Personeelsplanning

Personeelsplanning is het proces waarbij een bedrijf ervoor zorgt dat het de juiste medewerkers met de juiste vaardigheden op het juiste moment inzet om de bedrijfsdoelen te behalen. Dit helpt om een efficiënte planning en een overzichtelijke personeelsplanning te waarborgen.

Een goede personeelsplanning houdt rekening met de beschikbaarheid van het personeel, contracturen, werktijden, en verlof aanvragen. Daarnaast biedt een sterke personeelsplanning direct inzicht in het huidige personeelsbestand en zorgt het voor een optimale planning, waarbij ploegendiensten, overuren, en verlof eenvoudig te beheren zijn.

Door gebruik te maken van een planningstool of online personeelsplanning kunnen management en medewerkers eenvoudig wijzigingen doorvoeren en wordt de communicatie tussen verschillende onderdelen van de organisatie verbeterd. 

Personeelsplanning is van groot belang voor bedrijven, omdat het helpt bij het effectief inzetten van medewerkers, wat resulteert in verbeterde prestaties, kostenbesparingen en het behoud van een sterke concurrentiepositie. Een efficiënte planning houdt rekening met verschillende factoren, zoals de beschikbaarheid van medewerkers, contracturen, verlof en werktijden.

Door dit strategisch te organiseren, kan een bedrijf anticiperen op pieken en dalen in de werkdruk en de inzet van personeel hierop afstemmen. Het management heeft zo direct inzicht in de planning en kan sneller reageren op wijzigingen, zoals ziekmeldingen of onverwachte afwezigheden.

Daarnaast zorgt een goed georganiseerde personeelsplanning voor een overzichtelijke personeelsplanning waarmee de werkdruk gelijkmatig verdeeld wordt, wat bijdraagt aan het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Het stelt bedrijven ook in staat om met de juiste competenties en vaardigheden in te spelen op de toekomstige personeelsbehoefte.

Een goede personeelsplanning is van groot belang omdat het helpt om ervoor te zorgen dat een organisatie op elk moment over het juiste aantal en type medewerkers beschikt, met de benodigde vaardigheden en competenties. Dit maakt het mogelijk om de personeelsbezetting zo in te richten dat de onderneming altijd klaar is om in te spelen op veranderingen in de markt en de personeelsbehoefte.

Door een effectief plan op te stellen en personeelsplanning software te gebruiken, kan een bedrijf beschikbaarheid aangeven en toekomstige behoeften voorspellen. Dit zorgt voor een betere afstemming van werkdruk, contracturen en verlof, wat de flexibiliteit en efficiëntie ten goede komt.

Daarnaast helpt personeelsplanning om hiaten in de bezetting of capaciteiten te identificeren, waardoor een organisatie zich kan voorbereiden op eventuele instroom of uitstroom van nieuwe werknemers. Dit voorkomt onnodige onder- of overbezetting en zorgt ervoor dat medewerkers op de juiste momenten worden ingezet. Bovendien verhoogt een goede planning de medewerkerstevredenheid door rekening te houden met de beschikbaarheid, rusttijden en werktijden van medewerkers.

Op deze manier kan een bedrijf beter inspelen op persoonlijke voorkeuren en capaciteiten, wat bijdraagt aan een verhoogde productiviteit en een betere werksfeer. Een goed georganiseerde personeelsplanning is dus niet alleen voordelig voor de organisatie, maar ook voor de medewerkers.

Er zijn drie niveaus van personeelsplanning waar organisaties rekening mee moeten houden: strategische, tactische en operationele personeelsplanning. Elk niveau heeft een ander doel en vereist verschillende methoden en tools voor effectieve uitvoering.

• Strategische personeelsplanning:  Een strategische personeelsplanning bestaat uit een analyse over de huidige personeelsplanning, de veranderingen in de toekomst en een plan van aanpak. Dit niveau richt zich op de lange termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het vinden van de juiste balans tussen beschikbaarheid van medewerkers en personeelsbehoefte op de lange termijn. Dit omvat het identificeren van toekomstige ontwikkelingen in de markt en binnen de organisatie en het anticiperen op de behoefte aan bepaalde vaardigheden en kwalificaties.

• Tactische personeelsplanning: Dit niveau richt zich op de middellange termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het vertalen van de strategische personeelsplanning naar concrete acties en doelen. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals beschikbaarheid van medewerkers, verlofaanvragen en diensten ruilen.

• Operationele personeelsplanning: Dit niveau richt zich op de korte termijn behoeften van de organisatie en is gericht op het dagelijks inplannen en beheren van het personeelsbestand. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals beschikbaarheid van medewerkers, gewerkte uren en werkroosters.

Het is belangrijk voor organisaties om op alle drie de niveaus een effectieve personeelsplanning uit te voeren om ervoor te zorgen dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn met de juiste vaardigheden en kwalificaties om de doelstellingen van de organisatie te behalen. Door het gebruik van beschikbare software en tools kan het proces van personeelsplanning op alle drie niveaus efficiënter worden uitgevoerd.

Personeelsplanning software helpt een organisatie zijn huidige en toekomstige personeelsbestand beter te beheren. Door veel van de handmatige gegevensanalyse te automatiseren, vereenvoudigt het het opstellen van overzichtelijke personeelsplanning en het bewaken van de voortgang. Dit type software biedt meerdere voordelen, zoals efficiëntie, besparingen in tijd en kosten, en het verbeteren van de flexibiliteit binnen de organisatie.

Eenvoudige urenregistratie en salarisadministratie

Door je urenregistratie te koppelen aan je salarissysteem, kun je de uren van jouw werknemers automatisch bijhouden. Dit zorgt ervoor dat contracturen en overuren correct worden geregistreerd, wat het eenvoudiger maakt om de arbeidskosten real-time te controleren.

Hiermee wordt de nauwkeurigheid van de salarisadministratie verbeterd en wordt voorkomen dat er fouten ontstaan in de uitbetaling van gewerkte tijden. Zo draagt de koppeling tussen urenregistratie en salarisadministratie bij aan een betere productiviteit en verhoogt het de tevredenheid van werknemers.

Automatische notificaties

Met behulp van personeelsplanning software kunnen jouw medewerkers real-time op de hoogte worden gebracht van wijzigingen in de planning. Het is belangrijk om goed te communiceren met medewerkers over de roosters en eventuele aanpassingen in werktijden of taken. Automatische notificaties helpen om medewerkers tijdig te informeren over hun beschikbaarheid en geplande werktijden, wat bijdraagt aan een vloeiend proces en minder misverstanden.

Altijd en overal toegang

De tooling moet compatibel zijn met zowel desktops als smartphones, zodat medewerkers eenvoudig toegang hebben tot hun rooster en planning. Met verschillende rechten en toegangsniveaus kan je bepalen wie welke informatie mag inzien. Dit zorgt ervoor dat de juiste medewerkers, op het juiste tijdstip en op de juiste locatie aanwezig zijn.

Daarnaast biedt deze online personeelsplanning de mogelijkheid om snel te schakelen bij onverwachte afwezigheid en ziekmeldingen, zonder dat de hele planning verstoord wordt. Hierdoor kunnen bedrijven flexibel inspelen op veranderingen en de bezetting altijd op peil houden.

Is er een Shiftbase mobiele app voor iOS en Android?

Ja! Een mobiele app is beschikbaar van Shiftbase, waarin medewerkers hun roosters kunnen bekijken, diensten kunnen ruilen en verlof kunnen aanvragen.

Hoeveel medewerkers kan je plannen met Shiftbase?

Shiftbase heeft een gratis versie waarmee je maximaal 75 medewerkers kunt inplannen. Vanaf het basic pakket kun je een onbeperkt aantal medewerkers inplannen. Het platform is geschikt voor alle soorten bedrijven - kleine en middelgrote bedrijven of Enterprise.

Integreert Shiftbase met mijn salarisadministratie en kassasysteem?

Ja, Shiftbase biedt een open API waardoor andere software pakketten eenvoudig kunnen integreren. Je kunt Shiftbase bijvoorbeeld koppelen aan je kassasysteem om de omzet aan je personeelskosten te koppelen. Of met je loonadministratie, om gewerkte uren van je medewerkers rechtstreeks naar de loonadministratie te sturen.

Beschikt Shiftbase ook over een tijdregistratie?

Ja, het is een van de belangrijkste onderdelen van de planning tool. Shiftbase biedt personeelsplanning, tijdregistratie en verlofregistratie in één tool. Het systeem verzamelt gegevens van tijdregistraties, zodat managers kunnen bijhouden of de geplande vs. werkelijke uren kloppen en indien nodig diensten kunnen opvullen. Bovendien zijn urenregistraties nauwkeuriger en gedetailleerder.