Arbeidskosten: bereken hoeveel je werknemers kosten

Wat zijn arbeidskosten?

• Bruto loon: Werknemers moeten natuurlijk betaald worden voor hun werkprestaties.
  
  
• Sociale premies: Zoals sociale verzekeringen en pensioenbijdragen. Deze premies worden vaak berekend als een percentage van het bruto loon.
  
  
• Belastingen: Werkgevers moeten loonbelasting inhouden op het loon van werknemers en deze afdragen.
  
  
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: Zoals vergoedingen voor maaltijden, opleidingskosten, reiskostenvergoedingen, kinderopvangfaciliteiten en andere voordelen die werknemers krijgen.
  
  
• Medische voorzieningen: Als werkgevers medische zorg of ziektekostenverzekering aanbieden aan werknemers, worden deze kosten ook beschouwd als onderdeel van arbeidskosten.
  
  
• Bedrijfskleding: Kosten bedrijfskleding, dus aanschaf, onderhoud en reiniging van de kleding.
  
  
• Lasten van de werkgevers: Dit omvat bijvoorbeeld kosten voor arbeidsongeschiktheidsverzekeringen, aansprakelijkheidsverzekeringen en andere verzekeringen die de werkgever voor werknemers moet afsluiten.
  
  
• Kosten voor ingeleend personeel: Als een bedrijf tijdelijk personeel inhuurt, moeten de kosten voor deze ingeleende werknemers worden meegerekend.
  
  
• Bedrijf/branche specifieke kosten: Zoals kosten voor veiligheidsvoorzieningen, uniformen, gereedschap enzovoort.

Zo bereken je arbeidskosten

Het maken van deze berekening kan een gedoe zijn, maar door het volgen van deze stappen kun je het jezelf iets makkelijker maken:

1. Verzamel werknemers- en salarisgegevens
Begin met het maken van een overzicht van alle werknemers die in dienst zijn. Of het nu fulltimers, parttimers, tijdelijke krachten of ingeleende werknemers zijn, zorg ervoor dat ze allemaal op je overzicht staan.

Verzamel dan de salarisgegevens van elke werknemer Dit omvat het bruto maandsalaris, uurloon of het overeengekomen loon voor de periode waar het om gaat.

3. Bereken lonen
Bereken de totale loonkosten voor elke werknemer door het bruto salaris te vermenigvuldigen met het aantal uren dat ze in de betreffende periode hebben gewerkt. Houd rekening met overuren als die van toepassing zijn. Dus stel dat je 3 werknemers hebt:

• Sara: Bruto salaris per uur is € 15, heeft 160 reguliere uren gewerkt en 10 overuren.
• Amari: Bruto salaris per uur is € 20, heeft 180 reguliere uren gewerkt en 5 overuren.
• Ranish: Bruto salaris per uur is € 18,  heeft 150 reguliere uren gewerkt en geen overuren.

Eerst bereken je het reguliere loon die voor elke werknemer:

• Sara: 160 uur * € 15/uur = € 2400
• Amari: 180 uur * € 20/uur = € 3600
• Ranish: 150 uur * € 18/uur = € 2700

Bereken het overloon voor werknemers die overuren hebben gewerkt:

• Sara: 10 overuren € 15/uur 1.5 (overloonfactor) = € 225
  
  
• Amari: 5 overuren € 20/uur 1.5 (overloonfactor) = € 150

Tel het reguliere loon en het overloon op om de totale loonkosten voor elke werknemer te krijgen:

• Sara: € 2400 (regulier) + € 225 (overloon) = € 2625
• Amari: € 3600 (regulier) + € 150 (overloon) = € 3750
• Ranish: € 2700 (regulier) + € 0 (geen overloon) = € 2700

Dus, de totale loonkosten voor elke werknemer in deze periode zijn:

• Sara: € 2625
• Amari: € 3750
• Ranish: € 2700

De werkgeverslast kan inderdaad ergens tussen de 20% en 36% van het bruto salaris liggen, afhankelijk van factoren zoals sociale bijdragen, pensioenbijdragen en andere arbeidsgerelateerde kosten.

Als er specifieke loonregels en overeenkomsten gelden in jouw organisatie, kunnen de daadwerkelijke berekeningen uiteen lopen.

4. Sociale premies en belastingen
Vervolgens bereken je de toegerekende sociale premies en belastingen die je als werkgever moet afdragen voor elke werknemer. Dit omvat bijdragen aan sociale verzekeringen en loonbelasting.

We hadden je graag exacte cijfers gegeven, maar de werkgeversbijdragen lopen ontzettend uiteen. Deze bedragen zijn meestal gebaseerd op percentages van het bruto loon. Ook is dit compleet afhankelijk van de branche waarin je werkt. Maar voor de beeldvorming gebruiken we het eerder gegeven voorbeeld, met fictieve percentages.

Laten we aannemen dat de volgende percentages in jouw branche van toepassing zijn:

• Sociale bijdragen (bijv. voor de ziektekostenverzekering): 10% van het bruto loon.
• Loonbelasting: 20% van het bruto loon.

Voor Sara:

• Sociale bijdragen: 10% van € 2400 = € 240.
• Loonbelasting: 20% van € 2400 = € 480.

Voor Ranish:

• Sociale bijdragen: 10% van € 3600 = € 360.
• Loonbelasting: 20% van € 3600 = € 720.

Voor Amari:

• Sociale bijdragen: 10% van € 2700 = € 270.
• Loonbelasting: 20% van € 2700 = € 540.

Dus, als werkgever zou je de volgende bedragen moeten afdragen voor sociale bijdragen en belastingen:

• Voor Sara: € 240 (sociale bijdragen) + € 480 (loonbelasting) = € 720.

• Voor Ranish: € 360 (sociale bijdragen) + € 720 (loonbelasting) = € 1080.

• Voor Amari: € 270 (sociale bijdragen) + € 540 (loonbelasting) = € 810.

5. Secundaire arbeidsvoorwaarden en overige kosten
Neem eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden en extra voordelen op in de berekening. Dit kunnen zaken zijn zoals maaltijdvergoedingen, reiskostenvergoedingen, enzovoort. Vergeet overige personeelskosten niet toe te voegen. Zoals bijvoorbeeld kosten voor bedrijfskleding, opleidingskosten, medische voorzieningen en eventuele verzekeringen.

7. Totaal arbeidskosten per werknemer
Tel alle bovengenoemde kosten op voor elke werknemer om de totale arbeidskosten per werknemer te berekenen.

8. Bepaal de periode
Kies de tijdseenheid waarvoor je de arbeidskosten wilt berekenen, zoals maandelijks, kwartaal of jaarlijks.

9. Totaal arbeidskosten voor de organisatie
Voeg alle arbeidskosten voor individuele werknemers samen om het totale arbeidskosten voor de organisatie te berekenen. Dit geeft je een overzicht van hoeveel jouw personeel je daadwerkelijk kost gedurende de gekozen periode.

10. Analyseer en monitor
Hou de arbeidskosten regelmatig in de gaten en analyseer de resultaten. Dit geeft je de kans om trends op tijd te identificeren, budgetten vast te stellen en kostenbesparende maatregelen te nemen als dit nodig is.

Zo bespaar je arbeidskosten

Arbeidskosten kunnen flink oplopen. Gelukkig zijn er manieren waarop werkgevers flink op kosten kunnen besparen. Hier zijn een aantal opties:

Subsidies en stimuleringsregelingen

Overheden en instanties kunnen subsidies en stimuleringsregelingen aanbieden aan werkgevers. Dit kan bijvoorbeeld het geval als zij bepaalde groepen werknemers in dienst nemen, zoals langdurig werklozen of mensen met een arbeidsbeperking.

Belastingvoordelen

Een voorbeeld hiervan is de werkkostenregeling (WKR). De WKR is een regeling waarmee werkgevers onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers kunnen aanbieden tot een bepaald fiscaal maximumbedrag.

Onder deze regeling kunnen werkgevers kosten zoals opleidingskosten en kosten voor arbeidsgerelateerde voorzieningen opnemen in het zogenoemde forfaitaire gedeelte. 

Forfaitaire gedeelte

Het forfaitaire gedeelte verwijst naar een vastgesteld bedrag of percentage dat binnen de WKR wordt gebruikt om bepaalde kosten te dekken. Dit betekent dat ze deze kosten kunnen vergoeden aan werknemers zonder dat er belasting over wordt geheven, zolang ze binnen de grenzen van het forfaitaire bedrag blijven.

Hou bij de berekening van deze kosten ook rekening houden met bepaalde loonbestanddelen (bonussen, commissies etc.) die van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke kosten.

Collectieve verzekeringen

Werkgevers kunnen de kosten van bepaalde arbeidsgerelateerde risico's, zoals ziekteverzuim of arbeidsongeschiktheid, verlagen door deel te nemen aan collectieve verzekeringen. Deze verzekeringen kunnen gunstigere premietarieven bieden dan individuele verzekeringen.

Nauwkeurige urenregistratie en efficiënte personeelsplanning

Door efficiënt kostenbeheer kunnen werkgevers hun arbeidskosten verlagen. Dit kan door bijvoorbeeld overuren te minimaliseren, het verbeteren van de personeelsplanning en het verminderen van verspilling.

Zonder een nauwkeurig urenregistratie systeem zijn de resultaten die worden gevonden bij het berekenen van arbeidskosten onbetrouwbaar. Dit kan er ook voor zorgen dat arbeidskosten onnodig oplopen. Zorg er daarom voor dat je urenregistratie netjes op orde is voordat je deze stap bereikt. Kun je hier wel wat hulp bij nodig? Probeer Shiftbase.

Hoe Shiftbase je helpt kosten te besparen

Shiftbase biedt een aantal functies die onmisbaar zijn voor effectief arbeidskostenbeheer. Functies zoals:

Personeelsplanning: Shiftbase stelt werkgevers in staat om nauwkeurige personeelsplanningen te maken. Dit helpt om over- of onderbezetting te voorkomen. Op deze manier wordt er mindering gebracht in onnodige kosten.

Urenregistratie: Met de urenregistratiefunctie van Shiftbase kunnen werknemers eenvoudig hun gewerkte uren bijhouden, of ze nu op locatie zijn of onderweg via de mobiele app. Dit geeft werkgevers een realtime overzicht van de arbeidsuren en stelt hen in staat om overuren effectief te beheren.

Verlofregistratie: Het bijhouden van verlofaanvragen en saldo's kan een hoop tijd in beslag nemen. Shiftbase vereenvoudigt dit proces door werknemers de mogelijkheid te geven verlof digitaal aan te vragen en werkgevers in staat te stellen verlofsaldi nauwkeurig bij te houden.

Probeer Shiftbase daarom 14 dagen gratis op je gemak uit en ontdek zelf de voordelen.

Let op

Vergeet niet dat arbeidskosten niet alleen de financiële verplichtingen richting werknemers omvatten, maar dat ze ook een weerspiegeling zijn van de waarde die ze volgens hun werkgever toevoegen aan de organisatie. Dus probeer waar mogelijk te besparen, maar zorg er tegelijkertijd voor dat er genoeg voorwaarden overblijven waardoor werknemers zich gewaardeerd voelen.

In het kort

Arbeidskosten: Dit zijn de kosten die voortkomen uit het in dienst hebben van werknemers. Ze omvatten het bruto loon, sociale bijdragen, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden, medische voorzieningen, kosten voor bedrijfskleding, werkgeverslasten, kosten voor ingeleend personeel en bedrijf/branche specifieke kosten.

Berekenen van arbeidskosten: Dit kan gedaan worden door eerst de werknemers te identificeren, de salarisgegevens te verzamelen, de lonen te berekenen, sociale premies en belastingen toe te voegen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere kosten in overweging te nemen, en ten slotte de totale arbeidskosten per werknemer en voor de organisatie te berekenen.

Besparen op arbeidskosten: Werkgevers kunnen geld besparen door gebruik te maken van subsidies, belastingvoordelen, collectieve verzekeringen, nauwkeurige urenregistratie en efficiënte personeelsplanning.

Hoe Shiftbase helpt: Shiftbase biedt tools voor effectief arbeidskostenbeheer, waaronder personeelsplanning, urenregistratie en verlofregistratie, die werkgevers kunnen helpen arbeidskosten te verlagen.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen