Digitalisering als gamechanger: Anthony Hotel's succesverhaal met Shiftbase en Personio

Anthony Hotel, een onafhankelijk hotel, stond voor een significante uitdaging in hun administratieve processen. Met contracten in Word en persoonsgegevens in Excel, was de behoefte aan modernisering duidelijk. Margot van Geldere, Talent & Culture Manager sinds maart 2023, nam de taak op zich om het gehele HR-spectrum te herzien.

Aanleiding - inefficiënte personeelsadministratie

Het handmatig opstellen van contracten was tijdrovend en inefficiënt, vooral met veel studenten en uitzendkrachten. Na de maandelijkse confrontatie met deze inefficiënte processen werd het tijd voor verandering. Dit leidde tot de noodzaak voor digitalisatie, zowel in roosterbeheer als contractbeheer.

Het systeem dat voor de planning werd gebruikt was in de basis een Kitchen Manager. Dit systeem belemmerde in de rapportages en werkwijze. Het was fout en fraude gevoelig en kostte ontzettend veel tijd. 

Het meest tijdrovende en complexe aspect is het onboarden van nieuw personeel. Het is essentieel om een nauwkeurige administratie te onderhouden, inclusief het archiveren en up-to-date houden van kopieën van bankpassen, identiteitskaarten, loonheffingsformulieren en contracten. Voorheen verliep dit proces geheel via Excel, waarbij handmatig moest worden bijhouden welke documenten verouderd waren en vernieuwd moesten worden.

Oplossing: Personio & Shiftbase

De zoektocht naar een passende oplossing leidde Margot naar Personio en vervolgens naar Shiftbase. Deze combinatie bood een naadloze integratie tussen personeelsgegevens, urenregistratie, personeelsplanning en contractbeheer. Met deze systemen reduceerde het hotel de maandelijkse tijd besteed aan urencontrole van een hele dag naar slechts een half uur. Dit efficiëntievoordeel was aanzienlijk.

Resultaten - gestroomlijnd personeelsbeheer

De resultaten spreken voor zich:

• Tijdbesparing: Van 8 uur naar 0,5 uur per week voor urenregistratie en controle.
• Kosten: Transparantie in maandelijkse kosten per medewerker, goedkoper dan het vorige systeem.
• Nauwkeurigheid: Een stijging naar 100% nauwkeurigheid in de administratie.
• Medewerkerstevredenheid: Een stijging van een 6 naar een 8.
• Vereenvoudigde rapportage: Eenvoudig rapportages maken en bekijken. Geen complexe Excel-formules meer, maar directe en heldere inzichten.

‘De integratie van Shiftbase en Personio heeft niet alleen onze efficiëntie verbeterd, maar ook de tevredenheid van ons team. Het is een echte gamechanger geweest.’ - Margot van Geldere, Talent & Culture Manager

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen