Gratis personeelsplanning software voor Bedrijven

Ben je als leidinggevende of manager constant op zoek naar meer orde, overzicht en efficiëntie bij de werkzaamheden binnen jouw organisatie? Een voor de hand liggende tool voor het opstellen van een planning is kantoorsoftware zoals Excel. Je kunt op eenvoudige wijze een overzicht maken van taken, verantwoordelijkheden, doelstellingen, project planning, enz. Op zich handig en eenvoudig dat beheren in 'Excel'. Maar wat als jouw projecten uitgebreider worden en je bijvoorbeeld werkroosters wilt opstellen? Om dan het overzicht te behouden in je project management dien je aan de ene kant goed te zijn met Excel. Aan de andere kant zal je voortdurend alle sheets moeten onderhouden en bijwerken. Zou dit alles niet makkelijker kunnen?

Management Software

Efficiënt plannen is gedaan in een oogwenk met dedicated planning software. Deze 'SaaS' of Software as a Service oplossingen zijn beschikbaar in de cloud en dus heb je er overal toegang tot. In essentie is Excel niet beter of slechter dan dedicated planning software, omdat beide op andere problemen en behoeftes inspelen. Het is dus van belang om na te gaan welke behoeftes je hebt en dus achterhaald wat voor software oplossing het beste aansluit bij de noden en wensen van jou personeelsplanning. Om je hierbij te helpen lees je hieronder over de voor- en nadelen van plannen met Excel en met planning software.

Voor- en nadelen van plannen in Excel

Voordelen:

• Je hebt vaak binnen een organisatie al toegang tot Excel waardoor je geen extra kosten hoeft te maken. Daarnaast heb je ook gratis software equivalenten zoals Google Sheets dus een gratis planning, gelijkwaardig aan Excel.

• Excel is handig in gebruik, heeft een gebruiksvriendelijke interface, en beschikt over veel verschillende templates. Zo kun je direct aan de slag, ook zonder veel technische kennis. Een goede keuze voor kleine bedrijven met weinig personeel.

Nadelen:

• Als jouw bedrijf groeit in personeel zullen ook planningen complexer worden. Op dat moment zal je ook moeilijkere functies in Excel moeten gebruiken om de groei bij te kunnen houden.

• Wijzigingen die je aanbrengt in Excel zijn enkel zichtbaar in het document waarin je werkt en dus niet voor anderen. Bestanden delen via e-mail zorgt voor verschillende versies van bijvoorbeeld je planning en taken.

• Je hebt niet overal toegang tot jouw Excel-bestanden. Niet erg praktisch als je niet op kantoor bent en je bijvoorbeeld alleen je smartphone bij je hebt. Dat wordt zoeken in je e-mails.

• Een planning is onderdeel van je bedrijfsvoering. Een planning maken in Excel werkt prima, maar hoe zit het met bijvoorbeeld je software voor project management, productiviteit cijfers, en andere systemen? Je zal zelf de resources aan elkaar moeten koppelen voor een overzicht en het monitoren van de voortgang.

Voor- en nadelen van plannen met planning software

Voordelen planning software:

• Online planning software is ontwikkeld om zo efficiënt mogelijk te kunnen plannen. Het biedt dan ook een gebruiksvriendelijk online platform waarmee je kunt werken. Met dashboards die de ontwikkeling weergeven van verschillende resources.

• Doordat je in de cloud werkt heb je altijd en overal toegang tot jouw roosters, vrije dagen, communicatie, taken, dashboards en overige gegevens die je gebruikt.

• Er is vaak ook een mobiele planning app beschikbaar waarin je snel zaken kunt raadplegen of bijsturen. Werknemers kunnen zo hun werkrooster of planning checken vanaf hun mobiele apparaten. Ook kunnen ze hun beschikbaarheid en urenregistratie doorgeven of wijzigen.

• Zo'n mobiele app laat ook managers wijzigingen aanbrengen die automatisch worden gesynchroniseerd. Zo kun je in realtime wijzigingen doorvoeren, waarvan werknemers direct op de hoogte zijn. Ook als je teamleden onderweg zijn.

• Tijdswinst! Vergeleken met Excel win je veel tijd omdat planning software speciaal is gemaakt om zo min mogelijk tijd en moeite in roostering en personeelsbeheer te steken. De planner heeft een aantal gebruikers, diensten worden aangemaakt en personeel geeft zijn of haar beschikbaarheid op. Alles op één plek om eenvoudig een personeelsplanning te maken.

• Planning software is eenvoudig te koppelen aan bijvoorbeeld project management software. Met de juiste software koppelingen heb je in één oogopslag alles bij de hand voor je dagelijkse werkzaamheden en taken, vaak zonder hulp van ontwikkelaars.
  

Nadelen planning software:

• Doorgaans is online planning software duurder dan plannen in Excel. Toch is het de moeite waard om je te oriënteren binnen de mogelijkheden van zulke planning software.

• Om de voordelen van planning software zelf te ontdekken kun je het product eerst gratis uittesten binnen een gratis proefperiode. Hierna betaal je in de meeste gevallen wel per gebruiker, waardoor de kosten automatisch evolueren volgens de groei/krimp van jouw bedrijf.

Wil je weten of planning software voor jou en jouw organisatie de juiste oplossing is? Meld je vandaag nog aan voor een gratis proefperiode bij Shiftbase en ontdek hoe handig het plannen met gespecialiseerde software kan zijn.