Krankmeldung 2025: Neue eAU-Pflichten für Arbeitgeber im Überblick

Was versteht man unter Krankmeldung?

Unter einer Krankmeldung versteht man die Mitteilung eines Arbeitnehmers an den Arbeitgeber, dass er aufgrund gesundheitlicher Gründe nicht arbeitsfähig ist. Diese Meldung muss unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, erfolgen – idealerweise noch vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag.

Die Krankmeldung dient nicht nur der betrieblichen Planung, sondern ist auch eine gesetzlich verankerte Pflicht gemäß § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Ziel ist es, den Arbeitgeber rechtzeitig über den Personalausfall zu informieren, damit entsprechende Maßnahmen – etwa die Umverteilung von Aufgaben oder die Planung von Vertretungen – eingeleitet werden können.

Unterschied zwischen Krankmeldung und Krankschreibung

Die Krankmeldung ist nicht gleichzusetzen mit der Krankschreibung. Während die Krankmeldung lediglich die Information über die Arbeitsunfähigkeit ist, handelt es sich bei der Krankschreibung (auch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder AU genannt) um den ärztlichen Nachweis, der bei längerer Erkrankung erforderlich ist.

Seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) entfällt für Arbeitnehmer in der Regel die Pflicht, dem Arbeitgeber eine Papierbescheinigung vorzulegen. Dennoch bleibt die persönliche Information des Arbeitgebers über die Erkrankung weiterhin verpflichtend.

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Gesetzliche Änderungen ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 wurden im Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) folgende Neuerungen eingeführt:​

• Integration von Vorsorge- und Rehabilitationszeiten: Zeiten stationärer Vorsorge- und Rehabilitationsmaßnahmen werden nun im eAU-Verfahren berücksichtigt. ​

• Informationen zu teilstationären Behandlungen: Bei teilstationären Behandlungen erhält der Arbeitgeber einen Hinweis auf die Behandlung, jedoch ohne genaue Zeitangaben. ​

• Proaktive Übermittlung des Entlassungsdatums: Das tatsächliche Entlassungsdatum wird nun von der Krankenkasse automatisch an den Arbeitgeber übermittelt, ohne dass eine erneute Anfrage erforderlich ist.

Diese neuen Regelungen gelten auch im Krankheitsfall und sollen die Prozesse für Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinfachen.

Überblick: eAU Update 2025 – Das ist jetzt neu

Ab wann braucht man eine Krankmeldung?

Arbeitnehmer sind verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer mitzuteilen. Ab dem ersten Tag der Erkrankung muss der Arbeitgeber informiert werden, spätestens am vierten Kalendertag der Erkrankung muss eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden, es sei denn, der Arbeitgeber verlangt sie früher. ​

☎️ Krankmeldung per Telefon

Die telefonische Krankmeldung ist eine gängige Praxis, besonders am ersten Tag der Krankheit. Hierbei sollte der Arbeitnehmer nicht nur den unmittelbaren Vorgesetzten oder die Personalabteilung informieren, sondern auch die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit kommunizieren. Wichtig ist hierbei, die Kommunikation zeitnah am Morgen des ersten Krankheitstages zu führen, um dem Unternehmen die Möglichkeit zur Planung zu geben. Alternativ kann die Krankmeldung auch per E-Mail erfolgen, um die Erreichbarkeit zu gewährleisten.

📥 Krankmeldung per Mail

Eine Krankmeldung per E-Mail ist ebenfalls eine verbreitete Methode, besonders wenn ein direkter telefonischer Kontakt nicht möglich ist. In der E-Mail sollten der Tag der Krankheit, die Art der Erkrankung (ohne zu spezifische Details), die erwartete Dauer der Abwesenheit und eine Krankschreibung klar angegeben werden. Diese Form der Krankmeldung eignet sich besonders für Situationen, in denen eine sprachliche Kommunikation erschwert ist oder Dokumentation und Nachweis wichtig sind.

Wann muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber sein?

Die Zeitigkeit der Krankmeldung ist ein wesentlicher Aspekt im Arbeitsverhältnis. Laut Arbeitsrecht muss der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber unverzüglich informieren, sobald er arbeitsunfähig ist. Dies bedeutet in der Regel, dass die Krankmeldung am ersten Tag der Abwesenheit erfolgen sollte, idealerweise vor Arbeitsbeginn oder innerhalb der ersten Arbeitsstunden. Diese fristgerechte Meldung ermöglicht es dem Arbeitgeber, entsprechende Maßnahmen zu treffen, um den Ausfall zu kompensieren.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Mit dem Fortschritt der Digitalisierung gewinnt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zunehmend an Bedeutung. Die Krankmeldung beim Arbeitgeber erfolgt nun oft digital, was den neuen Prozess erheblich vereinfacht. Diese digitale Form der Bescheinigung, oft auch als “eAU” bekannt, wird direkt vom Arzt an die Krankenkasse und in vielen Fällen auch an den Arbeitgeber übermittelt. Dieses Verfahren vereinfacht den Prozess und gewährleistet eine schnelle und sichere Übermittlung der relevanten Informationen. Es ist wichtig für Arbeitgeber, sich mit diesem Prozess vertraut zu machen und die notwendigen Systeme zur Annahme und Verarbeitung der eAU einzurichten.

Wer muss was tun? – Arbeitgeber vs. Arbeitnehmer

Was ist bei längeren Krankheiten zu beachten?

Wenn eine Krankheit länger als wenige Tage dauert, gibt es einige Dinge zu beachten. In diesem Fall ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber regelmäßig über den Fortschritt seiner Genesung informiert. Der Arbeitgeber kann auch ein ärztliches Attest verlangen, um sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich krank ist und eine längere Abwesenheit erforderlich ist. Regelmäßige Updates und Krankschreibungen sind hierbei unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden und den Genesungsprozess transparent zu gestalten.

Darüber hinaus ist es ratsam, die Krankenversicherung über die Krankheit zu informieren, insbesondere wenn eine längere Abwesenheit vom Arbeitsplatz zu erwarten ist. Je nach Versicherungsvertrag können bestimmte Leistungen wie Krankengeld oder Reha-Maßnahmen in Anspruch genommen werden.

Es ist auch wichtig, dass der Arbeitnehmer während einer längeren Krankheit regelmäßig mit seinem Arzt oder seiner Ärztin kommuniziert und die empfohlenen Behandlungen und Therapien einhält. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Patient und Arzt ist der Schlüssel zu einer schnellen und erfolgreichen Genesung.

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Arbeiten trotz Krankmeldung

Das Thema “Arbeiten trotz Krankmeldung“ ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von Bedeutung. Grundsätzlich gilt, dass eine Krankmeldung eine ärztlich bescheinigte Arbeitsunfähigkeit bedeutet, was impliziert, dass der Arbeitnehmer nicht arbeitsfähig ist. Trotzdem gibt es Fälle, in denen Arbeitnehmer sich während einer Krankmeldung zur Arbeit entschließen.

Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass dies mit Vorsicht zu behandeln ist. Arbeitnehmer, die trotz Krankschreibung arbeiten, riskieren nicht nur ihre Gesundheit, sondern auch rechtliche Konsequenzen. Dies kann auch den Versicherungsschutz im Krankheitsfall beeinträchtigen. Arbeitgeber sollten in solchen Fällen darauf achten, dass sie keine Arbeit von krankgeschriebenen Mitarbeitern annehmen oder verlangen, da dies gegen die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verstoßen kann. Die Risiken und rechtlichen Implikationen im Zusammenhang mit der Krankheit sollten nicht unterschätzt werden.

Arbeitnehmer, die sich während einer Krankmeldung besser fühlen und arbeiten möchten, sollten vorher Rücksprache mit ihrem Arzt halten und gegebenenfalls eine Aufhebung der Krankschreibung anstreben.

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Fazit zu Krankmeldung

Die Krankmeldung ist ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitslebens und dient als Schnittstelle zwischen Gesundheit und Berufstätigkeit. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist es gleichermaßen wichtig, die Regeln und Verfahren rund um die Krankmeldung zu verstehen und einzuhalten. Dies beinhaltet das Wissen um den richtigen Zeitpunkt und die korrekten Methoden der Krankmeldung, das Bewusstsein über die Rechte und Pflichten während einer krankheitsbedingten Abwesenheit sowie das Verständnis für die Unterschiede zwischen Krankmeldung und Krankschreibung.

Eine effektive Handhabung der Krankmeldung trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei, sondern fördert auch ein positives Arbeitsklima, in dem die Gesundheit der Mitarbeiter geachtet und unterstützt wird. Letztlich ist es eine Frage des gegenseitigen Respekts und Verständnisses, die zur Stärkung des Vertrauensverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beiträgt.

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