Compensatie uren, overuren en contracturen: zo zit het!

Dit zijn de regels omtrent compensatie uren

Overuren, compensatie uren en plus- en min uren zijn termen die maandelijks terugkomen bij bedrijven met werknemers, maar wat is het verschil eigenlijk? Als HR manager weet jij natuurlijk als geen ander wat het verschil is, maar in dit artikel geven wij je graag een opfriscursus. Je ontdekt hier bovendien hoe je de compensatie-uren van medewerkers op een snelle en eenvoudige manier inzichtelijk maakt met een ondersteunende personeelsplanningstool.  

Het verschil tussen compensatie uren en compensatie voor overuren

Op 1 januari 2018 werd er in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) bepaald dat overwerk in elk geval gecompenseerd moet worden met een vergoeding die gelijk is aan de hoogte van het vakantiegeld over het wettelijke minimumloon. In de cao kunnen echter afspraken staan over een hogere vergoeding voor overwerk. Het verschil tussen overwerk en compensatiewerk is dat er vaak in de cao of een arbeidscontract staat vastgelegd dat overwerk verplicht mag worden. Bij compensatiewerk is dit niet het geval. 

“Wist je dat … compensatie uren vaak worden gecompenseerd met vrije uren? In principe kunnen werknemers deze uren dus als verlofuren zien.”

Compensatie uren zijn uren die medewerkers opbouwen door vrijwillig extra uren te werken. Met extra uren wordt bedoeld dat je meer uren werkt dan in het contract staat omschreven. Deze uren worden vaak gecompenseerd in de vorm van doorbetaalde vrije tijd. Stel dat iemand dus een contract van 32 uur per week heeft, maar structureel 38 uur werkt, dan bouwt de werknemer per week 6 compensatie uren op. Sommige bedrijven hebben een vaste structuur voor het registreren van compensatie uren. Afspraken over de compensatie van vrijwillige extra uren staan in het arbeidscontract vastgelegd. Als er niets over compensatie uren in het arbeidscontract staat, dan kan de werknemer alleen compensatie uren opbouwen met toestemming van de werkgever. De HR manager zorgt vervolgens voor het verzenden van een bevestigingsbrief. 

De kosten van compensatie uren voor werkgevers 

Over compensatie uren moeten werkgevers dezelfde kosten betalen als over het normale salaris. Dit betekent dat je rekening moet houden met loonheffing, de premie volksverzekeringen, premies van werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Om deze reden staat er vaak in de cao, het arbeidscontract of het bedrijfsreglement dat compensatie uren worden vergoed in de vorm van vrije tijd. In dit geval bouwt de werknemer dus “extra vakantie uren” op. Als de vrije dagen door drukte niet opgenomen kunnen worden binnen het kalenderjaar, dan moet de werknemer compensatie uren als nog uitbetalen in de vorm van salaris. 

Aan de andere kant betekent dit dat werkgevers de kosten van compensatiewerk mogen optellen bij het salaris. Voor het normale loon zijn er verschillende aftrekposten. Bij Mkb'ers en grote bedrijven met (veel) werknemers betekent dit meestal dat de kosten voor compensatie uren bijna niet zichtbaar zijn. Als compensatie uren niet worden opgenomen voor het einde van het kalenderjaar door ziekteverzuim, dan kan een werknemer de meer uren niet meenemen naar het volgende jaar.

Zo kun je compensatie uren berekenen

In feite zijn compensatie uren dus gewerkte uren die wekelijks boven het aantal contracturen uitkomen. Als een medewerker 12 uur op contract werkt, maar wekelijks 20 uur werkt met toestemming van de werkgever, dan bouwt de werknemer compensatie uren op. In de meeste gevallen compenseren bedrijven deze uren met een tijd voor tijd regeling. Je kunt compensatiewerk voor het hele jaar inroosteren. Dit verzekerd zowel de werkgever als werknemer van extra zekerheid op de lange termijn. Het is ook mogelijk om de werknemer vrije compensatie uren te laten opnemen. In de meeste gevallen koppelen werkgevers in dit geval een maximum aan het aantal compensatie uren per week. 

Het verschil tussen compensatie uren en plus- en min uren 

Het verschil tussen compensatie uren en plus- en min uren is dat compensatie uren alleen maar opgebouwd worden. Heb je als HR manager of werkgever te maken met plus-uren, dan zijn min-uren ook mogelijk. Stel dat een werknemer bijvoorbeeld plots moet stoppen met werken voor een korte periode, dan kun je de min-uren beschouwen als zekerheid op extra werkzaamheden in de toekomst. De minuten moeten namelijk door de werknemer worden ingehaald. Anders bouwt de werknemer een schuld bij jou als werkgever op, die je mag compenseren bij uitbetaling van het loon. Werknemers willen dit graag voorkomen en werken de gemiste uren daarom graag op een later moment om de schuld te vereffenen. Win-win! 

Het belang van een kloppende urenregistratie

Als werkgever of HR manager krijg je dus te maken met normale contracturen die je moet vergelijken met de daadwerkelijk gewerkte uren per week. De normale contracturen moeten je apart registreren van de gewerkte overuren. Tussen overuren en compensatie uren maken wij óók onderscheid, wat betekent dat je deze uren ook apart moeten registreren. Kortom: de urenregistratie neemt vaak meer tijd in beslag dan ons lief is. Maar het kan gelukkig ook anders. 

Met Shiftbase kun je alle verschillende soorten werkuren categoriseren in de personeelsplanning. In de app kun je categorieën voor de contracturen, overuren en compensatie uren maken. Door vervolgens een weekplanning per werknemer te maken, kun je de verschillende soorten werkuren overzichtelijk maken. Werknemers kunnen het rooster of een toevoeging van overuren goedkeuren, zodat de urenregistratie altijd actueel en kloppend is.

Beheer makkelijk de gewerkte uren van je personeel

• Makkelijk in- en uitklokken
• Automatisch toeslagen berekenen
• Koppeling met salarisadministratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen