Leitfaden zur Entgeltfortzahlung für Arbeitgeber

Was ist Entgeltfortzahlung? - Definition

Die Entgeltfortzahlung, auch Lohnfortzahlung im Krankheitsfall genannt, ist ein wichtiger, im Gesetz verankerter Anspruch. Er schreibt vor, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmern bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit den vollen Lohn oder das volle Gehalt weiterzahlen muss. Diese wichtige Bestimmung stellt sicher, dass der Arbeitnehmer während seiner Arbeitsunfähigkeit, die in der Regel sechs Wochen dauert, finanziell unterstützt wird. Mit dieser Regelung soll sichergestellt werden, dass der Einzelne seinen Lebensunterhalt auch dann bestreiten kann, wenn er seine Arbeit aus gesundheitlichen Gründen nicht ausüben kann.

Die Rechtsgrundlage: Der primäre Grundsatz der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist in § 4 Abs. 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes festgelegt. Danach hat der Arbeitnehmer während der in § 3 Abs. 1 oder § 3a Abs. 1 genannten Dauer Anspruch auf das regelmäßige Arbeitsentgelt, das sich nach der regelmäßigen Arbeitszeit richtet. Dieser Anspruch umfasst auch die Zahlung des Krankengeldes.

Anspruch auf Entgeltfortzahlung

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Generell hat jeder Arbeitnehmer, der in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis steht, Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Dazu gehören Vollzeitbeschäftigte, aber auch Teilzeitbeschäftigte, Personen in Minijobs, Werkstudenten und Saisonarbeiter.

Um Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zu haben, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Das Arbeitsverhältnis muss länger als vier Wochen gedauert haben.
• Der Arbeitnehmer muss aufgrund von Krankheit arbeitsunfähig sein.
• Die Krankheit muss mit der regelmäßigen Arbeitszeit des Arbeitnehmers zusammenfallen.
• Die Krankheit darf nicht selbstverschuldet sein.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Erfüllung dieser Kriterien für die Inanspruchnahme der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall unerlässlich ist.

Wann besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung?

Unter bestimmten Umständen hat ein Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch seinen Arbeitgeber. Um diese Bedingungen zu klären, müssen die folgenden Kriterien berücksichtigt werden:

• Mindestbeschäftigungsdauer von vier Wochen: Wenn ein Arbeitnehmer weniger als vier Wochen für ein Unternehmen gearbeitet hat, hat er noch keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit oder Unfall.

• Arbeitsunfähigkeit: Die Krankheit oder Verletzung muss den Arbeitnehmer daran hindern, seine Arbeit zu verrichten, oder die Ausführung der Arbeit muss seinen Zustand verschlimmern. So kann beispielsweise ein Arbeitnehmer mit einer Knieverletzung noch in der Lage sein, im Büro zu arbeiten, während ein Handwerker nicht in der Lage wäre, seine körperlichen Aufgaben zu erfüllen.

• Überschneidung mit den regulären Arbeitszeiten: Die Arbeitsunfähigkeit muss mit der regulären Arbeitszeit des Arbeitnehmers zusammenfallen. Dazu gehören Urlaub, Geschäftsreisen oder flexible Tage. Freie Tage an Wochenenden, Feiertagen oder nach Feierabend gelten jedoch nicht als reguläre Arbeitszeiten für den Gehaltsanspruch.

• Nicht selbstverschuldete Krankheit: Im Allgemeinen wird davon ausgegangen, dass die Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit oder Verletzung nicht vom Arbeitnehmer verschuldet ist. Es gibt jedoch Ausnahmen, in denen die Abwesenheit als selbst verschuldet gilt, z. B. wenn die Arbeitsunfähigkeit auf grobe Fahrlässigkeit oder vorsätzliches Handeln zurückzuführen ist. Bestimmte Situationen, wie z. B. eine Abtreibung oder die Entnahme eines Spenderorgans, werden jedoch nicht als selbstverschuldet eingestuft.

Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer?

Zu den Pflichten des Arbeitnehmers gehört es, bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, um seinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zu sichern. Eine wesentliche Pflicht ist die unverzügliche Benachrichtigung des Arbeitgebers oder der Personalabteilung über die Abwesenheit des Arbeitnehmers. Dies kann durch einen Anruf oder eine E-Mail geschehen, in der der Arbeitgeber darüber informiert wird, sobald klar ist, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitstag aufgrund von Krankheit nicht antreten kann.

Außerdem muss der Arbeitnehmer ab dem dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit ein gültiges ärztliches Attest vorlegen, das die Arbeitsunfähigkeit belegt. Wenn der Arbeitsvertrag dies vorsieht, kann jedoch auch schon ab dem ersten oder zweiten Tag eine Krankmeldung verlangt werden. Die Bescheinigung kann dem Unternehmen persönlich überreicht oder per Post zugesandt werden. Einige Unternehmen verwenden sogar eine Software, die die Einreichung von ärztlichen Bescheinigungen vereinfacht.

Die Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Fristen kann dazu führen, dass der Arbeitnehmer seinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung verliert und somit während seiner Krankheit kein Gehalt erhält. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber klare Richtlinien für die Art und Weise und den Zeitrahmen der Krankmeldung und des Nachweises der Arbeitsunfähigkeit aufstellen.

Dauer der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Die Dauer der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber im Krankheitsfall beträgt bis zu sechs Wochen oder 42 Kalendertage. Während dieses Zeitraums muss der Arbeitgeber seinen erkrankten Arbeitnehmern den vollen Lohn zahlen. Wichtig ist, dass dieser Anspruch auf Entgeltfortzahlung für jede neue Krankheit gilt, unabhängig von eventuellen Unterbrechungen der Arbeit.

Ist ein Arbeitnehmer wegen derselben Krankheit länger als 42 Tage hintereinander arbeitsunfähig, erlischt die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Entgeltfortzahlung. In diesem Fall geht die Verantwortung auf die Krankenversicherung des Arbeitnehmers über, die das Krankengeld zahlt.

In Fällen, in denen ein Arbeitnehmer mehrere Krankheitsepisoden mit unterbrochenen Arbeitsperioden aufgrund derselben Grunderkrankung hat, wird die Gesamtzahl der Fehltage kumuliert. Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet, wenn die kumulierten Fehlzeiten insgesamt 42 Tage erreichen.

Es ist ratsam, dass der Arbeitgeber eine zentrale Personalakte führt, in der auch die Krankheitstage erfasst sind, und die Lohnabrechnung mit einer Software effizient erstellt.

Praktisches Beispiel 1: Nehmen wir an, ein Mitarbeiter lässt sich aufgrund einer psychischen Erkrankung vier Wochen lang krankschreiben. Wenige Tage nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz erleidet der Mitarbeiter einen Rückfall und ist weitere drei Wochen wegen derselben Krankheit abwesend. Somit war der Arbeitnehmer insgesamt sieben Wochen arbeitsunfähig. Infolgedessen zahlt der Arbeitgeber für die letzte Woche der Krankheit keinen Lohn mehr, und die Verantwortung geht auf die Krankenversicherung über.

Entgeltfortzahlung: Nach sechs Monaten wird der Anspruch erneuert. Liegen zwischen der letzten Arbeitsunfähigkeit und einer erneuten Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Krankheit mehr als sechs Monate, muss der Arbeitgeber die Lohnzahlung für weitere sechs Wochen fortsetzen.

Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer in dieser Zwischenzeit Zeiten der Arbeitsunfähigkeit aufgrund anderer Krankheiten hatte.

Praktisches Beispiel 2: Nehmen wir an, ein Arbeitnehmer lässt sich wegen einer psychischen Erkrankung sechs Wochen lang krankschreiben und erhält während dieser Zeit Entgeltfortzahlung. Nach sieben Monaten wird der Arbeitnehmer aufgrund derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer erneut Anspruch auf volle sechs Wochen Entgeltfortzahlung.

Lohnfortzahlungsbeispiel: Bei jeder neuen Erkrankung hat der Arbeitnehmer automatisch Anspruch auf Entgeltfortzahlung für sechs Wochen.

Wann muss der Arbeitgeber keine Entgeltfortzahlung leisten?

Es gibt Umstände, unter denen der Arbeitgeber nicht zur Entgeltfortzahlung verpflichtet ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Arbeitnehmer für seine Krankheit oder seinen Unfall aufgrund von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit verantwortlich ist. Die Verantwortung wird von Fall zu Fall anhand von Präzedenzfällen festgestellt.

Hier einige konkrete Beispiele:

• Ein Autounfall, der durch einen schweren Verstoß gegen die Verkehrsvorschriften verursacht wurde: Verhält sich ein Arbeitnehmer während der Fahrt rücksichtslos und verursacht einen Unfall, ist der Arbeitgeber unter Umständen nicht zur Entgeltfortzahlung verpflichtet.

• Unfall als Folge einer gefährlichen Nebentätigkeit: Wenn ein Arbeitnehmer wissentlich eine Teilzeitbeschäftigung ausübt, die erhebliche Risiken birgt, und sich dabei verletzt. Infolgedessen ist der Arbeitgeber möglicherweise nicht zur Entgeltfortzahlung verpflichtet.

• Verletzung bei einer selbstverschuldeten körperlichen Auseinandersetzung: Wenn ein Arbeitnehmer freiwillig eine körperliche Auseinandersetzung initiiert, die zu seiner Verletzung führt, kann der Arbeitgeber von der Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung befreit werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Entscheidung, ob die Handlungen eines Arbeitnehmers Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit darstellen, durch die Rechtsprechung unter Berücksichtigung der spezifischen Umstände des jeweiligen Falls getroffen wird.

Krankengeld von der Krankenkasse

Bei schweren Erkrankungen oder Verletzungen kommt es häufig vor, dass Arbeitnehmer länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind. Sobald die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber endet, in der Regel ab der siebten Woche oder dem 43. Tag, geht die Verantwortung für die finanzielle Unterstützung auf die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) über, die Krankengeld gewährt.

Versicherte haben Anspruch auf Krankengeld für ein und dieselbe Krankheit für die Dauer von maximal 78 Wochen innerhalb eines Zeitraums von drei Jahren. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass dieser Anspruch nur bei ununterbrochener Arbeitsunfähigkeit besteht.

Die Höhe des Krankengeldes beträgt 70 % des Bruttoverdienstes des Arbeitnehmers, höchstens jedoch 90 % des Nettoverdienstes. Ein automatischer Anspruch auf Krankengeld besteht für Personen, die gesetzlich verpflichtet sind, eine gesetzliche Krankenversicherung abzuschließen. Wer jedoch freiwillig gesetzlich oder privat versichert ist, muss unter Umständen den Abschluss einer separaten Krankengeldversicherung in Betracht ziehen.

Für die Beantragung von Krankengeld ist kein gesonderter Antrag erforderlich. Die Krankenkasse wird sich rechtzeitig mit dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber in Verbindung setzen, um die notwendigen Schritte und Verfahren zu erläutern.

Wann endet der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall?

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall endet mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitsvertrag gekündigt wurde oder ein bestimmtes Enddatum hatte. Auch wenn das Arbeitsverhältnis endet, während der Arbeitnehmer noch krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist, erlischt sein Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber.

Unter bestimmten Umständen kann der Arbeitgeber auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Lohnzahlung verpflichtet sein:

• Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer wegen dessen Arbeitsunfähigkeit gekündigt hat.

• Wenn der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis kündigt, während der Arbeitnehmer noch arbeitsunfähig ist, vereinbaren beide Parteien einen Aufhebungsvertrag.

• Wenn der Arbeitnehmer aus Gründen kündigt, die direkt vom Arbeitgeber verursacht wurden.

Der Gesetzgeber hat diese Regelungen eingeführt, um zu verhindern, dass Arbeitgeber Arbeitnehmern allein aufgrund ihrer Krankheit kündigen oder sie zur Kündigung drängen, um sich ihren finanziellen Verpflichtungen zu entziehen.

Beispiel: Entgeltfortzahlung bei Krankheit

Im Krankheitsfall beträgt die Entgeltfortzahlung in der Regel 100 % des regelmäßigen Arbeitsentgelts, so dass Sie den gleichen Betrag erhalten, als ob Sie arbeiten würden.

Es ist jedoch wichtig, variable Gehaltsbestandteile wie Provisionen oder Zulagen zu berücksichtigen. Wenn in Ihrem Unternehmen Überstunden oder Feiertagsarbeit mit entsprechenden Zuschlägen üblich sind, sollten diese ebenfalls in die Berechnung einfließen.

Es ist wichtig zu beachten, dass Urlaubs- oder Weihnachtsgeld während Ihrer Arbeitsunfähigkeit nicht angerechnet wird.

Bei Arbeitnehmern, die eine Vergütung erhalten, die auf Faktoren wie geleisteten Arbeitsstunden, der Anzahl der produzierten Artikel oder mit der Arbeitsleistung zusammenhängenden Metriken basiert, kann ihr Gehalt von Monat zu Monat schwanken. In solchen Fällen erfolgt die Berechnung der Lohnfortzahlung auf der Grundlage des Durchschnittseinkommens des Arbeitnehmers.

Nehmen wir das Beispiel eines Arbeitnehmers, der auf Stundenbasis bezahlt wird. Im Januar verdiente der Arbeitnehmer ein Gehalt von 1.000 Euro. Im Februar stieg das Gehalt auf 1.500 Euro, und im März sank es auf 1.100 Euro. Im April ist der Arbeitnehmer jedoch aufgrund einer Krankheit arbeitsunfähig. In diesem Fall erhält der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung auf der Grundlage des Durchschnittsgehalts, das 1.200 Euro beträgt.

Zur Berechnung des Durchschnittsgehalts werden die Gehälter der letzten drei Monate addiert (1.000 Euro + 1.500 Euro + 1.100 Euro) und die Summe durch 3 geteilt, so dass sich ein Durchschnittsgehalt von 1.200 Euro ergibt.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Berechnung

Die Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall richtet sich nach § 187 f. BGB. Wenn ein Arbeitnehmer während eines Arbeitstages erkrankt, wird dieser Tag nicht auf die Dauer der Entgeltfortzahlung angerechnet. Hat die Krankheit jedoch bereits vor Beginn der täglichen Arbeitszeit begonnen, wird der erste Krankheitstag bei der Berechnung berücksichtigt.

Entgeltfortzahlung während der planmäßigen Arbeitszeiten

Wenn die Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers in einem festgelegten Dienstplan festgelegt sind, hat er Anspruch auf eine kontinuierliche Lohnzahlung, auch wenn er wegen Krankheit nicht arbeiten kann. Die Höhe des während der Krankheit zu zahlenden Lohns wird auf der Grundlage der im Dienstplan festgelegten Arbeitszeiten festgelegt.

Entgeltfortzahlung bei schwankenden Arbeitszeiten

Bei unregelmäßiger und schwankender Arbeitszeit wird für die Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall der Durchschnittsverdienst des Arbeitnehmers in den letzten zwölf Monaten herangezogen. Dieser Durchschnittsverdienst bestimmt die Höhe des Entgelts, das im Krankheitsfall zu zahlen ist. Zur Untermauerung kann eine Rechtsprechung herangezogen werden, nämlich das BAG-Urteil vom 26.06.2002 BAG NZA 2003, 156.

Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Stundenlohn

Bei Arbeitnehmern, die auf Stundenlohnbasis bezahlt werden, richtet sich die Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall nach der Anzahl der Stunden, die der Arbeitnehmer aufgrund seiner Krankheit nicht arbeiten kann. Diese Stundenzahl wird mit dem Stundenlohn des Arbeitnehmers multipliziert, um die Höhe des Lohns zu ermitteln, der während der Krankheit zu zahlen ist.

Sonderfälle der Entgeltfortzahlung

Im Bereich Arbeitsrecht gibt es besondere Situationen, die eine sorgfältige Prüfung der Lohnfortzahlung erfordern. Diese Sonderfälle gelten für verschiedene Sachverhalte und müssen im Arbeitsalltag verstanden und umgesetzt werden.

Geringfügige Beschäftigung

Auch bei einer geringfügigen Beschäftigung, bei der der Arbeitnehmer nur eine begrenzte Anzahl von Stunden arbeitet, hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Dieser Anspruch ist nicht von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden abhängig und gilt für alle Arbeitnehmer gleichermaßen.

Feiertage und Stundenlöhne

Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz haben erkrankte Arbeitnehmer auch an Feiertagen Anspruch auf Entgeltfortzahlung auf der Grundlage des Stundenlohns. Dieser Anspruch besteht jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer einen Tag vor dem Feiertag unentschuldigt nicht zur Arbeit erscheint. Ebenso entfällt der Anspruch, wenn der Arbeitnehmer einen Tag nach dem Feiertag unentschuldigt nicht zur Arbeit erscheint. Um den Anspruch auf Entgeltfortzahlung aufrechtzuerhalten, ist es daher von entscheidender Bedeutung, den Arbeitgeber rechtzeitig über die Krankheit zu informieren.

Fazit

Die Entgeltfortzahlung sichert Arbeitnehmenden gemäß gesetzlicher Vorgaben wie dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) finanzielle Stabilität im Krankheitsfall. Sie stärkt das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Angestellten und ist ein zentraler Bestandteil sozialer Absicherung. Arbeitgeber sollten die Regelungen genau kennen, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und die Arbeitszufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu fördern.