Wat is de wettelijke kilometervergoeding in 2024?

Om werknemers te compenseren kunnen werkgevers ervoor kiezen om een reiskostenvergoeding aan te bieden. Deze vergoeding is bedoeld om de kosten van woon-werkverkeer te verminderen. Tot 2022 was de hoogte van deze vergoeding €0,19 per kilometer. Vanaf 1 januari 2024 is er een hogere reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer, zonder dat je hierover belasting betaalt. Dit is alles wat je moet weten over de kilometervergoeding in 2024.

Wat is de maximale reiskostenvergoeding die ik van mijn werkgever kan ontvangen?

Op 1 januari 2024 werd dit bedrag verhoogd van € 0,21 per kilometer naar € 0,23 per kilometer. Voor deze maximale reiskostenvergoeding per km maakt het niet uit welk vervoermiddel je gebruikt. De kilometervergoeding is dus van toepassing op eigen vervoer en het openbaar vervoer. Deze belastingvrije vergoeding geldt voor zowel zakelijke als privé kilometers, zolang deze binnen de wettelijke afspraak blijven.

Wist je dat de wetswijziging voor een hogere reiskostenvergoeding nog goedgekeurd moet worden door de Eerste Kamer? De wet geldt pas wanneer er een publicatie in het Staatsblad of de Staatscourant staat. De verhoging is bedoeld om te zorgen dat de werkelijk gemaakte kosten beter gedekt worden, gezien de hoge brandstofprijzen en andere autokosten.

Is het vergoeden van reiskosten verplicht?

In de basis is het niet verplicht om een reiskostenvergoeding aan te bieden. Het is echter wel goed mogelijk dat hierover afspraken staan in de cao of het arbeidscontract. Is dit het geval, dan hebben werknemers wel recht op een onbelaste kilometervergoeding. Deze wettelijke afspraak kan variëren afhankelijk van de werkgever.

Het belastingvrij vergoeden van reiskosten is niet alleen mogelijk voor werknemers. Ben je een ondernemer voor de inkomstenbelasting of ben je resultaatgenieter? Dan kun je ook profiteren van de belastingvrije kilometervergoeding. Dit geldt ook voor de kosten die je maakt voor dienstreizen of zakelijke kilometers. Je mag dit bedrag dan van de winst in 2024 aftrekken. Deze aftrek kan oplopen door de stijgende brandstofprijzen en onderhoudskosten van je auto.

Zo zit het met de maximale kilometervergoeding

Over hoeveel kilometers je een reiskostenvergoeding krijgt, is aan de werkgever. Kijken we naar de reiskostenregeling woon-werkverkeer 2008-2009 dan zien we dat een enkele reisafstand van huis naar het werk maximaal 35 kilometer mag zijn. Inmiddels is de gemiddelde acceptabele reistijd zo'n 90 minuten. Gemiddeld wonen Nederlanders echter 22,6 kilometer van het werk af.

De maximale onbelaste reiskostenvergoeding is in 2024 dus €0,23 per kilometer. Als er een hogere vergoeding dan €0,23 per kilometer gegeven wordt, dan geldt het bedrag hierboven als loon. Over dit bedrag moet de werkgever dan ook loonheffingen inhouden. De berekening wordt in dit geval iets ingewikkelder, omdat de belastingdienst over het bedrag boven €0,23 ruim 57% belasting heft. Deze wettelijke afspraak zorgt ervoor dat werknemers een eerlijke vergoeding krijgen voor hun zakelijke kilometers, maar dat er ook duidelijkheid is over de belasting die betaald moet worden bij een hogere kilometervergoeding.

Reiskostenvergoedingen als je ook thuis werkt

Als een werknemer thuiswerkt, dan heeft de werknemer recht op een thuiswerkvergoeding van maximaal €2,15 per dag. Deze vergoeding mag ook gegeven worden als een werknemer op één dag gedeeltelijk thuiswerkt. Maar hoe zit het dan met de reiskostenvergoeding voor de reis die deze werknemer met het eigen vervoer naar werk maakt? De belastingdienst is hier erg duidelijk over:

• Er mag een reiskostenvergoeding gegeven worden voor de kosten van openbaar vervoer of het aantal gemaakte kilometers.
  Of
• Er mag een thuiswerkkostenvergoeding gegeven worden.

Het is dus niet toegestaan om beide vergoedingen belastingvrij te geven als de werknemer naar de vaste werkplek reist. Voor andere zakelijke kilometers, zoals bijvoorbeeld een bezoek aan een klant, mag de werknemer de kilometers wel declareren. Ook als de werknemer al een thuiswerkkostenvergoeding ontvangt. Dit valt onder de wettelijke afspraak die de werkgever bepaalt.

Voor deze ritten kan een onbelaste kilometervergoeding worden verstrekt, zolang deze voldoet aan de wettelijke kilometervergoeding van €0,23 per kilometer. Bij hogere vergoedingen wordt het bedrag boven de €0,23 per kilometer belast.

Onbelaste reiskostenvergoeding openbaar vervoer

Als je met het openbaar vervoer reist, dan mag de werkgever kiezen hoe deze reiskosten vergoed worden. Het is mogelijk om de daadwerkelijk gemaakte kosten van de reis te vergoeden, maar de werkgever mag ook een vergoeding van €0,23 per kilometer berekenen, zonder dat de werkgever hierover belasting betaalt.

Als werknemers met het openbaar vervoer reizen, dan kan de werkgever er ook voor kiezen om een ov-kaart of ov-jaarkaart aan te bieden. In dit geval wordt het hele bedrag aan reiskosten door de werkgever vergoed, zonder dat de werknemer hier een declaratie van moet indienen. Het vergoeden van een volledig bedrag aan reiskosten komt ook voor in situaties waarin een werknemer met een boot, vliegtuig of taxi naar het werk reist. Dit valt onder de wettelijke reiskostenvergoeding die belastingvrij kan worden verstrekt, zolang het binnen de vastgestelde wettelijke kilometervergoeding van €0,23 per kilometer blijft.

Onderhandelen over vergoeding

Staat er niets in de cao of je contract over een reiskostenvergoeding, maar wil je wel een vergoeding krijgen? Dan is het mogelijk om als werknemer met de werkgever te onderhandelen over een vergoeding voor reizen met het openbaar vervoer of het reizen met eigen vervoer. Kom je met het eigen vervoer naar werk, dan is het verstandig om een bedrag per kilometer af te spreken, met een minimum van € 0,23 per kilometer.

Raadpleeg het bedrijfsreglement of je arbeidsovereenkomst

De wettelijke, maximale kilometervergoeding maakt kosten voor woon-werkverkeer behapbaar. Om werknemers optimaal te ondersteunen, staan er vaak afspraken in de cao of het contract. Kiest de werkgever ervoor om een hogere vergoeding te geven, dan worden hier loonheffingen over berekent. Ga je dus aan de slag bij een nieuwe werkgever en ben je van plan om met een kostbaar vervoermiddel naar werk te reizen? Dan is het slim om de cao van de branche en je arbeidsovereenkomst onder de loep te nemen.

Zo zit het met de reiskostenvergoeding in geval van carpoolen

Wanneer de werkgever het regelt, mag deze vanaf 2024 € 0,23 per kilometer aan de chauffeur vergoeden voor carpooling, inclusief extra gereden kilometers. Als u zelf het carpoolen met uw collega's organiseert, heeft elke collega of werknemer recht op een vergoeding van € 0,23 per kilometer. Houd er echter rekening mee dat de kilometers die u moet omrijden om dit te realiseren, niet belastingvrij vergoed kunnen worden.

Als je gaat carpoolen dan zijn er twee situaties mogelijk. Of je organiseert het carpoolen met collega's zelf, of er worden zaken over carpoolen met de werkgever afgesproken. Wanneer de werkgever het regelt, mag deze vanaf 2024 € 0,23 per kilometer aan de chauffeur vergoeden voor carpooling, inclusief extra gereden kilometers. Als de werkgever de carpool organiseert dan kan alleen de chauffeur reiskosten declareren van de volledige rit, inclusief omrijden. De chauffeur ontvangt de reiskosten tegelijkertijd met het loon.

Gaan jij en je collega's zelf aan de slag met het organiseren van een carpool? Dan heeft elke collega of werknemer recht op een vergoeding van € 0,23 per kilometer. Voor de chauffeur geldt in dit geval dat de extra kilometers door het omrijden niet gedeclareerd mogen worden bij de werkgever. De chauffeur declareert dus alleen de kilometers tussen huis en werk.

Reiskostenbeheer vereenvoudigd

Wil je snel inzicht in de kosten per medewerker krijgen? Shiftbase heeft de perfecte softwareoplossing om werkgevers te helpen deze klus snel en nauwkeurig te klaren. Met onze software beheer je de reiskosten per medewerker op een eenvoudige en snelle manier en minimaliseer je fouten. Mocht er namelijk iets niet goed gaan met een declaratie, dan heeft de werknemer hier zelf ook inzicht in. Dit zorgt voor een snelle communicatie, snellere goedkeuring en tijdig inzicht in kosten. Je kunt met onze software bovendien verschillende rapportages uitdraaien die inzicht geven in reiskostenbeheer.

Het beheer van reiskostenvergoedingen is niet altijd even eenvoudig. Vooral niet als je de declaraties met de hand moet bijwerken, omdat het bedrijf bijvoorbeeld Excel gebruikt. In de basis is hier niets mis mee, maar als je op een efficiënte en snelle manier inzicht wilt hebben in de reis kosten van verschillende werknemers, dan is het slim om te automatiseren. Zeg vaarwel tegen handmatige gegevensinvoer en omarm de toekomst van reiskostenbeheer met Shiftbase!

Ben je benieuwd naar wat Shiftbase voor jouw bedrijf kan betekenen op gebied van reiskostenbeheer, personeelsbeheer en meer? Probeer Shiftbase 14 dagen gratis of neem contact met ons op voor meer informatie over onze software. Wil je de kracht van onze software in de praktijk zien? Dan is het ook mogelijk om een demonstratie te boeken.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen