HR Digitalisierung von Routine- und Kernprozessen

Die Welt der Personalabteilung (Human Resources, HR) hat in den letzten Jahren eine beachtliche Transformation durchgemacht, und der Motor dahinter ist die Digitalisierung. Von Routineprozessen bis hin zu den Kernprozessen hat die Digitalisierung das Potenzial, die Effizienz zu steigern und eine verbesserte Employee Experience zu ermöglichen.

Bevor wir in die Details der Digitalisierung einsteigen, werfen wir einen Blick auf die Routine- und Kernprozesse in der HR:

Was sind Routineprozesse in der HR?

• Verwaltung der Personalakten
• Eintritts- und Austrittsverwaltung
• Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle
• Personalbeschaffung und -auswahl
• Gehaltsabrechnung
• Urlaubsverwaltung

Was sind Kernprozesse in der HR?

• Personalplanung und -entwicklung
• Talent Management
• Weiterbildung und Schulung
• Leistungsbeurteilung und Feedback
• Vergütungsmanagement
• Organisationsentwicklung

Jetzt, da wir die Prozesse definiert haben, tauchen wir in die Welt der Digitalisierung ein und betrachten, wie sie diese Prozesse revolutionieren kann.

HR Digitalisierung der Routineprozesse

Die Digitalisierung kann routinemäßige HR Prozesse automatisieren und optimieren, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Hier einige Beispiele:

1. Verwaltung der Personalakten: Digitale Personalakten bieten viele Vorteile gegenüber traditionellen, papierbasierten Akten. Digitale Plattformen können Personalakten sicher speichern und verwalten, wodurch der Zugriff erleichtert und der Verlust von Dokumenten verhindert wird. Darüber hinaus können sie die Suche nach Informationen vereinfachen, indem sie Funktionen wie die Stichwortsuche bieten. Sie vereinfachen die Verwaltung von Informationen, von Kontaktdaten bis hin zu Verträgen, Leistungsberichten und anderen wichtigen Dokumenten. Alles ist an einem Ort gespeichert und kann leicht durchsucht werden. Zudem verbessert die Digitalisierung den Datenschutz und die Datensicherheit, da digitale Dokumente verschlüsselt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden können.

2. Eintritts- und Austrittsverwaltung: Der Prozess des Eintritts (Onboarding) und Austritts (Offboarding) eines Mitarbeiters kann mit digitalen Tools erheblich verbessert werden. Onboarding-Software kann neue Mitarbeiter effektiv einarbeiten, indem sie Informationen bereitstellt, Erwartungen klärt und Interaktionen ermöglicht. Ebenso kann die Austrittsverwaltung durch digitale Systeme vereinfacht werden, die eine saubere Übergabe von Verantwortlichkeiten und eine lückenlose Dokumentation sicherstellen. Eine Onboarding-Software kann zum Beispiel helfen, einen neuen Mitarbeiter schrittweise durch den Einarbeitungsprozess zu führen, indem sie eine Checkliste von Aufgaben, relevante Informationen und Ressourcen zur Verfügung stellt. Die Software kann die Kommunikation mit anderen Teams und Abteilungen erleichtern und eine Plattform für Fragen und Antworten bieten. Bei der Austrittsverwaltung helfen digitale Tools dabei, sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte vollständig und rechtzeitig durchgeführt werden, wie zum Beispiel die Rückgabe von Unternehmensvermögen oder die Aktualisierung von Kontaktinformationen.

3. Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Digitale Zeiterfassungssysteme bieten eine effiziente und genaue Möglichkeit, die Arbeitszeiten und die Anwesenheit von Mitarbeitern zu überwachen. Dadurch können menschliche Fehler minimiert werden und eine genaue Protokollierung wird ermöglicht. Sie können auch dazu beitragen, Überstunden, Urlaube und andere Abwesenheiten zu verwalten. Solche Systeme können die Arbeitszeit in Echtzeit überwachen, automatisch Berichte erstellen und Unregelmäßigkeiten aufdecken. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Genauigkeit und die Compliance mit Arbeitszeitvorschriften.

4. Personalbeschaffung und -auswahl: Die Digitalisierung kann den Personalbeschaffungsprozess vereinfachen und effizienter gestalten. Anstelle von manuellen Verfahren ermöglichen digitale Tools, wie zum Beispiel Applicant Tracking Systems (ATS), das Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf mehreren Plattformen gleichzeitig, das Verfolgen von Bewerbungen, das Durchführen von Online-Assessments und das Planen von Interviews. Sie können auch dazu beitragen, den Auswahlprozess zu standardisieren und Bias zu reduzieren.

5. Gehaltsabrechnung: Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung kann viele Vorteile bringen, darunter verbesserte Genauigkeit, Einhaltung von Vorschriften, Effizienz und Transparenz. Digitale Gehaltsabrechnungssysteme können automatisch Gehälter berechnen, Steuern abziehen, Sozialversicherungsbeiträge verwalten und Gehaltsabrechnungen erstellen. Sie reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und können auch dazu beitragen, die Compliance mit lokalen und nationalen Gesetzen zu gewährleisten.

6. Urlaubsverwaltung: Die Urlaubsverwaltung kann durch die Verwendung von digitalen Tools im Unternehmen erheblich verbessert werden. Diese Tools können Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Urlaube selbst zu planen und zu beantragen, während die HR-Abteilung einen Überblick über alle geplanten Abwesenheiten hat. Sie können auch dazu beitragen, die Compliance mit Urlaubsrichtlinien zu gewährleisten und sicherzustellen, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht.

HR Digitalisierung der Kernprozesse

Auch bei den Kernprozessen kann die Digitalisierung von HR eine enorme Wirkung entfalten:

1. Personalplanung und -entwicklung: Digitalisierte Systeme können Datenanalysen und Prognosen durchführen, um die Personalentwicklung und -planung zu unterstützen. Sie können Trends identifizieren, Bedarfsprognosen erstellen und Mitarbeiterentwicklungspfade vorschlagen. Fortschrittliche Analysen und maschinelles Lernen können dafür genutzt werden, um Muster und Trends in den Mitarbeiterdaten zu erkennen. Diese Informationen können dazu genutzt werden, um zukünftige Personalbedarfe vorherzusagen, Karrierepfade zu identifizieren und maßgeschneiderte Entwicklungspläne für einzelne Mitarbeiter zu erstellen. Auch die Leistungsüberwachung kann digitalisiert werden, wobei kontinuierliches Feedback und Echtzeit-Dashboards zur Leistungsförderung beitragen können.

2. Talent Management: Talent Management umfasst eine Reihe von Aktivitäten, von der Identifizierung und Anwerbung von Talenten über die Personalentwicklung bis hin zur Bindung an das Unternehmen. Mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen (ML) können Talente identifiziert, gemessen und gefördert werden. Ebenso können sie bei der Nachfolgeplanung helfen und individuelle Entwicklungspfade aufzeigen. Digitale Tools können diese Prozesse unterstützen, indem sie beispielsweise Daten über die Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeiter sammeln und analysieren, um Potenziale zu identifizieren. Sie können auch genutzt werden, um personalisierte Lern- und Entwicklungsressourcen bereitzustellen und die Fortschritte der Mitarbeiter zu verfolgen. Zudem können digitale Plattformen die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, was zur Schaffung einer positiven Unternehmenskultur beiträgt.

3. Weiterbildung und Schulung: Lernplattformen können personalisierte Lernpfade bereitstellen, Fortschritte verfolgen und Feedback geben. Sie ermöglichen ein flexibles, selbstgesteuertes Lernen und fördern so die kontinuierliche Weiterbildung. Die Digitalisierung hat die Weiterbildung und Schulung revolutioniert. E-Learning-Plattformen bieten eine Vielzahl von Kursen und Ressourcen, die den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse in ihrem eigenen Tempo zu erweitern. Diese Plattformen können auch genutzt werden, um den Lernfortschritt zu verfolgen und personalisiertes Feedback zu geben. Darüber hinaus ermöglichen sie eine flexiblere und kosteneffektivere Weiterbildung im Vergleich zu traditionellen, präsenzbasierten Schulungen.

4. Leistungsbeurteilung und Feedback: Digitale Tools können den Prozess der Leistungsbeurteilung und des Feedbacks effizienter und effektiver gestalten. Sie können beispielsweise dazu genutzt werden, um regelmäßige, strukturierte Check-ins zu planen, um Ziele zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen, und um Feedback von Vorgesetzten, Kollegen und Untergebenen zu sammeln und zu verwalten. Dies ermöglicht eine kontinuierliche, konstruktive Rückmeldung, die dazu beiträgt, die Leistung und Motivation der Mitarbeiter zu steigern.

5. Vergütungsmanagement: Digitale Lösungen können auch dazu beitragen, das Vergütungsmanagement effizienter und gerechter zu gestalten. Sie können genutzt werden, um Lohn- und Gehaltsinformationen zu verwalten, Bonus- und Anreizprogramme zu verfolgen, und um sicherzustellen, dass die Vergütungspolitik des Unternehmens fair und transparent ist. Sie können auch dazu beitragen, die Compliance mit den gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten und mögliche Diskriminierungen zu vermeiden.

6. Organisationsentwicklung: Die Digitalisierung kann dazu beitragen, die Organisationsentwicklung zu fördern. Zum Beispiel können soziale Netzwerke und Kollaborationsplattformen genutzt werden, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Datenanalysetools können dazu genutzt werden, um Einblicke in die Unternehmenskultur zu gewinnen und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Darüber hinaus können digitale Tools dazu beitragen, Veränderungsprozesse zu planen und zu managen, indem sie beispielsweise helfen, den Fortschritt zu verfolgen und das Engagement der Mitarbeiter zu messen.

Vorteile der Digitalisierung von HR Prozessen

Die Digitalisierung in der HR bringt viele Vorteile mit sich, darunter:

1. Effizienz: Durch Automatisierung von Routineaufgaben spart die HR-Abteilung wertvolle Zeit, die sie für strategischere Aufgaben einsetzen kann. Durch Automatisierung dieser HR Prozesse können Routineaufgaben wie Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung oder Urlaubsverwaltung effizienter abgewickelt werden. Dies bedeutet, dass HR-Mitarbeiter weniger Zeit mit administrativen Aufgaben für das Unternehmen verbringen und mehr Zeit für strategische Aktivitäten aufwenden können, wie z.B. die Talententwicklung oder die Unternehmenskultur.

2. Genauigkeit: Digitalisierte HR Prozesse reduzieren menschliche Fehler und sorgen für mehr Genauigkeit und Konsistenz im HR Bereich. Bei manuellen Prozessen besteht immer die Gefahr menschlicher Fehler, z.B. bei der Gehaltsabrechnung oder bei der Zeiterfassung. Diese können das Unternehmen sogar negativ beeinflussen. Digitale Systeme wie eine HR Software minimieren diese Fehlerquellen und sorgen für eine höhere Genauigkeit und Verlässlichkeit der Daten.

3. Datenanalyse: Digitale Werkzeuge der HR Software sammeln und analysieren Daten, um aussagekräftige Erkenntnisse zu liefern, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Sie können wertvolle Erkenntnisse liefern, die zur Verbesserung von HR-Prozessen und zur Entscheidungsfindung beitragen können. Zum Beispiel können Daten zur Mitarbeiterleistung dabei helfen, Stärken und Schwächen zu identifizieren und entsprechende Schulungsmaßnahmen zu planen.

4. Mitarbeitererfahrung: Eine gut durchgeführte Digitalisierung der HR Prozesse kann eine verbesserte Employee Experience schaffen, indem sie genau diese Prozesse vereinfacht, Transparenz erhöht und den Mitarbeitern Kontrolle gibt. Durch digitale Self-Service-Portale haben Mitarbeiter z.B. einen besseren Zugriff auf ihre persönlichen Daten, können Urlaubsanträge einfacher stellen und ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten. Auch kann die Kommunikation mit der HR-Abteilung durch Chatbots oder Online-Ticket-Systeme vereinfacht werden.

5. Kosteneinsparung: Durch die Reduzierung von Papierarbeit und manuellen Prozessen können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Durch die Automatisierung von Prozessen können Arbeitsstunden eingespart werden. Zudem können Kosten für physische Speicherung von Akten, für Porto oder auch für Schulungen reduziert werden, wenn diese z.B. über E-Learning-Plattformen abgewickelt werden.

Die Digitalisierung bietet viele Vorteile für die HR-Arbeit. Allerdings sollten bei der Implementierung auch mögliche Herausforderungen bedacht werden, z.B. in Bezug auf Datenschutz oder die Akzeptanz der Mitarbeiter.

Gerade Zeiten wie die Corona Krise haben deutlich gemacht, wie wichtig es für Unternehmen ist, ihr Personalmanagement und die gesamten HR Prozesse möglichst digital zu haben. Denn auch Jobs, die einfach von zu Hause aus erledigt werden können, müssen zeitlich erfasst werden. Personalabteilungen und ihre Personaler haben in dieser Zeit bemerkt, dass sich in ihrer Arbeitswelt ein Wandel vollzieht. Hier ist eine gute HR Strategie vonnöten, um den Wandel Richtung Digital HR vollziehen zu können. Es sollte im Unternehmen weit mehr als ein Stichwort sein und sich als tatsächliche HR Transformation zeigen. Dazu müssen Personaler ihre Aufgaben überdenken und Hand in Hand mit den Mitarbeitenden im Unternehmen gehen.

Es ist klar, dass die Digitalisierung der HR-Abteilung sowohl Routine- als auch Kernprozesse transformiert und auf diese Weise erhebliche Vorteile bei der Erledigung der HR Aufgaben bietet. Aber wie bei jeder technologischen Veränderung ist es wichtig, die Prozesse und die digitale HR mit all ihren Herausforderungen sorgfältig zu planen und durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Veränderungen effektiv sind und die Mitarbeiter mit auf die Reise genommen werden.

Wir von Shiftbase beschäftigen uns jeden Tag mit der Digitalisierung von HR Prozessen und mit effizientem Personalmanagement. Wenn auch du den Schritt Richtung Digital HR in deinem Unternehmen gehen willst, fordere am besten noch heute deine kostenlose Demoversion unserer HR Software an.

Einfache Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit

• Automatisches Ansammeln von Urlaubsstunden
• Einfacher Urlaubsantrag
• Urlaubserfassungen in der Planung sichtbar

Kostenlos testen Eine Demo anfordern