Aanwezigheidsregistratie software voor bedrijven in elke branche

Aanwezigheidsregistratie is essentieel voor het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers. Hoe groter het bedrijf, hoe ingewikkelder de aanwezigheidsregistratie is. Daarom werken veel bedrijven, HR managers en planners met een aanwezigheidsregistratiesysteem of app. Dit maakt het beheren van de aanwezigheid van medewerkers eenvoudiger en bovenal sneller. Je ziet namelijk in één oogopslag wie waar aanwezig is en hebt ook inzicht in de afwezigheid van werknemers. Dit is alles wat je moet weten over aanwezigheidsregistratie.

Wat is een aanwezigheidsregistratie?

Een aanwezigheidsregistratie is een registratie van de aanwezigheid van alle mensen in een gebouw. Mensen die op alle afdelingen werken binnen organisaties worden geregistreerd, maar ook bezoekers van deze organisaties moeten geregistreerd worden. Bij calamiteiten moet het management namelijk kunnen vertellen hoeveel mensen er in het gebouw aanwezig zijn. De meeste bedrijven zorgen voor een sluitende aanwezigheidsregistratie door te werken met een combinatie van software, een toegangscontrole en een actuele personeelsplanning. 

Organisaties gebruiken de aanwezigheidsregistratie ook als onderdeel van de urenregistratie voor de loonadministratie. De tijd en aanwezigheidsregistratie van medewerkers op de werkvloer zorgt er namelijk voor dat managers kunnen controleren of medewerkers niet teveel of juist te weinig uren werken. Bedrijven die medewerkers vragen om in te klokken tijdens werktijden, gebruiken vaak aanwezigheidsregistratie software. Dergelijke software heeft verschillende voordelen.

Dit zijn de voordelen van aanwezigheids registratie software

Met een goed systeem en een sluitende registratie van tijd en aanwezigheid is het mogelijk om te profiteren van verschillende voordelen. Allereerst maakt een sluitende aanwezigheidsregistratie het eenvoudiger om medewerkers te bereiken. De rapporten laten door gebruik van slimme technologie namelijk in één oogopslag zien wie werkt en wie verlof heeft opgenomen. Je hebt als manager dus niet alleen inzicht in wie er aanwezig is, maar ook wie niet bereikbaar is. En dat allemaal in één overzichtelijke app.

"Wist je dat … het met onze aanwezigheidsregistratie software mogelijk is om de gebruikers in het gebouw te onderscheiden van medewerkers?"

Een ander groot voordeel van een kloppende registratie van alle aanwezigen in een gebouw, is dat de BHV'er of manager actuele informatie heeft over het aantal mensen in het gebouw. Dit helpt nooddiensten in geval van calamiteiten en zorgt ervoor dat personeel en bezoekers op tijd naar buiten geëscorteerd kunnen worden bij brand. Tot slot kan de aanwezigheidsregistratie bijdragen aan het efficiënt opstellen van de personeelsplanning.

Op deze manieren kun je aanwezigheid snel registreren

Om snel te registreren wie het gebouw betreed, kun je het beste kiezen voor de integratie van een toegangscontrole in het hele bedrijf. Is het systeem eenmaal geïntegreerd, dan kun je de tijdregistratie automatisch bijhouden. De tijdregistratie wordt met behulp van een software systeem omgetoverd tot een overzichtelijke rapportage. De rapportage is vervolgens zichtbaar voor medewerkers, de personeelsplanning en het management, zodat iedereen de urenregistratie kan controleren op juistheid. Als er wijzigingen in de tijdregistratie worden aangebracht, dan zijn deze ook zichtbaar.

De integratie van een toegangscontrole zorgt voor een sluitende aanwezigheidsregistratie, omdat elke gebruiker automatisch wordt geregistreerd. Het is voor bedrijven echter niet mogelijk om plots een toegangscontrole in te voeren. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens staat omschreven waar de werkgever aan moet voldoen voordat de toegangscontrole ingevoerd mag worden. Afhankelijk van de branche krijg je te maken met flexibele of strenge regelgeving.

Is aanwezigheidsregistratie verplicht?

Een sluitende aanwezigheidsregistratie is verplicht, behalve als je als ZZP'er vanuit je eigen woonhuis werkt en geen klanten of relaties in huis ontvangt. In elk ander geval ben je door de Arbowet verplicht om een aanwezigheidsregistratie bij te houden. In artikel 3.1 lid e staat dat je als werkgever geregistreerd moet hebben welke mensen er in het gebouw aanwezig zijn om de volgende redenen: 

• Er moeten voldoende BHV'ers aanwezig zijn om hulp bij ongevallen te kunnen verlenen. Hoeveel hulpverleners er aanwezig moeten zijn is afhankelijk van het aantal mensen in het gebouw; 
• Om zeker te weten dat er niet te veel mensen in het gebouw aanwezig zijn en de normen van de brandweer niet worden overschreden, is het bijhouden van de aanwezigheid van alle mensen in het gebouw essentieel; 
• Het bijhouden van de aanwezigheid in het gebouw is ook belangrijk voor eventuele evacuatie van medewerkers en bezoekers in geval van calamiteiten. 

Je kunt het beheren van de toegangscontrole vereenvoudigen door software te gebruiken. Met deze software is het mogelijk om bezoekers van werknemers te onderscheiden, waardoor de aanwezigheidsregistratie in één oogopslag laat zien welke gebruikers er aanwezig zijn in het gebouw. Dit maakt een goede communicatie met derde partijen mogelijk. Je hoeft namelijk niet langer in een ingewikkeld systeem te zoeken naar de aanwezigheidsregistratie en bespaart hierdoor kostbare tijd.

Aanwezigheidsregistratie en de AVG

Er zijn veel verschillende manieren waarop je kunt bijhouden waar werknemers zich bevinden. De toegangscontrole tot het gebouw is er één van, maar de huidige technologie maakt het ook mogelijk om de locatie van medewerkers in real-time bij te houden. Bijvoorbeeld door volgsoftware op computers te installeren, gps tracking toe te voegen aan bedrijfswagens of een tracking app te gebruiken. 

De registratie van tijd en aanwezigheid van medewerkers moet aan de normen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de uitvoeringswet AVG voldoen. Hierin staat omschreven wat toegestaan is bij bepaalde vormen van aanwezigheidsregistratie. Of je mag bijhouden wie bijvoorbeeld op welke plek aan het werk is met behulp van gps tracking, is afhankelijk van de branche waarin je werkzaam bent. 

Als werkgever moet je kunnen beargumenteren waarom het bijhouden van de locatie van personeel noodzakelijk is. Hierbij moet het bedrijfsbelang ook aanzienlijk zwaarder wegen dan de inbreuk op privacy van medewerkers. Bij de politie is het bijvoorbeeld heel gebruikelijk en om goede reden toegestaan om gps tracking te gebruiken, maar niet in de zakelijke dienstverlening.

Software voor de tijdregistratie én aanwezigheidsregistratie

Voor alle bedrijven is het belangrijk om de aanwezigheid van personeel en andere gebruikers in een systeem te registreren. De best mogelijke manier om aanwezigheid inzichtelijk te maken, is door met een slimme oplossing te werken en te kiezen voor het gebruik van een registratie app. Deze oplossing voorkomt dat je voor de aanwezigheidsregistratie papieren gebruikt, waardoor je in één oogopslag kunt zien hoeveel mensen er door de toegangscontrole zijn gegaan. Op die manier bespaar je tijd en is het eenvoudiger om de aanwezigheid in het gebouw te beheren.

Met de Shiftbase app is het niet alleen mogelijk om de registratie van aanwezigheid bij te houden. De app heeft verschillende functies, waardoor het ook mogelijk is om de personeelsplanning, de urenregistratie en verschillende soorten verlof te beheren. Kies je voor de Shiftbase app, dan kies je dus voor een volledige oplossing waar je flink tijd mee bespaart.

Vraag een demo aan of probeer onze app 14 dagen gratis

Met de Shiftbase app is het mogelijk om een rapportage uit te draaien van de aanwezigheidsregistratie binnen enkele klikken. Je houdt je met een automatische registratie van bezoekers en werknemers bovendien aan de huidige wet- en regelgeving. Om jou zelf te laten ervaren hoe onze software werkt bieden wij een persoonlijke gratis demo aan waarin bepaalde functies worden gedemonstreerd. Zo kun je zelf zien hoe eenvoudig het is om de urenregistratie, personeelsplanning en toegangscontrole te beheren vanuit één centrale omgeving. 

Beheer makkelijk de gewerkte uren van je personeel

• Makkelijk in- en uitklokken
• Automatisch toeslagen berekenen
• Koppeling met salarisadministratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen