Planning maken in Excel (download gratis template!)

Waarom een planning in Excel?

In de drukke wereld van personeelsmanagement is een duidelijk overzicht van taken en planningen essentieel. Excel is een populair en veelgebruikt softwareprogramma dat jou kan helpen bij het creëren van een effectieve planning.

Excel is in de eerste instantie een krachtig hulpmiddel voor het maken van planningen vanwege de veelzijdigheid en toegankelijkheid van het programma. Met behulp van Excel kun je eenvoudig een gratis planning opstellen, die aangepast kan worden aan de specifieke behoeften van jouw organisatie. Daarnaast kun je met Excel een tijdsplanning maken die de uren van werknemers per taak in kaart brengt, waardoor je een totaaloverzicht krijgt van de werkzaamheden binnen je bedrijf.

Het maken van een planning in Excel stelt je in staat om gemakkelijk wijzigingen door te voeren wanneer er tussendoor iets verandert. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer er een nieuwe taak aan de planning wordt toegevoegd of wanneer er personeel in- of uitdienst treedt.

Voordelen en nadelen planning maken in Excel

Het maken van een planning in Excel heeft zowel voor- als nadelen. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste punten.

Voordelen:

1. Toegankelijkheid: Excel is een veelgebruikt programma dat op de meeste computers geïnstalleerd is, waardoor het gemakkelijk toegankelijk is voor vrijwel iedereen.

2. Flexibiliteit: Excel biedt veel mogelijkheden om een planning te personaliseren en aan te passen aan jouw specifieke behoeften.

3. Eenvoud: Het maken van een planning in Excel is relatief eenvoudig, zelfs voor mensen met weinig ervaring met het programma.

4. Overzichtelijkheid: Een goed opgezette planning in Excel biedt een duidelijk overzicht van alle taken, verantwoordelijkheden en deadlines.

5. Filteren en sorteren: Excel biedt krachtige tools om gegevens te filteren en te sorteren, waardoor je snel inzicht krijgt in specifieke informatie.

Nadelen:

1. Beperkte functionaliteit: Hoewel Excel veelzijdig is, zijn er gespecialiseerde planning softwareprogramma's, zoals Shiftbase, die meer geavanceerde functies bieden die specifiek zijn ontworpen voor personeelsplanning.

2. Foutgevoeligheid: Excel is gevoelig voor fouten, vooral als er meerdere mensen aan hetzelfde bestand werken. Dit kan leiden tot onnauwkeurigheden en miscommunicatie.

3. Tijdsintensief: Het bijhouden van een planning in Excel kan tijdrovend zijn, vooral wanneer er regelmatig updates en wijzigingen nodig zijn.

4. Geen automatische updates: Excel heeft geen ingebouwde functies om automatisch wijzigingen door te voeren, zoals bijvoorbeeld het aanpassen van de planning wanneer een werknemer ziek is. Dit moet handmatig worden gedaan.

5. Beperkte samenwerking: Hoewel Excel wel samenwerking via gedeelde bestanden ondersteunt, is het niet zo geoptimaliseerd voor samenwerking als sommige gespecialiseerde planning software.

Voordelen planning software ten opzicht van Excel

Hoewel Excel een populair en handig hulpmiddel is voor het maken van planningen, zijn er gespecialiseerde planning softwareprogramma's, zoals Shiftbase, die meer geavanceerde functies en voordelen bieden. Hieronder staan enkele voordelen van het gebruik van planning software ten opzichte van Excel:

1. Geavanceerde functionaliteit: Planning software is speciaal ontworpen voor personeelsplanning en biedt daarom functies die verder gaan dan wat Excel kan bieden, zoals automatische roosterwijzigingen en geïntegreerde verlofregistratie.

2. Real-time samenwerking: Planning software maakt het eenvoudiger voor teams om samen te werken en planningen in real-time te bekijken en te bewerken, wat leidt tot een betere communicatie en efficiëntie.

3. Automatisering: Planning software kan veel processen automatiseren, zoals het genereren van rapporten, het bijhouden van verlof en het aanpassen van de planning op basis van de beschikbaarheid van werknemers. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.

4. Integraties: Gespecialiseerde planning software kan vaak worden geïntegreerd met andere bedrijfssoftware, zoals HR- en salarissystemen, waardoor je bedrijfsprocessen soepeler verlopen.

5. Toegankelijkheid: Planning software is meestal cloud-gebaseerd, waardoor je toegang hebt tot de planning vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Dit zorgt voor een betere beschikbaarheid en flexibiliteit voor zowel managers als werknemers.

6. Schaalbaarheid: Planning software is ontworpen om gemakkelijk mee te schalen met je organisatie, waardoor het eenvoudiger wordt om de planning bij te houden naarmate je bedrijf groeit.

7. Ondersteuning: Bij gespecialiseerde planning software ontvang je vaak professionele ondersteuning en training om het meeste uit de software te halen en eventuele problemen snel op te lossen.

Planning in Excel of met planning software?

Nu je op de hoogte bent van de voor- en nadelen van zowel Excel als gespecialiseerde planningssoftware zoals Shiftbase, is het tijd om te beslissen welke optie het beste bij jouw organisatie past. Hier zijn enkele overwegingen om je te helpen bij het maken van een keuze:

Grootte en complexiteit van je organisatie

Als je een klein bedrijf hebt met een relatief eenvoudige personeelsstructuur, kan Excel voldoende zijn voor jouw planning. Echter, naarmate je organisatie groeit en de personeelsplanning complexer wordt, kan het verstandig zijn om over te stappen op een gespecialiseerde planning software zoals Shiftbase.

Budget

Excel is vaak al aanwezig op computers en kan een kosteneffectieve oplossing zijn voor het maken van planningen. Planning software zoals Shiftbase bestaat uit verschillende pakketten, met de geavanceerde functies en efficiëntieverbeteringen kan het op de lange termijn de kosten waard zijn.

Behoefte aan automatisering en integratie

Als je bedrijfsprocessen wilt automatiseren en integreren met andere systemen, zoals HR- en salarisadministratie, is een gespecialiseerde planning software waarschijnlijk een betere keuze.

Samenwerking

Als je een omgeving wilt waarin meerdere teamleden gemakkelijk kunnen samenwerken aan de planning en deze in real-time kunnen bekijken en bewerken, biedt planning software zoals Shiftbase betere mogelijkheden dan Excel.

Uiteindelijk hangt de keuze af van jouw specifieke behoeften en prioriteiten. Het is belangrijk om de tijd te nemen om alle opties zorgvuldig af te wegen en te kiezen voor de oplossing die het beste aansluit bij jouw organisatie.

Je werkrooster op één centrale plek!

• Snel roosters maken
• Inzicht in de loonkosten
• Overal toegang via de app

Gratis uitproberen Demo aanvragen