Hoe kun je het beste een werkrooster maken?

Het maken van een planning en een goed werkrooster is uitermate belangrijk voor zowel de werkgever als de werknemer. Roostermakers ervaren het maken van een werkrooster telkens weer als een intensieve en ook lastige uitdaging. Met een doordacht en relatief eenvoudig stappenplan wordt het maken van werkroosters een minder tijdrovende, moeilijke en intensieve klus. 

Een werkrooster maken, hoe doe je dat?

Het maken van een werkrooster luistert nauw. Het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaatsen én dat op de drukke momenten, rekening houden met individuele wensen. Dat vraagt om een helder stappenplan met praktische informatie. Bij het opstellen van een werkrooster moet de bezetting dus telkens in orde zijn, maar moet je wel rekening houden met de wensen van de medewerkers. Voorts gelden er wettelijke regels en dien je bijvoorbeeld rekening te houden met nachtdiensten en de Arbeidstijdenwet. In bepaalde branches dienen medewerkers minimaal veertien dagen van tevoren te weten wanneer ze moeten werken. Een ervaren roostermaker zorgt dat de roosters nog eerder klaar zijn. Dit geeft ruimte om eventueel nog bepaalde zaken aan te kunnen passen zodat het werkrooster klopt.

Per functie een goed werkrooster maken

Stel, je moet een rooster maken. De eerste stap is het maken van een zogenaamd geanonimiseerd basisrooster. Dit kan in de vorm van een bezetting of ploegendienst. Je schat voor bepaalde werktijden in op hoeveel mensen je een beroep denkt te moeten doen. Dit verdeel je weer onder per functie in je strategische personeelsplanning. Bij die functies zet je het minimale en het maximale aantal werknemers en hoeveel uur dat je nodig denk te hebben. Bij die werknemers zet je een begin- en eindtijd. Ook bij het maken van een anoniem basisrooster zorg er voor dat je rekening houdt met zaken als schoolvakanties en feestdagen. Dan weet je al vrijwel zeker dat er meer werknemers vrij willen nemen en ook vrije tijd krijgen.

Door het invoeren van een bezetting, zorg je ervoor dat je niet teveel werknemers inroostert.

Beschikbaarheid personeel

De volgende stap is het inventariseren van de beschikbaarheid van werknemers in die periode. Ga ook na hoeveel uur ze beschikbaar zijn en kijk naar de minimale contracturen. Uiteraard heb je oproepkrachten al gevraagd of ze eventueel beschikbaar zijn voor diensten. Verzamel de gegevens en maak een duidelijk overzicht van de werknemers, die dus staan voor bepaalde competenties. Nu je alle benodigde informatie op een rij hebt, kun je het werkrooster gaan invullen. Probeer het werkrooster minimaal één maand vooruit te maken. Dit kan alleen als je medewerkers ruim van tevoren aangeven wanneer ze een vrije dag willen opnemen of andere verplichtingen hebben. Nu je ook weet wie beschikbaar is, is je overzicht voor het invullen van de roosterperiode compleet en kun je een planning maken.

Eerst de fulltimers roosteren

Bij het invullen van het werkrooster, plaats je uiteraard eerst de fulltimers, daarna de parttime medewerkers. Probeer daarbij rekening te houden met functies en kwaliteiten, voorkeursdagen, late diensten en een eerlijke verdeling. Doe je dat, dan levert je dat winst op in de toekomst. Roostermakers die rekening houden met medewerkers krijgen er namelijk personeel voor terug dat bereid is om iets extra’s of iets terug voor de roostermaker te doen. Zijn de fulltimers en de parttimers ingevuld en zijn er dan nog gaten, doe dan een beroep op flexwerkers, oproepkrachten of uitzendkrachten. Voor flexibiliteit zorg daarom dat je werknemers uit je personeelsbestand achter de hand hebt die willen werken, mochten zich er calamiteiten voordoen of bij ziekte.

Excel, app of online tool

Daarna verspreid je het rooster onder de verschillende medewerkers van je afdeling. Doe dit bij voorkeur via de digitale snelweg, zodat je weet dat iedereen op hetzelfde moment over het werkschema beschikt. Op de zaak zelf zorg je op de juiste plek voor een aantal papieren versies van het rooster. Bij veel bedrijven wordt medewerkers de kans gegeven om op het laatste moment nog aanpassingen te doen door van dagen (of diensten) te ruilen. Dit kan, maar stel wel een tijdslimiet waarbinnen wijzigingen dienen te gebeuren. Veel roosters worden in Excel of Google spreadsheets sjabloon gemaakt, er zijn tegenwoordig echter ook handige apps en speciale software voor het maken van een rooster zoals die van Shiftbase. Enkelen zijn gratis, anderen kosten een vast bedrag per maand. Het voordeel hiervan is dat deze vaak zijn te koppelen aan de loon- of salarisadministratie.

Een goed rooster maken

Een rooster maken is een hele puzzel. Om meer efficiëntie te krijgen in dit proces is het belangrijk om structuur aan te brengen. Start met de planning, hoeveel medewerkers heb je nodig, wie zitten er in je personeelsbestand en kan er ingeroosterd worden? Door middel van open diensten kun je met zelfroosteren ook een werkrooster maken. Dit is een hele klus waar niet iedereen op zit te wachten, maar met software kun je eenvoudig personeel inplannen en altijd de laatste versie communiceren. Zoek dus eerst uit wat voor jou en je medewerkers goed werkt. Apps zoals Shiftbase zijn eenvoudig, zonder ingewikkelde opleidingen, te gebruiken.

Wil je meer zien? Probeer Shiftbase nu 14 dagen gratis!

Je werkrooster op één centrale plek!

• Snel roosters maken
• Inzicht in de loonkosten
• Overal toegang via de app

Gratis uitproberen Demo aanvragen