functioneringsgesprek voorbereiden

Een goed voorbereid functioneringsgesprek is de basis voor een succesvolle beoordeling. Hier zijn enkele stappen om je voor te bereiden:

1. Verzamel informatie over de werknemer: Lees het beoordelingsgesprek van het afgelopen jaar, bekijk de prestaties en doelen en verzamel informatie over veranderingen in de werkomgeving.
2. Stel specifieke en meetbare doelen vast: Zet de focus op de toekomst en stel duidelijke en haalbare doelen op die je tijdens het gesprek kunt bespreken.
3. Maak een gespreksagenda: Zet de belangrijkste gesprekspunten op een rijtje en maak een tijdschema om ervoor te zorgen dat je alle relevante onderwerpen kunt bespreken.
   
   

Tijdens het functioneringsgesprek

Het uitvoeren van het functioneringsgesprek vereist zorgvuldigheid en professionele communicatievaardigheden. Hieronder vind je enkele tips om het gesprek zo soepel en effectief mogelijk te laten verlopen:

Zorg voor een comfortabele en rustige omgeving: Het functioneringsgesprek is een belangrijke aangelegenheid, zorg daarom voor een plek waar de werknemer zich op zijn gemak voelt zodat het.

Luister actief: Laat de werknemer uitgebreid uitleggen hoe hij of zij de taken uit de voeten heeft gedaan en welke uitdagingen daarbij zijn ondervonden. Laat de werknemer zijn of haar mening geven en toon respect en interesse in de uitspraken.

Geef feedback op een constructieve manier: Het functioneringsgesprek is niet alleen bedoeld om te beoordelen, maar ook om te ondersteunen en te coachen. Geef daarom beide positieve en negatieve feedback en bied concrete suggesties voor verbetering. Als leidinggevende kan je ook om feedback vragen.

Afspraken maken en doelen vast leggen: Bespreek samen de afspraken en doelen voor de komende periode en bespreek hoe ze bereikt kunnen worden.

Na het functioneringsgesprek

• Na het gesprek is het belangrijk om een moment te nemen en beide prestaties te beoordelen. Denk na over wat voor beide partijen goed werkte en over eventuele verbeterpunten voor toekomstige gesprekken.
• Stel samen doelen vast die je bij de volgende beoordeling kunt bespreken.
• Maak een aantrekkelijk rapport met deze doelstellingen, zodat ze schriftelijk worden vastgelegd als onderdeel van dit veelbelovende partnerschap op weg naar succes! HR-professionals kunnen helpen bij het vaststellen van doelen die motivatie en succes stimuleren zonder al te veeleisend te zijn. Download hier een voorbeeld beoordelingsformulier.

Onderdelen functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek verloopt vaak volgens een vast aantal onderdelen. De manager speelt een belangrijke rol in het functioneringsgesprek en zorgt ervoor dat elk onderdeel ervan wordt voltooid. Hier wordt nader bekeken hoe zij samen informatie opleveren over de huidige en toekomstige bijdrage aan de functie binnen de organisatie.

De voorbereiding

Zorg ervoor dat beide partijen voor het functioneringsgesprek kunnen voorbereiden door het een paar weken van tevoren te bevestigen. Nodig de werknemer uit om die tijd te gebruiken voor reflectie, en moedig hen aan om na te denken over successen van de afgelopen maanden, eventuele sterke of zwakke punten te herkennen, en na te denken over mogelijke toekomstige doelen en ambities.

Een goede voorbereiding zorgt voor een effectief gesprek - een gesprek gericht op een constructieve dialoog en het inlossen van verwachtingen. Zo kan iedereen het gesprek op een zinvolle manier benaderen.

Opening gesprek

Als manager creëert je een omgeving van comfort en focus voor de werknemer door hem eraan te herinneren dat zijn groei jouw prioriteit is. Je legt nogmaals uit waarom dit gesprek is afgesproken, schetst de agenda met duidelijke discussiepunten, en deelt mee hoe lang het zal duren om een zo gunstig mogelijk resultaat te garanderen.

Vorige functioneringsgesprek doornemen

Terugkijkend op vorige functioneringsgesprekken evalueren jullie de voortgang. Je bekijkt eventuele afspraken die in de afgelopen tijd zijn gemaakt om er zeker van te zijn dat alle toezeggingen zijn nagekomen, onderzoekt waarom deze niet zijn gehaald en gaat vervolgens verder met de huidige doelstellingen.

Punten van de medewerker

Dit is de kans om jouw menig te geven over hoe je werkt als werknemer en wat er goed (of fout!) ging in de samenwerking met jouw manager. Zorg ervoor dat je je duidelijk uitdrukt, waar mogelijk met concrete voorbeelden onderbouwt. En mochten er eventuele problemen zijn, probeer een positieve houding aan te nemen.

Als manager moet je afgestemd blijven op jouw team. Zorg ervoor dat je de essentie van elke kritische dialoog hebt gevangen door periodiek hun woorden samen te vatten - schrijf punten van kritiek op die ze voor jezelf of collega's hebben.

Maar wanneer deze opmerkingen rechtstreeks op jou gericht zijn, is het belangrijk niet defensief te worden en in plaats daarvan diepere vragen te stellen, zodat alle invalshoeken volledig worden begrepen.

Punten van de leidinggevende

Het bekritiseren van de prestaties van een werknemer kan een blijvende impact hebben, dus het is belangrijk om het op de juiste manier te doen. In plaats van hem of haar in één keer met kritiek te bestoken, is een effectievere aanpak het afwisselen van negatieve en positieve feedback, terwijl je ook zo specifiek mogelijk bent bij het uitleggen van fouten.

Wanneer u een werknemer feedback geeft, is het belangrijk om u te concentreren op de meest essentiële kwesties en dat aantal te beperken tot drie. Meer dan dit zou de vooruitgang kunnen overweldigen of belemmeren; alle andere minder belangrijke punten kunnen worden bewaard voor volgend jaar. Dit zal bijdragen tot zowel verbeteringen op korte termijn als groei op lange termijn!

Geef de werknemer de tijd om over je feedback na te denken en samen na te gaan hoe eventuele problemen het best kunnen worden aangepakt. Maak concrete afspraken over wat er moet gebeuren, wijs de rollen dienovereenkomstig toe en leg deze details schriftelijk vast, zodat iedereen zijn rol kent.

Afspraken maken en doelen stellen

Tijdens het functioneringsgesprek is het cruciaal om duidelijke en haalbare doelen te stellen voor jouw werknemer. Leg de gemaakte afspraken beknopt vast zodat ze gemakkelijk te begrijpen zijn en aanzetten tot zinvolle actie. Zorg ervoor dat alle doelstellingen realistisch blijven om succes een kans te geven!

Afronden gesprek

Na het vaststellen en herzien van doelstellingen is het tijd om na te denken. Hoe voelde de werknemer zich tijdens dit gesprek? Heeft iedereen de kans gekregen om zijn of haar zorgen te uiten of zijn er nog problemen die extra aandacht behoeven? Als de emoties tijdens de functioneringsgesprek hoog opliepen, overweeg dan een vervolggesprek - soms kan een extra stap het verschil maken!

Conclusie

Functioneringsgesprekken zijn een waardevol instrument voor het beoordelen en ondersteunen van werknemers en het verbeteren van de prestaties en persoonlijke ontwikkeling. Zorg dat je goed voorbereid bent en gebruik de tips en richtlijnen in dit artikel om het meeste uit je functioneringsgesprekken te halen. Wanneer je regelmatig functioneringsgesprekken houdt, kun je zeker zijn van een productieve en gezonde werkomgeving.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen