HR processen optimaliseren met slimme software in 2024

Het is zo ver. Het bedrijf groeit en er moet een nieuwe HR medewerker aangenomen worden, maar hoe zorg je ervoor dat de HR processen soepel verlopen als de organisatie verder wordt uitgebreid? De werkzaamheden moeten verdeeld worden onder alle medewerkers en processen moeten mogelijk op een andere manier ingericht worden om een goede samenwerking te waarborgen. In dit artikel ontdek je wat de taken van Human Resource personeel zijn en hoe je HR processen binnen elk bedrijf efficiënt kunt inrichten.

Wat zijn de taken van de HR afdeling?

De taken van de HR afdeling zijn enorm divers. HR personeel is betrokken bij elke stap die een medewerker binnen een bedrijf zet: van de sollicitatiegesprekken tot het uitstroomtraject. Hiernaast houdt een HR medewerker zich bezig met administratieve taken en het uitwerken van strategische plannen. Dit zijn de onderwerpen waar HR personeel zich dagelijks op richt: 

• Personeelsplanning en verzuimbeheer; 
• Recruitment en talent scouting; 
• Personeelsadministratie; 
• Het stimuleren van ontwikkeling; 
• Personeelsbinding; 
• Strategische personeelsplanning; 
• Meedenken over bedrijfsstrategieën. 
  
  

Elke HR afdeling krijgt dus te maken met verschillende werkzaamheden die gericht zijn op de mensen binnen het bedrijf. Om de processen efficiënt in te richten is het belangrijke om enkele essentiële stappen te zetten, zodat je kunt achterhalen waar afdelingen behoefte aan hebben.

Zo zorg je ervoor dat HR processen efficiënter worden ingericht

Op elke HR afdeling krijg je te maken met verschillende medewerkers en mensen zijn over het algemeen niet dol op veranderingen. Werk je binnen grote bedrijven op de HR afdeling dan kan het herstructureren van HRM processen nog lastiger zijn. Dat gezegd te hebben, is het toch mogelijk om HRM processen efficiënter in te richten, zonder elkaar in de haren te vliegen.

"Wist je dat ... digitale oplossingen steeds vaker door de HR afdeling worden geadopteerd? Met software is het namelijk mogelijk om processen te automatiseren!"

Breng de huidige HR processen in kaart

Bij het optimaliseren van HR processen is het allereerst belangrijk om in kaart te brengen hoe de huidige processen verlopen. Binnen veel bedrijven en organisaties werken de HR afdelingen al jaren op dezelfde manier en soms is het niet duidelijk welke taak bij welke HR medewerker ligt. Dit maakt het lastig om te bepalen hoe processen verbeterd kunnen worden. Door nieuwe ideeën toe te laten en medewerkers te stimuleren om mee te denken over nieuwe HRM processen, ben je al goed op weg naar een goede HR cultuur binnen jouw bedrijf of organisatie.

Zeg ja tegen digitale oplossingen

In HRM ben je constant bezig met nieuwe informatie verwerken en administratieve taken afmaken. Hiernaast maak je dagelijks contact met verschillende medewerkers binnen alle afdelingen van het bedrijf. Je communiceert met het management, zet vacatures uit en werkt met diverse systemen voor het optimaliseren van processen. Ondanks de technologische ontwikkelingen die het mogelijk maken om HRM werkzaamheden te vereenvoudigen, zijn er nog veel bedrijven die geen digitale oplossingen toepassen op de HR afdeling. 

Het automatiseren van handelingen is mogelijk door te werken vanuit één centrale omgeving waarin aparte systemen goed op elkaar afgestemd zijn. Veel HRM zaken kun je automatiseren door te kiezen voor slimme software. Hierdoor kan er steeds vaker papierloos gewerkt worden en is het bijvoorbeeld mogelijk om zaken als het opstellen van arbeidsovereenkomsten te automatiseren.

Geef het juiste voorbeeld en creëer een draagvlak voor verandering

Voor het efficiënt inrichten van de HR afdeling is het niet alleen belangrijk om de focus te leggen op automatisering van noodzakelijke handelingen. Het is net zo belangrijk om een draagvlak te creëren bij medewerkers binnen de organisatie. Alhoewel de HR manager en medewerker met deze processen moeten werken, is het belangrijk om medewerkers over veranderingen te informeren. Door transparant te zijn over alle veranderingen en verbeteringen binnen de organisatie, voelt de medewerker zich vanzelf meer betrokken bij het proces. Geef zelf het juiste voorbeeld en laat zien dat het veranderen van de werkwijze positief uitpakt voor het hele bedrijf.

Leg meer verantwoordelijkheid bij personeel

Werknemers vinden het prettig om betrokken te worden bij veranderingen. Door administratieve HRM taken, zoals het bijhouden van de gewerkte uren en verlof, bij de medewerker zelf te leggen, houdt de HR afdeling tijd over. Deze tijd kan vervolgens besteed worden aan thema's als verlof management, personeelsontwikkeling en bijvoorbeeld strategische personeelsplanning. Door meer verantwoordelijkheid bij personeel te leggen bespaar je bovendien op kosten, omdat de HR medewerker én manager ontlast worden.

Laat managers taken uit handen nemen

Met welke systemen werk je op dit moment, en zijn deze systemen op elkaar afgestemd? Als het antwoord langdradig en ingewikkeld is, dan is er ruimte voor verbetering. In veel gevallen worden er meerdere medewerkers betrokken bij een proces. Stel dat er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker wordt aangenomen binnen de organisatie. Om het arbeidscontract te maken moeten er meerdere stappen gezet worden binnen meerdere afdelingen. In eerste instantie gaat de nieuwe medewerker in gesprek met de directe leidinggevende. Tijdens dit gesprek worden er gegevens verzameld. 

Deze gegevens komen bij de HR afdeling terecht voor controle waarna de HR assistent verder gaat met het opstellen van het contract. Vervolgens gaat het contract opgemaakt terug naar de leidinggevende, zodat de nieuwe medewerker het contract kan ondertekenen. Dit proces kan een stuk eenvoudiger ingericht worden, zodat alleen de noodzakelijke partijen worden betrokken bij het proces. Werk bijvoorbeeld met HR software waarin de medewerker vooraf basisgegevens kan invullen. Dit maakt het opstellen van het contract en het bijhouden van een personeelsdossier een stuk eenvoudiger.

HRM behoefte bepalen op basis van het aantal werknemers binnen het bedrijf

Eerlijk gezegd is het automatiseren van bestaande en nieuwe HR processen met software een absolute must. Zeker als je bij een groot bedrijf of organisatie werkt. In de basis is er één HR medewerker nodig per 100 werknemers, maar in de praktijk blijkt de behoefte groter te zijn. Bij organisaties met meer dan 250 medewerkers zijn er gemiddeld 3 HRM medewerkers nodig per 100 medewerkers. Door te automatiseren en een systeem te introduceren waarmee je de kans krijgt om op een andere manier te werken, wordt de HR afdeling al snel ontlast. 

De HRM behoefte is afhankelijk van het personeelsbestand. Daarom is het erg belangrijk om de HRM behoefte binnen jouw specifieke organisatie te onderzoeken. Op basis hiervan kun je de juiste maatregelen nemen om het volledige HRM proces beter te maken zodat iedereen prettiger kan werken. De makkelijkste manier om HRM processen te automatiseren is door een nieuw software systeem te introduceren.

Shiftbase software: een complete HRM oplossing

Het optimaliseren van alle bestaande en nieuwe processen is eenvoudiger met onze software. Organisaties en medewerkers profiteren ervan, omdat alle HRM zaken vanuit een centrale omgeving beheerd kunnen worden. Medewerkers zien in één oogopslag hoe het staat met vakantiedagen, verlofuren en gewerkte uren en hebben via het systeem altijd toegang tot een actueel personeelsrooster. De HRM manager heeft direct inzicht in HRM kosten en personeelsdossiers en nieuwe medewerkers kunnen snel contact leggen met HR medewerkers via het systeem. Kortom: HRM software heeft een grote toegevoegde waarde binnen de hele organisatie. 

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen