Reiskostenvergoeding: Alles wat je moeten weten - Shiftbase

Wat is een reiskostenvergoeding?

De reiskostenvergoeding is een vergoeding die werknemers krijgen voor de kosten die zij maken voor woon-werkverkeer. Dit kan zowel met het openbaar vervoer of de auto zijn. Deze onbelaste reiskostenvergoeding is bedoeld om de werknemer te compenseren voor de kosten die hij of zij maakt om op de werkplek te komen.

Heb je altijd recht op reiskostenvergoeding?

Een reiskostenvergoeding is gebruikelijk maar niet verplicht. Als werknemer ben je wettelijk gezien geen reiskostenvergoeding verschuldigd, tenzij dit in je collectieve arbeidsovereenkomst of andere gerelateerde contracten vermeld staat. Staat dit vermeld in je cao, dan moet je werkgever jouw reiskostenvergoeding betalen. Voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen kan je werkgever je in 2023 €0,21 per kilometer geven. In 2024 gaat de onbelaste reiskostenvergoeding omhoog naar € 0,22 per kilometer.

Heb ik als werknemer recht op onbelaste reiskostenvergoeding?

Volg deze stappen om daar achter te komen:

1. Controleer jouw collectieve arbeidsovereenkomst. Dit is een contract waarin staat wat je werkgever voor je moet doen. Vaak staat erin dat de werkgever de reiskosten vergoedt.
2. Controleer de bedrijfsregels. Soms zijn er regels in het bedrijf die zeggen dat werknemers geld terugkrijgen voor reiskosten. Je kunt de HR afdeling om een kopie van deze regels vragen.
3. Onderhandel zelf. Als stap 1 en 2 niet op jou van toepassing zijn, dan zul je tijdens je sollicitatiegesprek met je werkgever moeten praten over het terugkrijgen van geld voor reiskosten. Zorg ervoor dat je dit in je contract zet, zodat er van tevoren een afspraak over is.
   
   

Wanneer krijg ik geen reiskostenvergoeding?

Er zijn gevallen waarin je niet in aanmerking komt voor de reiskostenvergoeding:

• Als het niet in jouw cao staat vermeld en ook geen afspraken hierover tussen jou en je werkgever zijn gemaakt.

• Als de afstand tussen je huis en werkplek minder dan 10 kilometer is.

• Is de uitkomst dat je geen reiskostenvergoeding krijgt, dan is er altijd nog zoiets als reisaftrek openbaar vervoer van de Belastingdienst. Onder bepaalde voorwaarden kun je dan een bedrag van je inkomen aftrekken, maar niet als de afstand minder is dan 10 kilometer.

Reiskostenvergoedingen per vervoermiddel

De reiskostenvergoeding geldt voor elk vervoermiddel, of je nu met de fiets, de auto of trein naar het werk komt. Voor het gebruik van het openbaar vervoer gelden echter enkele bijzondere regels, die we hieronder toelichten.

Reiskostenvergoeding bij openbaar vervoer

Als je met de openbaar vervoer reist, gelden andere regels dan voor andere vormen van vervoer. De werkgever heeft nu namelijk de mogelijkheid om het aantal gemaakte kilometers tot € 0,21 per kilometer te vergoeden of de werkelijk gemaakte reiskosten te betalen.

Reiskostenvergoeding bij fiets

Voor werknemers die naar het werk fietsen, betaalt het bedrijf € 0,21 per kilometer die de werknemer fietst. De afstand tussen het woonadres en de werkplek wordt meestal berekend als een rechte lijn.

Reiskostenvergoeding bij auto

Je kunt een reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer krijgen als je met de auto naar je werk rijdt of carpoolt.

Reiskostenvergoeding bij carpoolen

Carpoolen is goed voor het milieu, je portemonnee en het plezier. Er zijn hier namelijk twee opties: overleg met je werkgever of overleg erover met je collega's.

1. Als je met je werkgever afspreekt dat je jouw collega's met je auto naar het werk brengt, krijg je maximaal € 0,21 per kilometer belastingvrij. Dit krijg je ook voor de kilometers die je moet omrijden voor je collega's. De collega's die met je meerijden kunnen geen reiskostenvergoeding krijgen van hun werkgever, want dan zou de werkgever kunnen zeggen: Ik heb ze toch van vervoer voorzien? De belastingdienst ziet dat zo.
2. Je spreekt met je collega's af om te carpoolen zonder eerst met je werkgever te overleggen. Je kunt € 0,21 per gereden kilometer belastingvrij vergoeding krijgen. Maar je krijgt niet betaald voor de kilometers die je rijdt om je collega's op te halen. Dat moeten jullie zelf uitrekenen. Dit is een goede manier om geld te besparen op benzine- en dieselprijzen.

Maximale afstand reiskostenvergoeding

Er is geen regel over hoe ver je mag reizen en toch terugbetaald wordt door je werkgever. De werkgever bepaalt hoeveel kilometer hij vergoedt. De eerste tien kilometer zijn vaak voor eigen rekening, maar dit kan variëren afhankelijk van het beleid van het bedrijf. Je kunt altijd proberen in overleg met je werkgever, de eerste 10 kilometer vergoed te krijgen, vooral als de brandstofprijzen hoog zijn.

Werkgevers en reiskostenvergoeding

Als werkgever wil je je aan de regels houden en geen problemen krijgen met de financiële afdeling. Hier volgen enkele tips voor werkgevers over reiskostenvergoeding en antwoorden op veel gestelde vragen.

Moet ik als werkgever een reiskostenvergoeding uitbetalen?

Er is alleen sprake van een wettelijke reiskostenvergoeding als deze is opgenomen in een arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst. Dit betekent dat de hoogte van de reiskostenvergoeding wordt bepaald door de vakbond. Is er geen arbeidsovereenkomst of cao, dan kun je als ondernemer kiezen om een reiskostenvergoeding per km aan te bieden, of een vaste reiskostenvergoeding, of geen reiskosten te vergoeden.

Reiskostenvergoeding berekenen

De manier waarop we berekenen hoeveel geld iemand terugkrijgt voor reizen is iets ingewikkelder dan je op het eerste gezicht zou denken. Dat komt omdat we moeten uitzoeken hoe ver iemand gewoonlijk reist om op zijn werk te komen. Hiervoor gebruiken we de meest gebruikelijke route als leidraad. Dit betekent dat de kortste route niet altijd de meest gebruikelijke route is. Dit heeft te maken met het feit dat een route via de snelweg misschien langer is, maar wel sneller en gebruikelijker.

Bespreek dus met de werknemer wat de gebruikelijke route is en bereken het aantal kilometers tussen de werkplek en de woon of verblijfplaats van de werknemer. Als je ervan uitgaat dat hij recht heeft op de maximale reiskostenvergoeding, kan je deze formule gebruiken:

Maandelijkse reiskostenvergoeding = €0,21 x woon-werk afstand x 2 x 214 / 12. 

Deze berekening is gebaseerd op een werknemer die fulltime werkt: Als je voltijds werkt, bestaat een jaar uit 214 werkdagen.

Reiskostenvergoeding en de 128-dagenregeling

Een werkgever kan gebruik maken van de 128-dagenregel om zijn werknemers een belastingvrije vaste reiskostenvergoeding te geven. Volgens deze wet ontvangt elke werknemer die ten minste 128 dagen per jaar reist, automatisch de vergoeding alsof hij 214 dagen heeft gereisd - zodat later geen misverstanden ontstaan.

Reiskostenvergoeding bij thuiswerken

Vanaf 1 januari 2022 komt er een vrijstelling voor thuiswerkvergoeding. Dit betekent dat mensen een vergoeding kunnen krijgen voor zaken als elektriciteit, verwarming, koffie/thee en toiletpapier. In 2023 kun je werknemers maximaal €2,15 per thuiswerkdag geven zonder dat het belast wordt. Als je meer wilt geven, kan dat nog steeds, maar dan wordt het belast.

Conclusie

Een reiskostenvergoeding is een vergoeding voor werknemers voor werk gerelateerde reiskosten die zij maken. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de werkgever over de hoogte van de vergoeding en om de reis begeleidende documenten goed bij te houden om aanspraak te kunnen maken op de vergoeding. Het is een manier om werknemers te compenseren voor de extra kosten die zij maken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden en is in de meeste gevallen fiscaal vrij.