Sinds oktober 2022 werkt The Vincent Hotel Group met Shiftbase. Omdat zij veel functionaliteiten van Shiftbase gebruiken op locaties door het hele land, vonden wij het tijd voor een gesprek met Moniek Besenbruch, Cluster Director of Human Resources bij The Vincent Hotel Group.
De situatie voor Shiftbase
‘Wij hebben 11 hotels (waaronder Holiday Inn) en 1 support office in Nederland. Het systeem waarmee we werkten was niet gebruiksvriendelijk en de bruikbaarheid van het systeem liep achter op onze behoefte. Minimale rapportages, een payrollkoppeling die niet soepel liep en ons veel tijd kostte. Dit zorgde voor inefficiënte en onduidelijke processen. Daarom gingen we op zoek naar een volledig systeem voor onze personeelsadministratie.
Na een shortlist te hebben gemaakt van 3 partijen hebben we een tender uitgeschreven. De belangrijkste onderdelen hierin waren prijs, bruikbaarheid en rapportages.
De oplossing
We hebben uiteindelijk niet voor de goedkoopste partij gekozen, maar voor de partij met de beste prijs-kwaliteit. Shiftbase steekt qua gebruiksvriendelijkheid en functionaliteiten boven de rest uit: het heeft uitgebreide rapportagemogelijkheden, maar is ook gemakkelijk in gebruik voor onze medewerkers. Hiernaast was het voor ons doorslaggevend dat Shiftbase makkelijk te integreren is met andere softwarepakketten.
Tijdens het tenderproces was het contact met de accountmanager erg goed. Hij nam de tijd en gaf een inhoudelijke demo die direct duidelijk maakte wat het systeem kan. Het was fijn dat hij over veel inhoudelijke kennis beschikte, maar ook andere partijen aanhaakte als dat nodig was. De inrichting en opstart van Shiftbase verliep goed.
Het resultaat
We zijn heel erg blij met Shiftbase. Ons favoriete onderdeel is het gemak van het roosters maken. Zo kunnen we gemakkelijk diensten slepen naar het rooster, en het rooster delen met onze medewerkers. We zijn ook heel erg positief over:
- Inklokken op locatie; dit doen wij door middel van Gps-locaties en Wifi-netwerken.
- Veel en goede rapportages, zoals bijvoorbeeld de payroll-rapportage of de rapportage met verlofstanden.
- Delen van nieuwsberichten, zoals interne vacatures of bedrijfsfeesten.
- Delen van bedrijfsbestanden, zoals handboeken voor bedrijfsprocessen.
- Het toevoegen van afwezigheden en feestdagen.
Naast het gebruik van deze functionaliteiten heeft het ons het afgelopen half jaar al veel opgeleverd:
- Medewerkersbetrokkenheid verhoogd door goede communicatie (>60%).
- Tijdsbesparing van 30% bij het maken van roosters.
- Door nauwkeurige urenregistratie minder fouten in payroll (<5% fouten in payroll).
- Inzicht in gewerkte uren 100% verbeterd – gerichtere sturing op vakantiesaldo’s en Tijd-voor-Tijd
Shiftbase heeft ons geholpen om de personeelsplanning en urenregistratie voor onze 11 hotels en support office te stroomlijnen. We sturen nu veel meer op data en hebben de foutgevoeligheid in onze processen geminimaliseerd, waardoor we ons nog meer kunnen focussen op het contact met onze gasten en medewerkers.’
