Personeelsdossier: Alles over het bijhouden van je medewerkersgegevens

Wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is een verzameling documenten en informatie die betrekking hebben op de arbeidsgeschiedenis en persoonlijke gegevens van een werknemer. Het dossier bevat vaak informatie over de functieomschrijving, salarisgeschiedenis, arbeidsvoorwaarden, beoordelingen, training en ontwikkeling, en eventuele disciplinaire maatregelen.

AVG

Volgens de uitvoeringswet algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een werkgever wettelijk verplicht om een personeelsdossier bij te houden voor alle werknemers. Dit dossier dient als een officieel document dat de werkgever helpt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en het management van het personeel te vergemakkelijken.

Wat staat er in het personeelsdossier?

Het personeelsdossier bevat verschillende documenten en informatie over de arbeidsgeschiedenis van een werknemer. Volgens de Wet werk en zekerheid (Wwz) zijn werkgevers wettelijk verplicht om de volgende informatie in het personeelsdossier op te nemen:

Verplichte inhoud personeelsdossier

• Naam, adres en woonplaats (naw-gegevens) van de werknemer
• Kopie van een geldig identiteitsbewijs van de werknemer
• Schriftelijke arbeidsovereenkomst of stageovereenkomst
• Loonbelastingverklaring
• Kopieën van relevante diploma's of certificaten
• Verklaring omtrent gedrag (indien vereist voor de functie)
• Beoordelings- en functioneringsgesprekken
• Verzuimgegevens
• Kopieën van eventuele waarschuwingen, boetes of andere disciplinaire maatregelen
• Einde arbeidsovereenkomst en reden voor beëindiging

Niet verplicht, wel handig

• Curriculum Vitae (CV) en sollicitatiebrief
• Afspraken over de ontwikkeling en loopbaan van de werknemer
• Resultaten van assessments en testen
• Afspraken over arbeidsomstandigheden en veiligheid op het werk
• Afspraken over het gebruik van bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld een leaseauto)

Gevoelige gegevens

Het is belangrijk om te onthouden dat het personeelsdossier alleen informatie mag bevatten die relevant is voor de arbeidsrelatie tussen de werkgever en werknemer.

Medische gegevens en strafrechtelijke gegevens mogen bijvoorbeeld niet in het dossier worden opgenomen, tenzij deze gegevens relevant zijn voor de specifieke functie van de werknemer. Het is aan te bevelen om een apart medisch dossier bij te houden voor eventuele medische informatie.

Up-to-date

Een goed beheerd personeelsdossier kan werkgevers helpen om de prestaties van werknemers bij te houden en te evalueren, de naleving van de wet- en regelgeving te waarborgen en eventuele geschillen op te lossen. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het personeelsdossier up-to-date is en op een veilige manier wordt bewaard.

Wat mag er niet in het personeelsdossier staan

Niet alle informatie mag worden opgenomen in het personeelsdossier van een werknemer. Volgens de AVG mogen werkgevers alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken die relevant zijn voor de arbeidsrelatie tussen de werkgever en werknemer. Medische gegevens en strafrechtelijke gegevens mogen bijvoorbeeld niet in het personeelsdossier worden opgenomen, tenzij deze informatie relevant is voor de functie van de werknemer.

Andere informatie die niet in het personeelsdossier mag worden opgenomen, omvat:

• Raciaal of etnisch oorsprong
• Politieke opvattingen
• Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
• Lidmaatschap van een vakbond
• Seksuele geaardheid
• Genetische informatie

Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat het personeelsdossier geen onjuiste of verouderde informatie bevat. Als werknemers fouten in hun gegevens ontdekken, moeten ze het recht hebben om deze te corrigeren.

Werkgevers moeten ook bewust zijn van de regels rond de bewaring van gegevens in het personeelsdossier. De wettelijke bewaartermijn voor het personeelsdossier is twee jaar na afloop van het dienstverband. Na deze periode moeten de gegevens worden vernietigd of geanonimiseerd.

Het is van vitaal belang voor werkgevers om zich te houden aan de regels voor het opnemen van gegevens in het personeelsdossier om ervoor te zorgen dat de privacy van werknemers wordt beschermd en dat werkgevers voldoen aan de wettelijke vereisten.

Privacy en het personeelsdossier (AVG regels)

Wie heeft er toegang tot het personeelsdossier?

Niet iedereen heeft toegang tot het personeelsdossier van een werknemer. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de toegang tot het personeelsdossier beperkt is tot geautoriseerde personen, zoals de afdeling personeelszaken of de directe leidinggevende van de werknemer.

Volgens de AVG heeft de werknemer het recht om zijn of haar eigen persoonsgegevens in te zien en te corrigeren. Werkgevers moeten werknemers daarom de mogelijkheid bieden om hun eigen gegevens in het personeelsdossier te controleren en te corrigeren indien deze onjuist zijn.

Het is belangrijk voor werkgevers om ervoor te zorgen dat het personeelsdossier op een veilige manier wordt bewaard en dat onbevoegde personen geen toegang hebben tot deze gegevens. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat het personeelsdossier voldoet aan de eisen van de AVG-regels en dat de gegevens op een veilige manier worden bewaard.

Tips voor een goed personeelsdossier:

Een goed beheerd personeelsdossier is van cruciaal belang voor werkgevers om de prestaties van werknemers bij te houden en te evalueren, en om de naleving van de wet- en regelgeving te waarborgen. Hier zijn enkele tips voor een goed personeelsdossier:

• Controleer eerst welke gegevens je mag vastleggen
• Zorg voor voldoende beveiliging
• Voldoe aan de eisen van de Wet werk en zekerheid
• Informeer werknemers over het personeels­dossier
• Werk het personeelsdossier regelmatig bij
• Geef de mogelijkheid tot inzage en correctie
• Verwijder wat je niet meer nodig hebt

Conclusie

Een zorgvuldig onderhouden personeelsdossier is niet alleen een juridische verplichting, maar ook een instrument dat kan bijdragen aan een gezonde arbeidsrelatie en een succesvol personeelsbeheer. Het is essentieel dat werkgevers deze verantwoordelijkheid serieus nemen en zich blijven inzetten voor de bescherming van de privacy van hun werknemers en het naleven van de geldende wet- en regelgeving.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen