HR-KPIs: Messbare Erfolge in der Personalabteilung

Wie viele andere Firmen warst du sicher während der akuten Phase der Corona Pandemie damit beschäftigt, Gesundheits- und Hygienekonzepte einzuhalten. Hinzu kamen Testpflichten und Kontaktverbote. Home Office war ein großes Stichwort und das galt es, umzusetzen. Jetzt, da die unmittelbare Bedrohung verflogen ist, rücken neue Themen in den Fokus. Als HR Manager oder auch Unternehmer stehst du vor dem Fachkräftemangel, der viele Branchen beherrscht. Dazu gehören das Transportwesen, die Gastronomie oder auch die Veranstaltungsbranche. Hier hat die Pandemie zu Tage befördert, was schon länger brodelte. Auch in der vielschichtigen sozialen Branche und im Gesundheitswesen fehlt es an qualifiziertem Personal.

Trotz schwieriger Bedingungen und dem permanent drohenden wirtschaftlichen Abschwung steigt die Beschäftigung dennoch und so bleibt der Arbeitsmarkt im Grunde ein Markt der Arbeitnehmer. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, die HR Kennzahlen, also die Personalkennzahlen zu kennen und sie richtig zu deuten.

Was sind eigentlich HR Kennzahlen?

HR KPIs, also Key Performance Indicators, sind die Kennzahlen, anhand derer du die Leistung in bestimmten Bereichen deines Unternehmens erkennen kannst. In der HR beschäftigst du dich mit den Zahlen deines Unternehmens, die das Personal betreffen. So kennst du in der Regel die Fluktuation, die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter und die Zeit, die du benötigst, bis neue Mitarbeiter mit Hilfe von Rekrutierungsprozessen bei dir ankommen (Time-to-Hire).

Jede einzelne HR KPI ist für dich ein Anhaltspunkt, wie du performst. Stell dir vor, du möchtest neue Mitarbeiter gewinnen. Dann betrachtest du neben der Time to Hire auch die Einstellungsrate und setzt dir als Ziel, dass du 5 Prozent mehr an Einstellungen vornehmen willst. Du betrachtest dabei einen bestimmten, definierten Zeitraum. Wenn du die Kennzahlen für dein Unternehmen kennst, weißt du, an welchen Punkten du im HR eingreifen musst.

Wofür brauchst du HR KPIs?

Wie viele andere Firmen warst du sicher während der akuten Phase der Corona Pandemie damit beschäftigt, Gesundheits- und Hygienekonzepte einzuhalten. Hinzu kamen Testpflichten und Kontaktverbote. Home Office war ein großes Stichwort und das galt es, umzusetzen. Jetzt, da die unmittelbare Bedrohung verflogen ist, rücken neue Themen in den Fokus. Als HR Manager oder auch Unternehmer stehst du vor dem Fachkräftemangel, der viele Branchen beherrscht. Dazu gehören das Transportwesen, die Gastronomie oder auch die Veranstaltungsbranche. Hier hat die Pandemie zu Tage befördert, was schon länger brodelte. Auch in der vielschichtigen sozialen Branche und im Gesundheitswesen fehlt es an qualifiziertem Personal.

Trotz schwieriger Bedingungen und dem permanent drohenden wirtschaftlichen Abschwung steigt die Beschäftigung dennoch und so bleibt der Arbeitsmarkt im Grunde ein Markt der Arbeitnehmer. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, die HR Kennzahlen, also die Personalkennzahlen zu kennen und sie richtig zu deuten.

Wofür brauchst du HR KPIs?

Die Sichtweise, dass die Personalabteilung lediglich das Personal verwaltet, ist 2023 längst überholt. Denn wenn Personalkosten ein maßgeblicher Kostenfaktor für dein Unternehmen sind, muss auch die HR Abteilung sich an ihren Kennzahlen messen lassen. Besonders der Faktor Home Office und das verstärkte Arbeiten in Teams ist dafür verantwortlich, dass du die Zahlen genauestens im Blick behalten solltest. Denn längst geht es nicht mehr um überholte Werte wie Produktionsmenge und Umsatz pro Mitarbeiter. Auch die reine Anwesenheitszeit sollte nicht mehr für den Erfolg in deinem Unternehmen verantwortlich gemacht werden. Denn ein anwesender Mitarbeiter bringt dir noch lange keine ausreichende Produktivität.

Heute geht es um die Produktivität im Home Office und darum, ob deine Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz als einen angenehmen Ort empfinden. Das Stichwort Mitarbeiterzufriedenheit und die Mitarbeiterbindung sollte eines deiner vorrangigen Ziele sein. Eine hohe Turnover Rate, also eine starke Mitarbeiterfluktuation spricht beispielsweise gegen eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung deines Unternehmens.

Immer aktuell im Überblick – HR Prozesse in der digitalen Welt

Die Zeiten, in denen du dich einmal oder bestenfalls zweimal im Jahr mit deinen HR KPIs auseinandergesetzt hast, gehören schon lange der Vergangenheit an. Heute musst du jederzeit schnell reagieren können, wenn bestimmte Faktoren aus den Fugen geraten. Nur so kann die Qualität in deinem Unternehmen konstant auf einem guten Niveau gehalten werden. Die HR Ziele haben inzwischen klare Auswirkungen auf alle anderen Bereiche der Firma.

Mit einem geeigneten HR Dashboard bist du jederzeit in der Situation, ein gutes Personalmanagement und damit eine hervorragende Personalarbeit zu leisten. Ein solches Dashboard erleichtert dir die Überwachung deiner wichtigen Kennzahlen.

Mit entsprechenden Tools setzt sich auch die Forschung auseinander und so ergaben Studien, dass es Unternehmen in erster Linie darum geht, die Qualität im Personalwesen zu verbessern. Die Mitarbeiterzufriedenheit unterliegt der ständigen Optimierung und wenn Unternehmen feststellen, dass die Automatisierung bisher nicht in Angriff genommen wurde, dann lag das vorwiegend daran, dass sich bisher niemand damit auseinandergesetzt hat.

Welche HR KPIs solltest du kennen?

Sehen wir den Tatsachen ins Auge: Es gibt eine solche Vielzahl von HR Kennzahlen, dass es einem ganz schwindelig werden könnte. Wichtig ist, dass du weißt, welche HR KPIs eine hohe Bedeutung haben und welche nicht. Weniger ist hier oftmals mehr und deshalb möchten wir dir hier die wesentlichen HR Daten aufzeigen.

Time-to-Hire

Zeit ist Geld und so wundert es kaum, dass eine der wichtigsten Personalkennzahlen die Zeit ist, in der du eine neue Stelle besetzen kannst. Vielleicht denkst du jetzt, dass deine Recruitingprozesse eben ihre Zeit brauchen. Fakt ist aber, dass die Produktivität des Unternehmens leidet, wenn weniger Mitarbeiter die gleiche Arbeit erledigen sollen. Das wiederum geht zu Lasten der Work Life Balance der Betroffenen und sorgt für immer mehr Unzufriedenheit.

Dein Ziel sollte es daher sein, neue Stellen schnell wieder zu besetzen. Gemessen wird dieser Wert, indem du einen maximalen Zeitraum zwischen Stellenausschreibungen und Einstellung neuer Mitarbeiter festlegst.

Cost per Hire

Wenn es egal ist, wie viel Geld du für das Rekrutierungs-Verfahren ausgibst, ist es ganz einfach, neue Mitarbeiter zu finden. Das ist aber in der Regel nicht der Fall und so gibt es zwei Szenarien:

• Kosten senken: Du willst nicht mehr so viel Geld für die Rekrutierungs-Prozesse ausgeben.
• Kosten steigern: Du willst jetzt das richtige Personal finden und deine HR Strategie richtet sich darauf, dass der richtige Kandidat gefunden werden soll, koste es, was es wolle. Dieser richtige Kandidat muss dann auch gehalten werden.

Effektive Rekrutierung

Diese HR KPI zeigt an, wie deine gesamte Einstellungsperformance ist. Sie setzt Zeit und Geld gegeneinander und das wiederum zeigt an, wie erfolgreich dein HR Management im Unternehmen ist.

Dein Ziel könnte es hier sein, dass du Stellen schneller und kostengünstiger besetzen willst. Du kannst auch Time-to-Hire und Cost per Hire gegeneinander laufen lassen und diesen prozentualen Wert als deinen Key Performance Indicator einsetzen.

Qualität deiner gefundenen Talente

Während du bei anderen Zahlen einen wirklichen Messwert zugrundelegen kannst, muss es auch solche weichen Faktoren des Personalmanagements geben. Am besten gelingt die Messung dieser HR KPI, wenn du die Anzahl der Bewerber und Bewerberinnen in Augenschein nimmst, die es aus der Gesamtzahl der Bewerbungen in deine engere Auswahl schafft.

Solche Kennzahlen sind wichtig, denn sie zeigen, wie du dich selbst als Arbeitgeber in das rechte Licht rückst. Sind die Anzeigen deines HR Managements aussagekräftig oder gibt es hier starke Streuverluste?

Pass Through Rate

Bei dieser HR KPI betrachtest du bestimmte Abschnitte deiner Rekrutierung.

• Wie viele Menschen haben sich deine Anzeige angesehen?
• Wie viele Personen haben sich bei dir als Arbeitgeber beworben?
• Wie viele Talente hast du zum ersten Gespräch eingeladen?
• Wie viele dieser Personen haben es in ein zweites Gespräch geschafft?
• Wie viele neue Mitarbeiter hast du aus diesem Durchlauf gewinnen können?

Dein Ziel sollte es hier sein, den gesamten Prozess zu optimieren. Es muss nicht sein, dass sich unglaublich viele Menschen bei dir bewerben, aber die Anzahl der Gespräche sollte nicht allzu deutlich über den tatsächlich eingestellten Mitarbeitern liegen.

Absprungrate

Diese Zahl gibt an, wie viele Bewerber während des Bewerbungsprozesses den Wunsch aufgeben, in deinem Unternehmen angestellt zu werden. Diese Zahl kann zu Anfang des Prozesses noch hoch sein und dann weißt du, dass deine Anzeige offenbar nicht präzise genug formuliert ist. Wenn du aber feststellst, dass gerade zum Ende der Rekrutierung viele Kandidaten abspringen, ist das ein schlechtes Zeichen für deine Human Resources Abteilung.

Vielleicht wird der Prozess als zermürbend wahrgenommen oder deine Arbeitgebermarke ist nicht überzeugend.

Krankenstand

Wenn sich Mitarbeiter häufig krank melden, geben dir die HR Kennzahlen, die sich auf die Angestellten beziehen, Auskunft über die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter. Leisten deine Human Resources nur gute Arbeit bei der Rekrutierung oder schaffen sie auch eine gute Mitarbeiterbindung? Dein Ziel sollte es sein, den Krankenstand möglichst niedrig zu halten.

Überstunden

Du könntest denken, dass eine hohe Zahl an Überstunden ein gutes Zeichen ist. Das ist auf kurze Sicht auch der Fall, denn offenbar hat dein Unternehmen eine gute Auftragslage. Auf Dauer zeigt ein hoher Wert dieser Personalkennzahl, dass deine Mitarbeiter offensichtlich überarbeitet werden und über kurz oder lang wird sich dein Krankenstand erhöhen.

Produktivität

Natürlich musst du auch mit einer guten Rekrutierung diese Personalkennzahl im Blick behalten. Wurde früher die Produktivität ausschließlich in Umsatzzahlen gemessen, können es heute auch die geschriebenen Codezeilen bei deinen Programmierern sein. Diese KPI wurde der aktuellen Zeit einfach angepasst, damit sie nicht gänzlich aus der Betrachtung herausfällt.

Mitarbeiterzufriedenheit

Viele der Personalkennzahlen münden in die Mitarbeiterzufriedenheit, die ihrerseits wieder für die Bindung verantwortlich ist. Sinkt diese Zahl, wird sich das in gesteigerten Abwesenheiten zeigen und dann ist es nur eine Frage der Zeit, bis die nächste Kennzahl in die Höhe geht.

Fluktuation

Die Aktivitäten deiner Personalabteilung sollten sich darauf richten, dass diese Zahl möglichst gering bleibt. Denn wenn dein Personalbestand sich permanent verändert, spricht das gegen die Mitarbeiterzufriedenheit. Eine gewisse Fluktuation ist ganz normal und sie wird in Kündigungen pro Quartal gemessen. Ist diese KPI über eine längere Zeit hoch, solltest du dir Gedanken über die Reputation von deinem Unternehmen machen.

Diversität

Es ist ein Zeichen der aktuellen Zeit, dass du ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Männern und Frauen in deinem Unternehmen haben solltest. Diese Kennzahlen lassen sich nur über eine längere Zeit verändern. Du könntest es zu einem deiner Ziele machen, dass du mehr Frauen in Führungspositionen einsetzt. Mehr zu Diversity Management, erfährst du hier.

Verweildauer im Unternehmen

Kaum jemand arbeitet heute sein ganzes Leben in einer Firma. Diese KPI sollte also auf einem realistischen Wert gehalten werden. Dennoch gilt es auch heute noch: Je länger qualifizierte Fachkräfte bei dir bleiben, desto besser sehen diese Personalkennzahlen aus.

Homeoffice und Teilzeit

Diese KPI sagt aus, wie flexibel du als Arbeitgeber bist. Gleichzeitig solltest du auch im Sinne deiner Personalkennzahlen darauf achten, dass die Kosten, die du für die Einrichtung von Homeoffice Plätzen aufbringen musst, nicht deine übrigen Kennzahlen in die Knie gehen lassen.

Fazit

Du siehst, es gibt viele KPIs und nicht alle kannst du gleichzeitig auf einem hohen Niveau halten. Suche dir deshalb am besten deine Kern KPIs aus, an denen du arbeiten willst. Arbeite dann eine KPI nach der anderen ab oder kombiniere die KPIs, die sinnvoll sind.

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