¿Quién paga la baja laboral y cómo gestionarla? Guía para empresas

¿Que es la baja laboral?

La baja laboral es el permiso que se le concede a un trabajador cuando no puede desempeñar su trabajo por motivos de salud, ya sea física o mental. Durante ese tiempo, el contrato de trabajo queda suspendido, pero el empleado sigue vinculado a la empresa.

Hay dos tipos principales de baja:

• Baja por contingencias comunes: cuando la incapacidad se debe a una enfermedad común o un accidente no laboral.

• Baja por contingencias profesionales: cuando la causa es un accidente de trabajo o enfermedad profesional.

📝 Importante: Para que la baja sea válida, debe estar justificada por un médico y registrada ante la Seguridad Social.

¿Quién paga la baja laboral?

El pago durante la baja depende del tipo de contingencia y del tiempo que el trabajador esté fuera del puesto. Aquí te lo resumo:

💡 Consejo para empresas: revisa el convenio colectivo de tu sector, ya que puede mejorar estos porcentajes o ampliar los días cubiertos por la empresa.

¿Cuánto dura una baja laboral?

La duración depende del diagnóstico médico, pero existen plazos máximos legales que conviene tener en cuenta:

Además:

• A partir del día 365, el INSS puede proponer alta médica o pasar a incapacidad permanente.
• En bajas largas, se realizan revisiones médicas periódicas para valorar la evolución.

💡 Tip legal actualizado: En 2025, se ha propuesto la introducción de altas progresivas, que permiten reincorporaciones parciales tras bajas largas, lo que ayuda tanto al trabajador como a la empresa.

Tipos de baja laboral

No todas las bajas laborales son iguales. Es clave conocer las diferencias para saber cómo gestionarlas correctamente desde el área de RR. HH.

Baja por contingencias comunes

Ocurre cuando la incapacidad se debe a una enfermedad común o un accidente no laboral (por ejemplo, una gripe o una caída fuera del trabajo).

• Requiere parte médico del sistema público de salud.
• La empresa paga desde el día 4 al 15 (60% de la base reguladora).
• A partir del día 16 lo cubre la Seguridad Social.

Baja por contingencias profesionales

Incluye:

• Accidente de trabajo: sucede durante la jornada o en el trayecto (in itinere).
• Enfermedad profesional: derivada de la actividad laboral.

Características:

• Se paga desde el primer día al 75% de la base reguladora.
• Lo cubre la mutua o la Seguridad Social, dependiendo del caso.

Baja por maternidad o paternidad

Ahora se llama “permiso por nacimiento y cuidado del menor”:

• Dura 16 semanas, remuneradas al 100%.
• Cubiertas por la Seguridad Social desde el primer día.

Baja por riesgo durante el embarazo o lactancia

Cuando el trabajo supone un riesgo para la salud de la madre o el bebé:

• El permiso se activa cuando no es posible reubicar a la trabajadora.
• Pagado por la mutua colaboradora, al 100% de la base reguladora.

⚠️ Nota: Estas últimas no se consideran “incapacidad temporal” pero funcionan de forma muy similar a nivel administrativo.

Aspectos legales y normativas sobre la baja laboral

La gestión de una baja laboral está regulada por diferentes leyes y organismos en España. Como empleador, es fundamental conocer tus obligaciones legales para evitar sanciones y gestionar bien cada caso.

Marco legal principal

• Estatuto de los Trabajadores
  Regula la suspensión del contrato por incapacidad temporal (art. 45 y 48).
  También establece los derechos del trabajador durante la baja, como la reserva del puesto.

• Ley General de la Seguridad Social (LGSS)
  Regula la prestación económica por incapacidad temporal y quién debe asumir los pagos.

• Ley de Prevención de Riesgos Laborales
  Esencial para los casos de accidentes laborales o riesgo durante el embarazo o lactancia. Establece medidas para proteger la salud de los empleados en su entorno laboral.

• Normativa sobre igualdad y conciliación
  Afecta directamente a las bajas por maternidad, paternidad y riesgo en el embarazo.

Obligaciones legales de la empresa

📌 Actualización 2025: Ahora las empresas deben indicar las tareas específicas que realiza el trabajador en los informes para la Seguridad Social. Esto permite valorar si realmente está incapacitado para su puesto.

Novedades legales en 2025

✅ Altas progresivas

Desde 2025, la Seguridad Social contempla la posibilidad de altas médicas progresivas:

• Permiten al trabajador reincorporarse con una jornada parcial adaptada, que va aumentando según su recuperación.
• Requiere acuerdo entre el trabajador, el médico y la empresa.

Ventajas:

• Reduce el riesgo de recaídas.
• Facilita la reincorporación sin afectar el clima laboral.
• Permite a RR.HH. planificar el retorno con más flexibilidad.

✅ Portal digital para gestionar bajas

Los trabajadores pueden gestionar sus bajas y entregar los partes médicos directamente online a través del portal de la Seguridad Social. La empresa puede consultarlos en tiempo real.

¿Qué puede pasar si no cumples?

No cumplir con las obligaciones legales en relación a una baja puede conllevar:

• Sanciones económicas (de 60 € a 187.515 € según la gravedad).
• Problemas judiciales si se vulneran derechos del trabajador.
• Dificultades en la compensación de pagos ante la Seguridad Social.

⚠️ Recomendación legal: mantener siempre actualizados los protocolos internos de RR.HH. en función de los cambios legislativos.

Cómo gestionar una baja laboral paso a paso

Gestionar correctamente una baja no solo evita sanciones, sino que también transmite confianza y compromiso hacia tus empleados. Aquí te dejo una guía práctica para RR.HH., desde el primer día hasta la reincorporación.

1: Recepción del parte médico

El trabajador debe entregar el parte de baja médica emitido por el médico del sistema público (o mutua en caso de contingencia profesional) en un plazo de 3 días hábiles.

Tareas de RR.HH.:

• Registrar la fecha de inicio de la baja.
• Solicitar el parte si no se entrega en plazo.
• Consultar el parte a través del Sistema RED o el portal de la Seguridad Social (desde 2023 ya no es obligatorio que el trabajador entregue copia física a la empresa).

2: Comunicación a la Seguridad Social

• Comunica la baja a través del Sistema RED en un máximo de 3 días hábiles desde la fecha de emisión del parte.
• Si la empresa realiza pago delegado, empieza a gestionar el abono y la posterior deducción en los seguros sociales.

💡 Truco RR.HH.: automatiza esta gestión con software de nómina o fichaje para evitar olvidos.

3: Seguimiento de la baja

Durante el proceso, el trabajador debe presentar:

• Partes de confirmación (cada 7 o 14 días según la duración prevista).
• Finalmente, el parte de alta médica.

La empresa debe:

• Revisar periódicamente la situación (especialmente si hay sustituciones temporales).
• Mantener la confidencialidad médica en todo momento.
• Verificar si la baja afecta a bonus, turnos, o coberturas complementarias (seguro de salud, retribución flexible, etc.).

4: Reincorporación

Cuando el trabajador entrega el parte de alta, se reincorpora al día siguiente.

Si hay alta progresiva (novedad 2025):

• La reincorporación puede ser parcial y adaptada.
• Es necesario coordinarlo con el médico y registrar los cambios en jornada o tareas.

Checklist de reincorporación:

• Validar el alta médica en el sistema.
• Comunicar a nóminas o software de RR.HH.
• Informar al departamento correspondiente.
• Revisar adaptación del puesto si aplica (seguridad, ergonomía, cambios por largo tiempo fuera...).

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