Payroll, hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Wat is payroll?

Payroll is een dienstverlening waarbij een inlenend bedrijf de complexe personeels- en salarisadministratie uitbesteedt aan een payrollbedrijf.

Het inlenende bedrijf blijft verantwoordelijk voor het werven en selecteren van werknemers en bepaalt de arbeidsvoorwaarden en het beleid. Het payrollbedrijf neemt vervolgens de administratieve taken, zoals de loonadministratie, afdracht van sociale premies en het opstellen van arbeidsovereenkomsten, van het inlenende bedrijf over.

Een belangrijk kenmerk van payroll is dat het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt van de payroll medewerker, terwijl het inlenende bedrijf de functionele werkgever blijft.

Dit betekent dat de werknemer werkt onder leiding en toezicht van het inlenende bedrijf, terwijl het payrollbedrijf de juridische verantwoordelijkheid draagt.

Verschil tussen payroll en uitzendbureau

Payroll en uitzendbureaus zijn beide vormen van flexibele arbeid, maar er zijn enkele belangrijke verschillen tussen beide diensten.

Een uitzendbureau is verantwoordelijk voor de werving en selectie van tijdelijk personeel voor het inlenende bedrijf. Het uitzendbureau blijft de juridische werkgever van het personeel en is verantwoordelijk voor de loonadministratie en andere administratieve taken.

Het inlenende bedrijf is verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding en instructies van het personeel. Het inlenende bedrijf betaalt ook een tarief aan het uitzendbureau voor de diensten.

Bij payrolling wordt de administratieve en juridische verantwoordelijkheid voor de payrollmedewerkers overgedragen aan het payrollbedrijf.

Het payrollbedrijf wordt de juridische werkgever van de payrollmedewerkers en is verantwoordelijk voor de loonadministratie, het opstellen van arbeidsovereenkomsten en het afdragen van sociale premies.

Het inlenende bedrijf is verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding en instructies van de payrollmedewerkers en betaalt een vergoeding aan het payrollbedrijf voor de diensten.

De voordelen van payroll

Payroll biedt verschillende voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. Naast arbeidsvoorwaarden voor payrollkrachten zijn er ook belangrijke voordelen van payroll.

Voordelen van payroll voor de werkgever:

• Minder administratieve taken: Door de administratieve taken, zoals de loonadministratie en het opstellen van arbeidsovereenkomsten, uit te besteden aan een payrollbedrijf, heeft het inlenende bedrijf meer tijd en energie om zich te concentreren op de kernactiviteiten.
  
  
• Kostenbesparend: Payroll kan kostenbesparend zijn voor bedrijven die anders personeel zouden moeten inhuren om de administratieve taken uit te voeren of die zelf tijd en middelen zouden moeten besteden aan het aanwerven en opleiden van personeel.
  
  
• Flexibiliteit: Payroll kan bedrijven flexibiliteit bieden, doordat zij gemakkelijk en snel personeel kunnen inhuren en ontslaan zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken over de administratieve lasten die daarbij komen kijken.
  
  
• Risicovermindering: Door de juridische verantwoordelijkheid voor de payroll medewerkers over te dragen aan het payrollbedrijf, kan het inlenende bedrijf het risico op juridische problemen en boetes verminderen.

Voordelen van payroll voor de werknemer:

• Meer zekerheid: Payrollmedewerkers hebben recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden en geldende cao's als werknemers in dienst van het inlenende bedrijf. Hierdoor hebben zij meer zekerheid en kunnen zij rekenen op gelijke behandeling en bescherming.
  
  
• Snelle betaling: Door het gebruik van een payrollbedrijf worden payrollmedewerkers snel en regelmatig betaald zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken over administratieve taken, zoals het opstellen van facturen of het verwerken van salarisadministratie.
  
  
• Toegang tot verschillende werkgevers: Payrolling kan voor werknemers een mogelijkheid zijn om toegang te krijgen tot verschillende werkgevers en werkomgevingen, waardoor zij hun vaardigheden kunnen ontwikkelen en hun netwerk kunnen uitbreiden.

Het is belangrijk op te merken dat de voordelen van payrolling afhankelijk zijn van de specifieke omstandigheden en behoeften van het inlenende bedrijf en de payrollmedewerker.

Het is daarom altijd aan te raden om een zorgvuldige afweging te maken van de voor- en nadelen voordat je besluit om gebruik te maken van payrolling.

De nadelen van payroll

Hoewel payroll verschillende voordelen biedt voor zowel werkgevers als werknemers, zijn er ook nadelen verbonden aan deze vorm van dienstverlening.

Nadelen van payroll voor de werkgever:

• Hogere kosten: Payrollbedrijven brengen meestal hogere kosten in rekening dan wanneer het inlenende bedrijf de administratieve taken zelf uitvoert. Dit kan vooral een nadeel zijn voor kleine bedrijven met beperkte middelen.
  
  
• Minder controle: Doordat het payrollbedrijf de administratieve taken uitvoert, heeft het inlenende bedrijf minder controle over de payroll medewerker en minder inzicht in de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer.
  
  
• Mogelijke beperkingen: Payrollbedrijven kunnen beperkingen opleggen aan het inlenende bedrijf, zoals het niet mogen aannemen van eigen personeel of het beperken van de duur van tijdelijke contracten. Dit kan van invloed zijn op de bedrijfsvoering van het inlenende bedrijf.

Nadelen van payroll voor de werknemer:

• Minder binding: Doordat de payroll medewerker niet in dienst is van het inlenende bedrijf, kan er minder binding zijn met de bedrijfscultuur en kan het moeilijker zijn om te integreren in het team.
  
  
• Mogelijke onduidelijkheid: Payrollmedewerkers hebben soms minder duidelijkheid over hun positie en arbeidsvoorwaarden, omdat zij te maken hebben met zowel het payrollbedrijf als het inlenende bedrijf. Dit kan leiden tot onzekerheid over de duur van het contract en de hoogte van het salaris.
  
  
• Minder voordelen: Payrollmedewerkers hebben soms minder toegang tot secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals pensioenregelingen en opleidingsmogelijkheden, dan werknemers in dienst van het inlenende bedrijf.

Het is belangrijk om de voor- en nadelen van payrolling af te wegen voordat je besluit om hier gebruik van te maken. Het is ook belangrijk om te zorgen voor duidelijke communicatie en transparantie tussen alle betrokken partijen om mogelijke problemen te voorkomen.

Verschil tussen juridisch werkgeverschap en functioneel werkgeverschap

Een belangrijk aspect van payrolling is het onderscheid tussen juridisch werkgeverschap en functioneel werkgeverschap.

De juridische werkgever is verantwoordelijk voor de administratieve en juridische taken, terwijl de functionele werkgever verantwoordelijk is voor de dagelijkse begeleiding en instructies van de werknemer.

De juridische werkgever in een payrollconstructie is het payrollbedrijf. Dit betekent dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor de loonadministratie, afdracht van sociale premies en het opstellen van arbeidsovereenkomsten voor de payroll medewerker.

Het payrollbedrijf draagt ook de juridische verantwoordelijkheid voor de payroll medewerker en is verplicht om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

De functionele werkgever is het inlenende bedrijf. Dit betekent dat het inlenende bedrijf verantwoordelijk is voor de dagelijkse begeleiding en instructies van de werknemer.

Het inlenende bedrijf geeft de werknemer instructies over de uit te voeren werkzaamheden en zorgt voor de benodigde materialen en faciliteiten. Het inlenende bedrijf is ook verantwoordelijk voor het toezicht op de werknemer en het nemen van disciplinaire maatregelen indien nodig.

Formele en materiële werkgever

Binnen het juridisch werkgeverschap wordt een onderscheid gemaakt tussen de formele werkgever en de materiële werkgever. De formele werkgever is de juridische werkgever, het payrollbedrijf. De materiële werkgever is het inlenende bedrijf dat de feitelijke werkgever is van de werknemer.

Payrolling en Wet arbeidsmarkt in Balans (WAB)

Payrolling is in Nederland onderhevig aan de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB), die in 2020 is ingevoerd.

De WAB bepaalt onder andere dat payrollmedewerkers recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden en geldende cao's als werknemers in dienst van het inlenende bedrijf.

Het payrollbedrijf is verplicht om een adequate pensioenregeling aan te bieden aan de payroll medewerker en om de loondoorbetaling te garanderen bij ziekte of arbeidsongeschiktheid.

Payrolling is een vorm van arbeidsbemiddeling waarbij een inlenend bedrijf de complexe personeels- en salarisadministratie uitbesteedt aan een payrollbedrijf.

In tegenstelling tot uitzendbureaus, die werknemers leveren voor tijdelijke projecten of periodes, werkt een payroll medewerker in dienst van het payrollbedrijf voor een langere periode bij het inlenende bedrijf.

Hoe verloopt de samenwerking tussen HR en payroll?

De samenwerking tussen HR en payroll is van groot belang om ervoor te zorgen dat de administratieve en juridische taken van payrolling soepel verlopen.

HR en payroll hebben elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden, maar werken samen om ervoor te zorgen dat de payrollmedewerkers op een efficiënte en effectieve manier worden beheerd. HR is verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding en instructies van de payrollmedewerkers.

HR werkt nauw samen met het inlenende bedrijf om ervoor te zorgen dat de payrollmedewerkers worden voorzien van de benodigde faciliteiten en materialen en om de werknemers te begeleiden bij hun werkzaamheden.

Daarnaast is HR verantwoordelijk voor de werving en selectie van de payrollmedewerkers en voor het opstellen van de functiebeschrijvingen en werkinstructies.

Payroll is verantwoordelijk voor de administratieve en juridische taken, zoals de loonadministratie, het opstellen van arbeidsovereenkomsten en het afdragen van sociale premies.

Payroll werkt nauw samen met het inlenende bedrijf om ervoor te zorgen dat de payrollmedewerkers worden betaald volgens de geldende arbeidsvoorwaarden en cao's.

Daarnaast is payroll verantwoordelijk voor het beheer van de personeelsadministratie en het bijhouden van de verlof- en ziektedagen van de payrollmedewerkers.

Digitaliseer je personeelsadministratie

In dit artikel hebben we gekeken naar de betekenis van payrolling, de voordelen en nadelen voor zowel werkgevers als werknemers, het verschil tussen juridisch werkgeverschap en functioneel werkgeverschap, de samenwerking tussen HR en payroll en het verschil tussen payrolling en uitzenden.

Als bedrijf dat zich bezighoudt met personeelsplanning en urenregistratie begrijpen we als geen ander de complexiteit van personeelsbeheer. Met onze software willen we bedrijven helpen om dit proces te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Onze software biedt oplossingen voor het plannen van personeel, het bijhouden van urenregistratie, het beheren van verlofregistratie en het maken van rapportages.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen