Krankschreibung 2025: Was Arbeitgeber wissen müssen

Was ist eine Krankschreibung?

Eine Krankschreibung – auch als Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bekannt – ist ein ärztliches Attest, das bestätigt, dass ein Arbeitnehmer aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen nicht in der Lage ist, seiner Arbeit nachzugehen. Sie bildet die Grundlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und sorgt gleichzeitig für rechtliche Absicherung auf beiden Seiten – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

📊 Krankschreibung vs. Arbeitsfähigkeit

Pflichten des Arbeitgebers bei Krankmeldungen

Sobald ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt, entstehen für den Arbeitgeber gesetzlich definierte Pflichten, insbesondere in Bezug auf Informationspflicht, Datenschutz und Lohnfortzahlung. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) haben sich zudem die organisatorischen Abläufe verändert.

Meldepflicht des Mitarbeiters

Der Arbeitnehmer ist laut § 5 Abs. 1 EFZG verpflichtet, den Arbeitgeber unverzüglich über seine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu informieren – am besten vor Arbeitsbeginn. Diese Meldung kann telefonisch, per E-Mail oder persönlich erfolgen.

Arbeitgeberpflicht: Abruf der eAU

Seit 2023 entfällt die Vorlage der Papierbescheinigung. Der Arbeitgeber muss die eAU aktiv bei der zuständigen Krankenkasse abrufen, nachdem der Mitarbeiter sich krankgemeldet hat. Die Übermittlung erfolgt nicht automatisch.

📌 Die eAU enthält:

• Name des Mitarbeiters

• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit

• Information, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt

❗Keine Diagnoseangabe (Datenschutz!)

Krankschreibung – Rechte & Pflichten im Überblick

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer verpflichtend eingeführt worden. Sie ersetzt die bisherige Papierform der Krankschreibung und soll den Prozess für alle Beteiligten – insbesondere Arbeitgeber und Krankenkassen – vereinfachen und digitalisieren.

So funktioniert die eAU in der Praxis

• Der Arbeitnehmer wird krank und sucht einen Arzt auf (persönlich oder per Telefon, siehe Krankschreibung per Telefon).

• Der Arzt erstellt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital.

• Die Arztpraxis übermittelt die eAU an die zuständige Krankenkasse.

• Der Arbeitgeber ruft die eAU-Daten aktiv bei der Krankenkasse ab – idealerweise ein bis zwei Tage nach Krankmeldung.

Wichtig: Die eAU wird nicht automatisch an den Arbeitgeber übermittelt. Der Abruf muss über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungssystem (z. B. DATEV, Lexware) oder eine zertifizierte Softwarelösung erfolgen.

Was steht in der eAU – und was nicht?

Die eAU enthält:

• Name des Mitarbeiters

• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit

• Hinweis auf Erst- oder Folgebescheinigung

Nicht enthalten:

• Diagnose

• Angaben zur Behandlungsart oder Krankheit

Das schützt den Datenschutz des Arbeitnehmers – eine Diagnose bleibt weiterhin ausschließlich zwischen Arzt und Patient.

Sonderfall: eAU und telefonische Krankschreibung

Die Krankschreibung per Telefon ist seit 2023 unter bestimmten Bedingungen (z. B. bei leichten Atemwegserkrankungen) wieder erlaubt. Auch hier erfolgt die Ausstellung der AU elektronisch. Für den Arbeitgeber besteht kein Unterschied im Abrufverfahren – auch bei telefonisch ausgestellten AUs greift die eAU-Prozedur.

Krankschreibung ab welchem Tag digital abrufbar?

Die eAU ist in der Regel spätestens am nächsten Werktag nach ärztlicher Ausstellung bei der Krankenkasse abrufbar. Arbeitgeber sollten den Abruf entsprechend zeitnah und regelmäßig prüfen, um Lohnfortzahlungen rechtssicher zu leisten.

Lohnfortzahlung und Entgeltfortzahlungsgesetz

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt die Pflicht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit weiterhin Lohn zu zahlen – und zwar für einen Zeitraum von bis zu sechs Wochen. Diese Regelung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und stellt einen zentralen Bestandteil des deutschen Arbeitsrechts dar.

Gilt für:

• Vollzeitkräfte

• Teilzeitkräfte

• Minijobber (mit Nachweispflicht zur Arbeitsunfähigkeit)

🕒 Teilzeit und Krankschreibung

Ob Vollzeit oder Teilzeit: Die Krankschreibung gilt gleichermaßen für alle Beschäftigten. Auch bei einer Teilzeitbeschäftigung besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung, sofern das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht (§ 3 EFZG). Dauer und Umfang der Krankschreibung richten sich nach dem gesundheitlichen Zustand, nicht nach der Arbeitszeit.

🗓️ Wie lange kann eine Krankschreibung dauern?

Eine AU kann in der Regel bis zu zwei Wochen ausgestellt werden – mit Option auf Folgebescheinigung, falls die Krankheit länger anhält. Die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers endet jedoch nach sechs Wochen ununterbrochener Erkrankung, ab dann greift das Krankengeld der gesetzlichen Krankenversicherung.

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Umgang mit häufigen oder langen Krankheitsausfällen

Wiederholte oder langandauernde Krankmeldungen stellen Arbeitgeber vor organisatorische und wirtschaftliche Herausforderungen. Gleichzeitig sind sie sensibel zu behandeln, da gesundheitliche Probleme nicht automatisch arbeitsrechtliche Konsequenzen rechtfertigen. Es gilt, Vertrauen, Transparenz und gesetzliche Vorgaben miteinander zu vereinbaren.

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Das BEM ist laut § 167 Abs. 2 SGB IX verpflichtend, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt krank war.

Ziel: Den Mitarbeiter nachhaltig in das Arbeitsleben zurückführen und weiteren Arbeitsunfähigkeiten vorbeugen.

Ablauf eines BEM-Verfahrens:

• Einladung zum freiwilligen BEM-Gespräch

• Gespräch mit Arbeitnehmer, ggf. Betriebsrat, Personalabteilung

• Dokumentation der Ergebnisse

• Umsetzung individueller Maßnahmen (z. B. Arbeitsplatzanpassung)

Typische Maßnahmen:

• Anpassung der Arbeitszeiten (Teilzeit nach § 8 TzBfG)

• Technische Hilfsmittel

• Interne Versetzung

• Reha-Integration

Wichtig: Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Eine Weigerung darf dem Arbeitnehmer nicht zum Nachteil ausgelegt werden.

Kommunikation & Transparenz

Eine offene und wertschätzende Kommunikation ist entscheidend. Regelmäßige Mitarbeitergespräche – auch während oder nach längerer Abwesenheit – helfen dabei:

• Ursachen für häufige Ausfälle zu verstehen

• Frühzeitig Lösungen zu finden

• Vertrauen aufzubauen

Praxis-Tipp: Führen Sie strukturierte Wiedereingliederungsgespräche mit vorbereiteten Leitfragen und Zielvereinbarungen.

Was tun bei Verdacht auf Belastung oder Überforderung?

Wenn sich herausstellt, dass psychische oder physische Überlastung zu den häufigen Ausfällen führt, können Maßnahmen wie Job-Rotation, interne Entlastung oder externe Unterstützung sinnvoll sein.

Beispielhafte Ansätze:

• Coaching & Supervision

• Anpassung der Aufgabenverteilung

• Flexible Arbeitszeitmodelle (z. B. Gleitzeit oder mobile Arbeit)

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Arbeitsrechtliche Konsequenzen?

Erst bei nachgewiesenem Leistungsunvermögen oder Fehlverhalten kann eine personenbedingte Kündigung in Betracht gezogen werden. Zuvor ist stets eine umfassende Prüfung inkl. BEM und aller milderen Mittel erforderlich. Eine Kündigung ist in solchen Fällen nur mit hoher rechtlicher Hürde möglich.

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Rechtliche Möglichkeiten bei Verdacht auf Missbrauch

Auch wenn der Großteil der Krankschreibungen berechtigt ist, kommt es in der Praxis vereinzelt zu Zweifeln an der Glaubwürdigkeit einer Arbeitsunfähigkeitsmeldung. Arbeitgeber dürfen in solchen Fällen nicht willkürlich handeln, haben jedoch rechtlich fundierte Mittel, um Missbrauch aufzudecken und zu sanktionieren.

🧑‍💻 Darf man trotz Krankschreibung arbeiten?

Grundsätzlich nicht. Eine Krankschreibung dokumentiert die Arbeitsunfähigkeit. Will ein Mitarbeiter dennoch früher zurückkehren, muss er sich arbeitsfähig fühlen und dies mit dem Arbeitgeber abstimmen. Eine Rückkehr ohne Genehmigung oder trotz AU kann versicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Risiken bergen. Erfahre hier mehr dazu.

🛡️ Bin ich versichert, wenn ich trotz Krankschreibung arbeiten gehe?

Ja – grundsätzlich bleibt der Unfallversicherungsschutz auch während einer freiwilligen Rückkehr an den Arbeitsplatz bestehen. Dennoch sollten Arbeitgeber mitarbeiterfreundlich und rechtlich sauber handeln, um gesundheitliche Risiken und Haftungsfragen zu vermeiden.

🕵️‍♂️ Maßnahmen bei Missbrauchsverdacht

Wenn es berechtigte Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit gibt, haben Arbeitgeber folgende Optionen:

Einschaltung des Medizinischen Dienstes
Die zuständige Krankenkasse kann den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) einschalten, um die AU zu prüfen. Das setzt voraus, dass der Arbeitgeber konkrete Hinweise oder Zweifel formuliert.

Detektiv-Einsatz bei nachweisbarem Verdacht
Bei starkem Verdacht auf Missbrauch, z. B. durch soziale Medien, Nachbarn oder beobachtetes Verhalten, ist es zulässig, einen Detektiv einzuschalten. Allerdings gelten hier strenge rechtliche Rahmenbedingungen:

Die Überwachung muss verhältnismäßig und sorgfältig dokumentiert sein.

• Stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter die AU missbraucht hat, drohen Abmahnung oder fristlose Kündigung.

• Der Mitarbeiter kann unter Umständen zur Übernahme der Detektivkosten verpflichtet werden.

🚫 Kündigung wegen Krankmeldung?

Eine Krankschreibung allein schützt nicht pauschal vor Kündigung. Eine personenbedingte Kündigung wegen häufiger Erkrankungen oder eine verhaltensbedingte Kündigung wegen AU-Missbrauchs ist nur zulässig:

• bei nachgewiesenem Missbrauch,

• wenn der Betrieb erheblich beeinträchtigt wird,

• und wenn mildere Mittel ausgeschöpft wurden (z. B. BEM, Versetzung).

Fazit: Krankschreibung im Unternehmen rechtssicher steuern

Krankschreibungen sind ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags und erfordern von Arbeitgebern sowohl rechtliches Know-how als auch organisatorisches Geschick. Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat viele Abläufe vereinfacht, bringt aber auch neue Pflichten mit sich – etwa den aktiven Abruf der AU-Daten bei der Krankenkasse. Wichtig ist, dass Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben kennen, interne Prozesse klar definieren und sensibel mit längeren oder wiederholten Ausfällen umgehen. Eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden, ein strukturiertes Eingliederungsmanagement bei Langzeiterkrankungen und der korrekte Umgang mit Verdachtsfällen stärken nicht nur die Rechtssicherheit, sondern auch das Vertrauen im Team. Wer professionell handelt und vorausschauend agiert, sorgt für Stabilität im Betrieb und positioniert sich als verantwortungsbewusster Arbeitgeber.

Häufig gestellte Fragen

• Ab wann muss eine Krankschreibung dem Arbeitgeber vorliegen?

  Spätestens ab dem vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit. Arbeitgeber können jedoch per Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung festlegen, dass die Krankschreibung ab dem ersten Krankheitstag vorgelegt werden muss.

• Wie funktioniert der Abruf der eAU durch den Arbeitgeber?

  Nach der Krankmeldung durch den Arbeitnehmer ruft der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aktiv über seine Entgeltabrechnungssoftware bei der Krankenkasse ab. Die eAU steht in der Regel 1–2 Tage nach Arztbesuch zur Verfügung.

• Was passiert bei mehreren Krankschreibungen kurz hintereinander?

  Mehrere AU-Meldungen in kurzer Zeit können sich summieren, sodass die 6-Wochen-Frist der Lohnfortzahlung erneut gilt – sofern es sich um neue Krankheiten handelt. Bei derselben Erkrankung zählt die Zeit zusammen, auch wenn Unterbrechungen dazwischen liegen. Lesen Sie hier mehr dazu.

• Kann eine Krankschreibung angezweifelt oder überprüft werden?

  Ja, bei berechtigtem Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit kann der Arbeitgeber die Krankenkasse um Einschaltung des Medizinischen Dienstes (MDK) bitten. Bei konkretem Verdacht ist auch ein Detektiv-Einsatz erlaubt – allerdings nur unter Beachtung der Verhältnismäßigkeit.

• Gilt die Lohnfortzahlung auch bei Teilzeitkräften?

  Ja, auch bei einer Teilzeit Krankschreibung haben Beschäftigte Anspruch auf Lohnfortzahlung, sofern das Arbeitsverhältnis mindestens vier Wochen ununterbrochen besteht (§ 3 EFZG). Die Höhe richtet sich anteilig nach dem vertraglich vereinbarten Stundenumfang.