Externe Personalbeschaffung: Top-Strategien

Was ist externe Personalbeschaffung?

Unter externer Personalbeschaffung versteht man die Suche von Unternehmen nach geeigneten Kandidaten außerhalb des eigenen Talente-Pools, um offene Stellen zu besetzen. Sie umfasst verschiedene Ansätze wie Festanstellungen, Leiharbeit und freie Mitarbeit, um den Bedarf an Arbeitskräften zu decken. Dies ist besonders wichtig im Kontext des Fachkräftemangels und des ‘War for Talents’, da Unternehmen sich im Wettbewerb um Nachwuchstalente bewähren und dabei signifikante Anstrengungen im Personalmarketing unternehmen müssen.

Ein spezielles Einsatzgebiet der externen Personalbeschaffung ist die kurzfristige Besetzung offener Stellen, bei denen Arbeitnehmerüberlassung oder Arbeitsvermittlung sinnvolle Lösungen sein können. Aber externe Personalbeschaffung bedeutet nicht nur, dass Sie schnell eine offene Stelle besetzen können. Sie bietet auch:

• eine größere Auswahl an potenziellen Bewerbern

• die Möglichkeit, frische Ideen und Perspektiven ins Unternehmen zu bringen

• die Steigerung der Produktivität und Effizienz

In der Tat kann die externe Personalbeschaffung als eine Art strategischer Vorteil angesehen werden, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Belegschaft zu diversifizieren und ihre Kapazitäten zu erweitern.

Unterschied zwischen interne und externe Personalbeschaffung

Interne Personalbeschaffung bezieht sich auf die Rekrutierung von bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitern für neue Positionen durch Beförderungen oder Versetzungen. Dieser Ansatz ist kosteneffizient, da er weniger Ressourcen für Stellenausschreibungen und Rekrutierungsprozesse benötigt, fördert die Mitarbeiterbindung durch Karriereentwicklungsmöglichkeiten und ermöglicht eine schnellere Einarbeitung, da die Mitarbeiter bereits mit den Unternehmensprozessen vertraut sind. Herausforderungen bestehen jedoch in einem potenziell begrenzten Talentpool, was zu Kompromissen bei den Fähigkeiten führen kann, und einem möglichen Mangel an Innovation durch die ständige Wiederholung interner Ideen und Verfahren.

Externe Personalbeschaffung umfasst das Suchen und Einstellen von Kandidaten außerhalb des Unternehmens und wird häufig genutzt, um neue Fähigkeiten und frische Perspektiven zu gewinnen. Der Zugang zu einem breiteren Talentpool erhöht die Wahrscheinlichkeit, hochqualifizierte Talente zu finden, und externe Neueinstellungen können innovative Ideen in das Unternehmen einbringen. Die Herausforderungen der externen Personalbeschaffung liegen in den höheren Kosten für Recruiting-Agenturen, Werbung und die Einarbeitungszeit sowie in den potenziellen Schwierigkeiten bei der Integration in die bestehende Unternehmenskultur. Die Nachteile der externen Personalbeschaffung umfassen hohe Kosten und die Gefahr von Fehlentscheidungen. Neue Mitarbeiter benötigen zudem Zeit, um sich in die Unternehmensprozesse einzuarbeiten, was zu einer vorübergehenden Verringerung der Arbeitseffizienz führen kann.

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Wie erfolgt die externe Personalbeschaffung?

Die externe Personalbeschaffung ist ein systematischer Prozess, der in mehreren Schritten erfolgt, um die besten Talente außerhalb des Unternehmens zu identifizieren und zu gewinnen. Hier sind die typischen Schritte:

1. Bedarfsanalyse und Planung
Zunächst wird der Bedarf des Unternehmens an neuen Mitarbeitern analysiert. Dies umfasst die Definition der zu besetzenden Stelle, die erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen sowie die Festlegung des Zeitrahmens für die Stellenbesetzung.

2. Erstellung und Veröffentlichung der Stellenausschreibung
Die Stellenausschreibung wird erstellt und umfasst Informationen über die Position, Aufgaben, Anforderungen an die Bewerber, sowie Details zum Unternehmen und zu den angebotenen Konditionen. Diese Ausschreibung wird dann auf verschiedenen Kanälen wie Jobportalen, Unternehmenswebseite, Social Media und Fachzeitschriften veröffentlicht.

3. Nutzung von Recruiting-Agenturen und Headhuntern
Viele Unternehmen beauftragen spezialisierte Recruiting-Agenturen oder Headhunter, um passende Kandidaten zu finden. Diese verfügen über umfangreiche Netzwerke und können oft schnell hochqualifizierte Kandidaten identifizieren.

4. Sichtung und Auswahl der Bewerbungen
Nach Eingang der Bewerbungen erfolgt eine sorgfältige Prüfung und Vorauswahl der Kandidaten. Dies kann anhand von Lebensläufen, Anschreiben, Referenzen und gegebenenfalls Arbeitsproben geschehen.

5. Durchführung von Interviews und Assessments
Ausgewählte Kandidaten werden zu Interviews eingeladen. Diese können persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz stattfinden. Zusätzlich können Assessments oder Eignungstests eingesetzt werden, um die Fähigkeiten und die Passung zur Unternehmenskultur zu bewerten. Es ist entscheidend, die richtige Person auszuwählen, die nicht nur die erforderlichen Fähigkeiten mitbringt, sondern auch gut zur Unternehmenskultur passt. Die persönliche Interaktion auf Jobmessen kann dabei helfen, einen ersten Eindruck von den Bewerbern zu gewinnen.

6. Auswahl und Jobangebot
Nach den Interviews und Bewertungen wird der geeignetste Kandidat ausgewählt. Ihm wird ein Jobangebot unterbreitet, das Details wie Gehalt, Arbeitsbedingungen und Beginn der Tätigkeit enthält.

7. Onboarding
Nach Annahme des Angebots beginnt der Onboarding-Prozess, um den neuen Mitarbeiter in das Unternehmen einzuführen und ihm den Einstieg zu erleichtern.

Die externe Personalbeschaffung erfordert eine strategische Planung und effektive Umsetzung, um die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Dabei spielen Faktoren wie die Qualität der Stellenausschreibung, die Auswahl der Rekrutierungskanäle und ein effektives Bewerbermanagement eine entscheidende Rolle.

Methoden der externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung umfasst verschiedene Methoden, um geeignete Kandidaten für eine offene Stelle zu finden. Zu den gängigsten Methoden gehören:

• Aktive Personalbeschaffung: Bei dieser Methode werden potenzielle Kandidaten direkt angesprochen und um ihre Bewerbung gebeten. Dies kann durch Social-Media-Kampagnen, Jobmessen, Karriereveranstaltungen oder direkte Kontaktaufnahme mit potenziellen Bewerbern erfolgen. Active Sourcing ist hierbei ein wichtiger Bestandteil, da es ermöglicht, gezielt nach Talenten zu suchen und diese proaktiv anzusprechen.

• Passive Personalbeschaffung: Hierbei werden Stellenausschreibungen in Printmedien und im Internet veröffentlicht, um potenzielle Kandidaten anzusprechen. Jobbörsen und Online-Plattformen wie LinkedIn, Indeed oder Monster sind dabei zentrale Kanäle, um die Stelle zu bewerben und eine breite Zielgruppe zu erreichen.

• Personalvermittler und Recruiting-Agenturen: Diese Unternehmen spezialisieren sich auf die Vermittlung von Kandidaten an Unternehmen. Sie verfügen über ein großes Netzwerk an potenziellen Kandidaten und können Unternehmen bei der Suche nach geeigneten Bewerbern unterstützen. Dies ist besonders hilfreich für schwer zu besetzende oder hochspezialisierte Positionen.

• Empfehlungen und Referenzen: Unternehmen können auch auf Empfehlungen und Referenzen von aktuellen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zurückgreifen, um geeignete Kandidaten zu finden. Empfehlungsprogramme bieten oft Anreize für Mitarbeiter, qualifizierte Kandidaten aus ihrem Netzwerk vorzuschlagen, was die Qualität der Bewerbungen erhöhen kann.

Diese Methoden bieten Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, die besten Talente für ihre offenen Stellen zu gewinnen und ihre Personalbeschaffung effektiv zu gestalten.

Die Rolle von Stellen bei der externen Personalbeschaffung

Stellen spielen eine zentrale Rolle bei der externen Personalbeschaffung. Eine gut geschriebene Stellenausschreibung kann dazu beitragen, dass die richtigen Kandidaten auf die Stelle aufmerksam werden und sich bewerben. Eine Stellenausschreibung sollte daher folgende Elemente enthalten:

• Genauer Jobtitel: Der Jobtitel sollte präzise beschreiben, welche Position besetzt werden soll. Ein klarer und spezifischer Titel hilft potenziellen Kandidaten, die Relevanz der Stelle schnell zu erkennen.

• Detaillierte Jobbeschreibung: Die Jobbeschreibung sollte detailliert darlegen, welche Aufgaben und Verantwortungen der Kandidat übernehmen soll. Dies gibt den Bewerbern ein klares Bild davon, was von ihnen erwartet wird und ob sie die Anforderungen erfüllen können.

• Anforderungen: Die Anforderungen sollten genau beschreiben, welche Qualifikationen und Fähigkeiten der Kandidat benötigt, um die Stelle erfolgreich auszufüllen. Dies umfasst sowohl fachliche Kompetenzen als auch Soft Skills, die für die Position wichtig sind.

• Unternehmensbeschreibung: Die Unternehmensbeschreibung sollte den Kandidaten einen Überblick über das Unternehmen und seine Werte geben. Dies hilft den Bewerbern, die Unternehmenskultur zu verstehen und zu entscheiden, ob sie gut zum Unternehmen passen.

Eine sorgfältig erstellte Stellenausschreibung ist ein entscheidender Schritt in der Personalbeschaffung und kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen und einer weniger erfolgreichen Rekrutierung ausmachen.

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Vorteile externe Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn es darum geht, frische Talente und neue Ideen ins Team zu bringen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

Zugang zu einem breiteren Talentpool

• Vielfältige Kandidaten: Externe Personalbeschaffung ermöglicht den Zugriff auf einen globalen Talentpool, der die Diversität und das Spektrum der Fähigkeiten im Unternehmen erhöht.

• Spezialisierte Fähigkeiten: Es ist oft einfacher, hochspezialisierte Talente mit erforderlichen Kompetenzen für spezielle Projekte oder Rollen extern zu finden.

Förderung von Innovation und Kreativität

• Neue Perspektiven: Neue Mitarbeiter bringen unverbrauchte Ideen und Ansätze, die bestehende Prozesse herausfordern und zur Innovation anregen können.

• Anpassung an Markttrends: Extern Rekrutierte können aktuelle Markttrends und Branchenkenntnisse einbringen, die intern möglicherweise fehlen.

Flexibilität in der Personalplanung

• Projektbezogene Einstellung: Für temporäre oder projektbasierte Rollen bietet externe Personalbeschaffung eine flexible Lösung, um Bedarfsspitzen ohne langfristige Verpflichtungen zu managen.

• Schnelle Verfügbarkeit: Externe Kandidaten sind oft schneller verfügbar, da sie aus einer aktiven oder passiven Jobsuche kommen.

Wettbewerbsvorteil

• Wettbewerbsfähigkeit: Durch das Einstellen der besten verfügbaren Talente, unabhängig von ihrer bisherigen Zugehörigkeit zum Unternehmen, bleiben Unternehmen wettbewerbsfähig.

• Qualitätssteigerung: Durch die Einstellung hochqualifizierter externer Bewerber kann die Qualität der Arbeit und die Produktivität im Unternehmen gesteigert werden.

Unternehmenswachstum und -entwicklung

• Skalierbarkeit: Externe Einstellungen sind oft entscheidend, wenn es darum geht, schnell zu skalieren und auf Wachstumschancen zu reagieren.

• Kulturelle Erneuerung: Neue Mitarbeiter können dazu beitragen, die Unternehmenskultur zu bereichern und zu erneuern, was langfristig zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit führen kann.

Diese Vorteile zeigen, wie wichtig und effektiv externe Personalbeschaffung für die dynamische Entwicklung und Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens sein kann.

Herausforderungen der externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung kann jedoch auch Herausforderungen mit sich bringen. Zu den gängigsten Herausforderungen gehören:

• Konkurrenz: Unternehmen müssen oft mit anderen Unternehmen um die besten Kandidaten konkurrieren. In einem umkämpften Arbeitsmarkt kann es schwierig sein, sich von der Konkurrenz abzuheben und die Aufmerksamkeit der Top-Talente zu gewinnen.

• Kosten: Die externe Personalbeschaffung kann teuer sein, insbesondere wenn Unternehmen auf Personalvermittler und Recruiting-Agenturen zurückgreifen. Die Kosten für Anzeigen, Agenturgebühren und andere Rekrutierungsmaßnahmen können sich schnell summieren.

• Zeitaufwand: Die externe Personalbeschaffung kann auch viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Unternehmen selbst nach Kandidaten suchen. Der Prozess der Stellenausschreibung, Sichtung der Bewerbungen, Durchführung von Interviews und Auswahl der besten Kandidaten kann langwierig sein.

• Risiko der Fehlbesetzung: Unternehmen laufen das Risiko, dass sie die falschen Kandidaten einstellen, wenn sie nicht sorgfältig recherchieren und die Kandidaten nicht gründlich prüfen. Eine Fehlbesetzung kann nicht nur kostspielig sein, sondern auch die Teamdynamik und Produktivität negativ beeinflussen.

Diese Herausforderungen erfordern eine sorgfältige Planung und Umsetzung der Rekrutierungsstrategien, um die besten Ergebnisse zu erzielen und die Risiken zu minimieren.

Externe Personalbeschaffung Beispiele

Nutzung von Online-Jobbörsen: Unternehmen schalten Stellenanzeigen auf Plattformen wie LinkedIn, Indeed oder Monster, um eine breite Palette von Kandidaten anzusprechen und qualifiziertes Personal zu finden. Die Nutzung dieser Plattformen ermöglicht es, gezielt nach den besten Talenten zu suchen und sicherzustellen, dass das Unternehmen mit den richtigen Fachkräften besetzt ist.

Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsagenturen: Viele Unternehmen greifen auf die Expertise von Recruiting-Agenturen zurück, die darauf spezialisiert sind, passende Kandidaten für spezielle oder schwer zu besetzende Positionen zu finden.

Headhunting: Für Führungspositionen oder hochspezialisierte Rollen nutzen Unternehmen oft Headhunter, die gezielt nach Top-Kandidaten suchen, die bereits in ähnlichen Rollen erfolgreich sind und möglicherweise nicht aktiv auf Jobsuche sind.

Teilnahme an Karrieremessen: Unternehmen präsentieren sich auf Karrieremessen und Branchenveranstaltungen, um direkt mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Soziale Medien Kampagnen: Einsatz von zielgerichteten Werbekampagnen auf sozialen Medien wie Facebook, Twitter oder Instagram, um eine jüngere Zielgruppe zu erreichen oder spezielle Talente in kreativen Bereichen anzusprechen.

Empfehlungsprogramme: Auch wenn dies teilweise intern initiiert wird, öffnen viele Unternehmen ihre Empfehlungsprogramme für externe Quellen, indem sie Anreize für Empfehlungen durch Personen außerhalb des Unternehmens bieten.

Diese Beispiele zeigen, wie vielfältig die Methoden und Kanäle für die externe Personalbeschaffung sein können, um den unterschiedlichsten Bedürfnissen und Anforderungen der Unternehmen gerecht zu werden.

Externe Personalbeschaffung und Digitalisierung

Die Digitalisierung hat auch die externe Personalbeschaffung transformiert. Technologien wie Applicant Tracking Systeme (ATS) automatisieren den Rekrutierungsprozess und verbessern die Arbeitgebermarke durch die Veröffentlichung auf verschiedenen Jobportalen. Moderne ATS bieten auch Funktionen wie Chatbots für die Interaktion mit Bewerbern, verbesserte Zusammenarbeit der Einstellungsbeteiligten und fortschrittliche Tracking-Funktionen.

Die Zukunft von ATS wird voraussichtlich weitere Verbesserungen in der Benutzerfreundlichkeit, die Integration mit anderen HR-Systemen und den Ausbau von KI-Funktionen beinhalten. Bei der Auswahl eines geeigneten ATS-Anbieters sollten Unternehmen Kriterien wie Funktionalität, Kosten und Bereitstellungsoptionen berücksichtigen.

Zukunft der externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung wird in Zukunft weiterhin eine wichtige Rolle spielen, um Unternehmen zu helfen, die besten Kandidaten zu finden. Es gibt jedoch auch Trends und Entwicklungen, die die externe Personalbeschaffung beeinflussen werden. Zu den gängigsten Trends gehören:

• Digitalisierung: Die Digitalisierung wird die externe Personalbeschaffung weiterhin beeinflussen, insbesondere durch die Nutzung von Social-Media-Kampagnen und Online-Plattformen. Digitale Tools und Technologien ermöglichen es Unternehmen, den Rekrutierungsprozess zu optimieren und effizienter zu gestalten.

• Artificial Intelligence: Die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) wird die externe Personalbeschaffung weiterhin beeinflussen, insbesondere durch die Automatisierung von Prozessen und die Analyse von Daten. KI kann dabei helfen, geeignete Kandidaten schneller zu identifizieren und den Auswahlprozess zu verbessern.

• Diversität und Inklusion: Unternehmen werden in Zukunft mehr Wert auf Diversität und Inklusion legen, um eine vielfältigere Belegschaft zu schaffen. Dies umfasst die bewusste Rekrutierung von Kandidaten aus unterschiedlichen Hintergründen und die Förderung einer inklusiven Unternehmenskultur.

Diese Trends zeigen, dass die externe Personalbeschaffung sich ständig weiterentwickelt und Unternehmen flexibel und anpassungsfähig bleiben müssen, um die besten Talente zu gewinnen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Fazit und Nachteile der externen Personalbeschaffung

Externe Personalbeschaffung spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen, die darauf abzielen, ihre Teams mit frischen Talenten und neuen Perspektiven zu bereichern. Diese Strategie bietet nicht nur Zugang zu einem breiteren und vielfältigeren Talentpool, sondern ermöglicht es auch, spezialisierte Fähigkeiten schnell zu integrieren, die intern möglicherweise nicht verfügbar sind. Durch innovative Ansätze in der Rekrutierung, wie Social-Media-Kampagnen, Zusammenarbeit mit Personalagenturen und Teilnahme an Karrieremessen, können Unternehmen effektiv auf sich wandelnde Marktanforderungen reagieren und bleiben im Wettbewerb vorn.

Allerdings bringt die externe Personalbeschaffung auch Herausforderungen mit sich, insbesondere in Bezug auf die Kosten und die Integration neuer Mitarbeiter in die bestehende Unternehmenskultur. Es ist daher essenziell, dass Unternehmen ihre Rekrutierungsstrategien sorgfältig planen und umsetzen, um die Vorteile der externen Personalbeschaffung optimal zu nutzen und gleichzeitig die potenziellen Risiken zu minimieren. Kurz gesagt, externe Personalbeschaffung ist ein kraftvolles Werkzeug, das, wenn es richtig eingesetzt wird, zur Steigerung der Innovationsfähigkeit und zur langfristigen Erfolgssicherung eines Unternehmens beitragen kann.