Dit is hoe je een professionele ontslagbrief opstelt

Wat is een ontslagbrief?

Een ontslagbrief is een formele schriftelijke mededeling waarin een werknemer zijn of haar intentie aangeeft om een arbeidsovereenkomst met de werkgever te beëindigen. In deze brief geeft de werknemer doorgaans de reden van het ontslag aan en vermeldt hij of zij de opzegtermijn die van toepassing is volgens de arbeidsovereenkomst of de geldende wetgeving.

Een ontslagbrief dient meestal persoonlijk te worden overhandigd of per aangetekende post te worden verzonden, om te zorgen voor een bewijs van ontvangst. Het is belangrijk om in de brief duidelijk en beknopt te zijn, en het is aan te raden om ook een kopie van de brief te bewaren voor de eigen administratie.

Wat moet er in een ontslagbrief staan?

Om een formele ontslagbrief op te stellen, is het essentieel om belangrijke elementen op te nemen en deze op de juiste manier te begrijpen. Deze omvatten:

• Een duidelijke verklaring over de beëindiging van je arbeidsovereenkomst.
• De opzegtermijn volgens de wettelijke voorschriften.
• Naam en adres van het bedrijf.
• Jouw volledige naam en huidige adres.
• De datum waarop de brief wordt verstuurd of bezorgd.
• De datum waarop de opzegtermijn ingaat.
• Datum van jouw laatste werkdag.
• Een handtekening met jouw naam, datum en plaats.

Daarnaast kun je een verzoek om een tewerkstelling certificaat, een positieve aanbeveling voor toekomstige arbeidsmogelijkheden of een dankbetuiging voor de bij het bedrijf doorgebrachte tijd opnemen. Het is ook essentieel om aan te geven of je ongebruikte vakantiedagen wilt opnemen voordat je vertrekt.

Hoewel de taal van je ontslagbrief waarschijnlijk Nederlands is, kan het nodig zijn om hem in een andere taal op te stellen als je bedrijf internationaal actief is. Hoe dan ook, de gebruikte taal moet overeenkomen met die van jouw arbeidsovereenkomst. Het is een goed idee om je contract zorgvuldig te controleren voordat je je ontslagbrief opstelt, om er zeker van te zijn dat je alle clausules volgt.

Ontslag nemen met of zonder opzegtermijn

Wanneer een werknemer ontslag indienen neemt, moet de wettelijk voorgeschreven opzegtermijn in acht worden genomen. Bij niet-naleving kan de werkgever een vergoeding eisen ter hoogte van het volledige loon over de opzeggingstermijn. Als een werknemer zich tijdens een deel van de opzeggingstermijn niet op het werk meldt, moet het loon voor de overeenkomstige periode worden terugbetaald. Het is belangrijk op te merken dat ziektedagen en vakantiedagen niet kunnen worden meegerekend voor de opzegtermijn.

Gewoonlijk begint de opzegtermijn op de eerste dag van de volgende maand na de indiening van het ontslag. De arbeidsovereenkomst kan andere voorwaarden bevatten, dus het is raadzaam om die te raadplegen om de bijzonderheden te begrijpen. Met wederzijdse instemming kan de werknemer echter met de werkgever onderhandelen over de wettelijke duur van de opzegtermijn. Bij een ontslagbrief op staande voet moet de werkgever dit in de brief vermelden en aangeven dat hij het werk wil beëindigen zonder de opzegtermijn in acht te nemen.

Ontslag uit een tijdelijk contract

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt in principe bij het verstrijken van de overeengekomen arbeidsduur. Om misverstanden te voorkomen, kan het nuttig zijn om schriftelijk te bevestigen dat je het contract niet wilt verlengen. Sommige tijdelijke contracten kunnen een wettelijke opzegtermijn bevatten die in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.

In geval van beëindiging tijdens een proeftijd moet je je werkgever mondeling informeren. Het is echter ook raadzaam om die kennisgeving schriftelijk te bevestigen.

Waarom is een ontslagbrief belangrijk?

Een officiële ontslagbrief is een cruciaal document waarin het besluit van een werknemer om zijn huidige baan te verlaten formeel wordt meegedeeld. Het dient als een eerste schriftelijke bevestiging en vastlegging van de intentie van de werknemer om ontslag te nemen en schetst de voorwaarden van het vertrek bij het bedrijf.

Er zijn verschillende redenen waarom een ontslagbrief essentieel is:

• Professionaliteit: Het indienen van een ontslagbrief is een professionele manier om een baan te verlaten. Het laat zien dat de werknemer zijn vertrek serieus neemt en bereid is de juiste protocollen te volgen.

• Documentatie: Een ontslagbrief creëert een schriftelijke vastlegging van de intentie van de werknemer om ontslag te nemen, wat belangrijk kan zijn voor eventuele juridische geschillen of kwesties met betrekking tot het vertrek van de werknemer.

• Duidelijkheid: Een ontslagbrief zorgt voor duidelijke communicatie tussen de werknemer en de werkgever over het vertrek van de werknemer. Het schetst de datum van vertrek en alle andere relevante details, wat kan helpen om verwarring of misverstanden te voorkomen.

• Respectvol: Het indienen van een ontslagbrief is een respectvolle manier om een baan te verlaten. Het toont aan dat de werknemer de tijd en inspanningen van zijn werkgever waardeert en bereid is zijn ontslag aan te bieden en ondersteuning te bieden tijdens de overgang.

Kortom, een ontslagbrief is een belangrijk document dat dient als een professionele, respectvolle en duidelijke mededeling van het voornemen van een werknemer om korte ontslagbrief te nemen.

Tips voor het schrijven van een ontslagbrief

Een goede opzegtermijn is cruciaal. Als je van plan bent jouw functie neer te leggen, is het raadzaam jouw werkgever ten minste twee weken van tevoren in kennis te stellen. Een professionele ontslagbrief schrijven doe je twee weken voor de beoogde ontslagdatum. De belangrijkste informatie die je in je brief moet vermelden is de datum waarop je van plan bent het bedrijf te verlaten. Zo kan je werkgever je vertrek goed voorbereiden. Zorg ervoor dat je de datum aan het begin van de brief vermeldt.

Druk dankbaarheid uit:

Het zou helpen als je ook waardering uitspreekt voor jouw tijd bij het bedrijf. Zelfs als je een minder goede ervaring hebt gehad, is het toch gepast om jouw dankbaarheid uit te drukken. Een eenvoudige verklaring zoals "Ik heb genoten van mijn tijd bij ABC bedrijf" of "Het was een genoegen om de afgelopen twee jaar bij ABC bedrijf te werken" volstaat.

Bied hulp aan:

Indien mogelijk, biedt je werkgever hulp aan bij het vinden van een vervanger. Deze hulp kan verschillende vormen aannemen, zoals hulp bij het werven of opleiden van een nieuwe werknemer, het opstellen van overgangsdocumenten, of het verstrekken van je e-mailadres voor toekomstige vragen na je vertrek. De omvang van je hulp bepaal je zelf.

Vraag om opheldering:

Als je vragen hebt over je voordelen, het verplicht teruggeven van bedrijfseigendommen of andere relevante zaken, kun je die in je brief opnemen.

Vermijd negatieve zaken:

Een ontslagbrief schrijven is niet geschikt om grieven te uiten over collega's, managers of het bedrijf. Vergeet niet dat je in de toekomst misschien een referentie nodig hebt van deze personen, dus het is essentieel om een professionele toon aan te houden en negativiteit of klachten te vermijden.

Houd een ontslagbrief kort:

Een ontslagbrief moet eenvoudig, doelgericht en beknopt zijn. Het is niet nodig een gedetailleerde uitleg te geven van je redenen om te vertrekken. Houd de brief professioneel en vermijd om in te gaan op persoonlijke zaken.

Gebruik een zakelijk briefformaat:

Voor een professionele toon volg je het voorbeeldbrief in standaard zakelijke briefformaat. Neem een kop op met de naam en het adres van de werkgever, de datum en jouw naam en adres.

Proeflezen:

Lees je brief zorgvuldig na voordat je hem verstuurt. Misschien heb je in de toekomst een aanbeveling van je werkgever nodig, dus je wilt er zeker van zijn dat je laatste werkdag gepolijst is.

Recht op een getuigschrift

Als je documentatie over je werk nodig hebt voor toekomstige werkgevers, vraag dan bij het indienen van je ontslagbrief om een schriftelijke bevestiging van je werkgever. Volgens de arbeidswetgeving moet je werkgever een schriftelijke bevestiging afgeven met een overzicht van de aard van je werk, de werkuren en de arbeidsdag. Eventuele vermelding van andere werkprestaties kan echter alleen plaatsvinden met jouw toestemming.

Wel of geen ontslagbrief per e-mail?

Je kunt de ontslagbrief indienen tijdens een persoonlijk gesprek, per e-mail versturen of via de post laten verzenden. Zorg ervoor dat je een ontvangstbewijs vraagt voordat je in gesprek gaat. De brief die je stuurt om direct ontslag te nemen moet aangetekend zijn als het per brief verstuurd is.

Ontslagbrief voorbeeld

Hieronder hebben we 4 voorbeelden uitgeschreven. Formeel en informeel, een korte en een lange versie. 

Tip: Je kunt ook het voorbeeld ontslagbrief kant en klaar downloaden, volledig gratis. 

Voorbeeld ontslagbrief formeel, korte versie

[datum] [naam en adres van de werkgever]

Geachte [achternaam van de werkgever],

Hierbij deel ik u mede dat ik per [laatste werkdag] mijn ontslag indien bij [bedrijfsnaam]. Volgens de geldende opzegtermijn zal mijn laatste werkdag op [laatste werkdag] zijn.

Ik wil u bedanken voor de kansen die ik binnen het bedrijf heb gekregen.

Met vriendelijke groet,

[handtekening] [uw naam]

Voorbeeld ontslagbrief formeel, lange versie

[datum] [naam en adres van de werkgever]

Geachte [achternaam van de werkgever],

Middels deze brief wil ik u formeel op de hoogte stellen van mijn besluit om mijn arbeidsovereenkomst bij [bedrijfsnaam] te beëindigen. Conform de arbeidsovereenkomst en de geldende wetgeving, hanteer ik een opzegtermijn van [aantal weken/maanden], waardoor mijn laatste werkdag op [laatste werkdag] zal zijn.

De beslissing om ontslag te nemen is niet lichtvaardig genomen. Ik heb veel geleerd en ben dankbaar voor de kansen en ervaringen die ik binnen het bedrijf heb opgedaan. Echter, na zorgvuldige overweging heb ik besloten dat het tijd is voor een nieuwe uitdaging in mijn carrière.

Ik wil u en het team bedanken voor de prettige samenwerking en de professionele groei die ik heb mogen ervaren. Ik zal de opgedane kennis en vaardigheden zeker meenemen in mijn verdere loopbaan.

Mocht u assistentie nodig hebben bij de overdracht van mijn werkzaamheden, dan ben ik uiteraard bereid om hieraan bij te dragen.

Met vriendelijke groet,

[handtekening] [uw naam]

Voorbeeld ontslagbrief informeel, korte versie

[datum] [naam en adres van de werkgever]

Beste [voornaam van de werkgever],

Ik wil je laten weten dat ik heb besloten om ontslag te nemen bij [bedrijfsnaam]. Mijn laatste werkdag zal op [laatste werkdag] zijn, rekening houdend met de opzegtermijn.

Bedankt voor de fijne tijd en de kansen die ik heb gekregen.

Groetjes,

[uw naam]

Voorbeeld ontslagbrief informeel, lange versie

[datum] [naam en adres van de werkgever]

Hoi [voornaam van de werkgever],

Ik wil je via deze brief laten weten dat ik heb besloten om ontslag te nemen bij [bedrijfsnaam]. Na goed nagedacht te hebben over mijn toekomst, ben ik tot de conclusie gekomen dat het tijd is voor een nieuwe uitdaging. Ik houd uiteraard rekening met de opzegtermijn, dus mijn laatste werkdag zal op [laatste werkdag] zijn.

Ik wil je hartelijk bedanken voor de kansen die ik bij [bedrijfsnaam] heb gekregen en voor de geweldige tijd die ik hier heb doorgebracht. Ik heb veel geleerd en ben dankbaar voor de steun en begeleiding die ik van jou en het team heb ontvangen.

Uiteraard wil ik graag helpen bij de overdracht van mijn werkzaamheden, zodat mijn vertrek zo soepel mogelijk verloopt voor het team en het bedrijf.

Nogmaals bedankt voor alles en ik wens jou en het bedrijf veel succes in de toekomst. Ik hoop dat we elkaar in de toekomst nog eens tegenkomen.

Vriendelijke groet,

[uw naam]

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen