In deze snel veranderende wereld speelt flexibiliteit een steeds belangrijker rol in het dagelijks leven. Het is niet ongebruikelijk om op afstand te werken en deze trend blijft groeien. Als werkgever is het belangrijk om te weten wat er precies geregeld is rondom thuiswerkvergoeding. In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten over thuiswerkvergoeding, zodat je op de hoogte bent van de regels en je medewerkers op een juiste manier kunt vergoeden.
Wat is een thuiswerkvergoeding?
Thuiswerkvergoeding is een vergoeding voor werknemers die op afstand werken en hiervoor extra kosten maken. Dit kan bijvoorbeeld zijn voor het gebruik van internet, elektriciteit en aankoop van werkbenodigdheden. Werkgevers kunnen deze kosten vergoeden, maar zijn hier niet verplicht toe.
Waarom een thuiswerkvergoeding?
Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven een thuiswerkvergoeding aanbieden. Het meest voorkomende argument is dat het werknemers ondersteunt bij het uitvoeren van hun werk vanuit huis. Veel bedrijven willen ervoor zorgen dat hun werknemers een comfortabele en productieve thuiswerkomgeving hebben, en een thuiswerkvergoeding is een manier om hen hierbij te helpen.
Een andere reden is dat het bedrijven in staat stelt om aan te sluiten bij de veranderende werkcultuur en -behoeften van hun werknemers. Steeds meer mensen wensen thuis te werken, of het nu is om tijd te besparen op het reizen, om te kunnen zorgen voor hun gezin of om een betere work-life balance te realiseren. Een thuiswerkvergoeding kan werkgevers helpen om aantrekkelijker te zijn voor potentiële werknemers en hun huidige werknemers te behouden.
Is een thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht. In Nederland is het aanbieden van een thuiswerkvergoeding vrijwillig en afhankelijk van de afspraken tussen de werkgever en werknemer. Sommige bedrijven bieden een vergoeding aan om hun werknemers te ondersteunen bij het thuiswerken, terwijl andere bedrijven dit niet doen.
Het is wel belangrijk op te merken dat er wel wet- en regelgeving is waaraan bedrijven moeten voldoen als ze hun werknemers toestaan thuis te werken. Dit omvat onder andere verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en arbeidsveiligheid. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat hun werknemers toegang hebben tot de benodigde technologie en informatie om hun werk vanuit huis uit te voeren.
Thuiswerkvergoeding regels voor 2024
In 2024 mogen werkgevers werknemers die thuiswerken een belastingvrije vergoeding geven van maximaal 2,35 euro per dag. Ook als werknemers slechts een deel van de dag thuiswerken, mogen zij 2,35 euro belastingvrij ontvangen.
Vaste onbelaste thuiswerkvergoeding per maand
Een vaste thuiswerkvergoeding per maand is een vast bedrag dat werknemers ontvangen voor de kosten die ze maken voor het werken vanuit huis. Dit bedrag kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de extra kosten voor energie en internet te dekken. Je kan met jouw werknemer een vaste vergoeding afspreken op basis van zijn verwachte thuiswerkdagen per week. Je hoeft dan niet bij te houden of hij elke dag thuis of op kantoor werkt. Werkt hij een dag meer of minder thuis, dan hoef je de vaste vergoeding niet meteen aan te passen. Wordt dit echter een regelmatige zaak, dan zal je de vaste vergoeding moeten aanpassen.
Thuiswerkplek vergoeden
Een thuiswerkplek vergoeden is een manier waarop werkgevers hun werknemers kunnen helpen bij het aanleggen en onderhouden van een efficiënte thuiswerkomgeving. Het idee hierachter is om de kosten die de werknemer maakt voor het opzetten en onderhouden van een werkplek in hun huis te compenseren. Dit omvat bijvoorbeeld de kosten voor bureaumeubilair, computer, printer en internetverbinding.
Door deze vergoeding te bieden, kunnen werkgevers hun werknemers ondersteunen bij het effectief uitvoeren van hun werk vanuit huis. Bovendien kan dit helpen bij het verminderen van de stress en de vermoeidheid die gepaard gaan met het werken in een oncomfortabele of ongezonde werkomgeving.
Verplicht thuiswerkplek vergoeden?
De verplichting om een thuiswerkplek te vergoeden is niet wettelijk vastgelegd in Nederland. Het is echter aan te raden om als werkgever afspraken te maken over de vergoeding van de thuiswerkplek in het thuiswerkbeleid. Dit om de werknemer in staat te stellen om efficiënt en comfortabel thuis te kunnen werken.
Thuiswerkvergoeding óf onbelaste reiskostenvergoeding
Als werkgever kan je je werknemers de thuiswerkvergoeding of de reiskostenvergoeding geven. In sommige gevallen is een reiskostenvergoeding de meest geschikte optie, vooral als de werknemer regelmatig op locatie vergaderingen of klanten bezoekt. In andere gevallen is een thuiswerkvergoeding de meest geschikte optie, bijvoorbeeld wanneer de werknemer meer dan 50% van de tijd thuis werkt.
Als werkgever moet je zelfs kiezen welke van de twee vergoedingen je toepast: de woon-werkvergoeding of de reiskostenvergoeding. De onbelaste vergoeding woon-werkverkeer blijft namelijk ook bestaan. Deze vergoeding is in 2024 0,23 euro per kilometer.
Thuiswerkvergoeding terug van Belastingdienst
Als werkgever betaal je de thuiswerkvergoeding zelf. Je krijgt dit bedrag niet volledig terug van de Belastingdienst. Het voordeel is dat je over de thuiswerkvergoeding van 2,35 euro per dag geen loonheffing hoeft te betalen. Op deze wijze probeert de overheid het geven van een vergoeding te stimuleren.
Je mag ook kiezen om je werknemers meer dan 2,35 euro per dag te vergoeden. Over het deel van de vergoeding boven de 2,35 euro moet je wel loonbelasting betalen. Geef bij je aangifte dan precies hoeveel je aan vergoedingen hebt betaald.
Voordelen van thuiswerkvergoeding voor werkgever en werknemer
Thuiswerkvergoeding biedt voor zowel werkgever als werknemer verschillende voordelen. Voor werknemers betekent het een vergoeding voor de extra kosten die ze moeten maken om vanuit huis te werken, wat hen financieel ondersteunt. Voor werkgevers biedt thuiswerkvergoeding de mogelijkheid om flexibel te zijn en hun medewerkers de mogelijkheid te bieden om op afstand te werken. Dit kan leiden tot een betere work-life balance voor de medewerkers en een verhoogde productiviteit.
Thuiswerkbeleid: afspraken voor thuiswerken
Een duidelijk thuiswerkbeleid is essentieel voor zowel de werknemer als de werkgever om de verantwoordelijkheden, rechten en verwachtingen tijdens het thuiswerken vast te leggen. Hierdoor kunnen beide partijen het beste uit het thuiswerken halen.
Om een goed thuiswerkbeleid op te stellen, is het belangrijk om afspraken te maken over onder andere de volgende punten:
- Beschikbaarheid en bereikbaarheid tijdens werktijden
- Verantwoordelijkheden voor de inrichting en uitrusting van de thuiswerkplek
- Vergoedingen voor de kosten die samenhangen met thuiswerken
- Verlofbeleid en verantwoordelijkheden tijdens ziekte of verlof
- Beveiliging van vertrouwelijke informatie en data
- Omgang met persoonlijke tijd en verantwoordelijkheden
Het is aan te bevelen om de afspraken op te nemen in een formeel document, zoals een arbeidsovereenkomst of bedrijfsbeleid. Hierdoor is iedereen op de hoogte van de afspraken en kunnen er geen misverstanden ontstaan over wat er van de werknemer en de werkgever verwacht wordt tijdens het thuiswerken.
Conclusie
Thuiswerkvergoeding is een belangrijk onderwerp in de wereld van flexibel werken. Als werkgever is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de regels en afspraken rondom thuiswerkvergoeding, zodat je jouw medewerkers op een juiste manier kunt vergoeden. Door heldere afspraken te maken en de juiste procedure te volgen, kunnen zowel werkgever als werknemer profiteren van thuiswerkvergoeding.
