Digitalisierung als Game Changer: Die Erfolgsgeschichte von Anthony Hotels mit Shiftbase und Personio

Anthony Hotel, ein individuelles Hotel, sah sich in seinen Verwaltungsprozessen einer bedeutenden Herausforderung gegenüber. Mit Verträgen in Word und persönlichen Daten in Excel war der Bedarf an Modernisierung offensichtlich. Seit März 2023 übernahm Margot van Geldere die Rolle der Talent- & Kulturmanagerin und stellte sich der Aufgabe, das gesamte HR-Spektrum zu überprüfen.

Der Auslöser für den Wandel: Ein Blick auf die Herausforderungen

Die mühsame manuelle Vertragserstellung erwies sich besonders bei der Verwaltung vieler Studierender und Aushilfskräfte als zeitaufwendig und ineffizient. Nach monatlicher Konfrontation mit diesen ineffizienten Prozessen war Veränderung dringend nötig. Es wurde klar, dass eine Digitalisierung sowohl im Dienstplan- als auch im Vertragsmanagement unumgänglich war.

Das genutzte Planungssystem erwies sich im Grunde als Küchenmanager. Es hemmte die Berichterstattung und die Arbeitsabläufe, war anfällig für Fehler und Betrug und beanspruchte enorm viel Zeit.

Der aufwändigste und komplexeste Teil war jedoch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Präzise Aufzeichnungen, einschließlich Archivierung und Aktualisierung von Bankkarten, Personalausweisen, Lohnsteuer-Formularen und Verträgen, waren unerlässlich. Bisher wurde dieser Prozess ausschließlich über Excel abgewickelt, was manuelle Nachverfolgung erforderte, welche Dokumente veraltet waren und aktualisiert werden mussten.

Effiziente Lösungen für modernes Management: Die Power von Shiftbase und Personio

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung wandte sich Margot zuerst an Personio und dann an Shiftbase. Diese Kombination ermöglichte eine reibungslose Integration von Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung, Personalplanung und Vertragsmanagement. Dank dieser Systeme konnte das Hotel den monatlichen Zeitaufwand für umfangreiche Kontrollen von einem ganzen Tag auf nur eine halbe Stunde reduzieren. Der Effizienzvorteil war enorm.

Überzeugende Ergebnisse: Optimiertes Personalmanagement im Anthony Hotel

Die Ergebnisse sprechen für sich:

• Zeitersparnis: Reduzierung von 3 Stunden auf 1 Stunde pro Woche für die Zeiterfassung und -kontrolle.
• Kosten: Transparente Darstellung der monatlichen Kosten pro Mitarbeiter, günstiger im Vergleich zum Vorgängersystem.
• Genauigkeit: Eine Verbesserung der Genauigkeit bei der Verwaltung auf 100 %.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Steigerung von 6 auf 8.
• Vereinfachte Berichterstattung: Einfaches Erstellen und Anzeigen von Berichten ohne komplizierte Excel-Formeln, sondern mit klaren und direkten Einblicken.
  
  

"Die Integration von Shiftbase und Personio hat nicht nur unsere Effizienz gesteigert, sondern auch die Zufriedenheit unseres Teams erhöht. Es hat wirklich das Spiel verändert." Margot van Geldere, Talent- und Kulturmanagerin

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