Transformeer je offboarding voor betere employer branding

Wat is offboarding?

Offboarding, een term die je misschien niet zo vaak hoort als zijn tegenhanger onboarding, is een essentieel onderdeel van het HR-proces. Het betreft de systematische uitvoering van taken en procedures wanneer een medewerker de organisatie verlaat. Of een medewerker nu een nieuwe kans grijpt, met pensionering begint, of simpelweg zijn pad ergens anders kiest, offboarding gaat verder dan een simpel afscheid.

Het is een strategisch proces dat ervoor zorgt dat vertrekkende werknemers op een positieve en georganiseerde manier de organisatie verlaten. Het doel? Een goede overdracht van taken, waarborgen dat de financiële eindbalans klopt, en niet te vergeten het verzamelen van waardevolle feedback.

Offboarding draagt bij aan het behouden van een sterke relatie met oud-medewerkers, het beschermen van je imago en het verbeteren van de employee experience voor toekomstige werknemers. 

Het verschil tussen onboarding en offboarding

Onboarding en offboarding lijken misschien tegenpolen, maar in werkelijkheid zijn ze beide vitale stadia van de 'employee life cycle'. Ze spelen een cruciale rol bij het vormgeven van de employee experience en hebben een aanzienlijke impact op je employer branding.

Onboarding is het proces waarbij nieuwe werknemers in de organisatie worden geïntroduceerd. Het is een cruciale fase waarin de medewerker kennismaakt met zijn collega's, de bedrijfscultuur en de specifieke verantwoordelijkheden van zijn functie. Een goed geplande onboarding zorgt voor een soepele integratie van de medewerker in de organisatie en legt de basis voor een langdurige en productieve relatie.

Aan de andere kant, offboarding is de strategie die in werking treedt wanneer een medewerker de organisatie verlaat. Of de reden nu pensionering, een nieuwe baan of persoonlijke redenen zijn, de offboardinging zorgt voor een naadloze overgang. Het stelt de werkgever in staat om belangrijke learnings te verzamelen, taken correct over te dragen en een positieve laatste indruk achter te laten bij de medewerker die vertrekt.

Kortom, terwijl onboarding draait om het verwelkomen en integreren van nieuwe werknemers, gaat offboarding over het afscheid nemen van vertrekkende werknemers op een gestructureerde en respectvolle manier. Beide processen zijn even belangrijk en verdienen evenveel aandacht in een effectieve personeelsplanning.

Het belang van een goede offboarding

Het belang van een goede offboarding wordt vaak onderschat, maar in werkelijkheid biedt het veel voordelen voor zowel de werkgever als de medewerker die vertrekt. Hier zijn enkele redenen waarom het zo belangrijk is.

Het vergemakkelijken van de taakoverdracht

Een van de belangrijkste voordelen van een goed georganiseerde offboarding is het vergemakkelijken van de overdracht van taken en verantwoordelijkheden. Het minimaliseert de verstoring van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten en zorgt ervoor dat de rest van het team de verantwoordelijkheden van de medewerker die vertrekt kan overnemen zonder problemen.

Het verzamelen van waardevolle feedback

Het offboarding proces biedt je ook een uitstekende gelegenheid om waardevolle feedback te verzamelen van de vertrekkende medewerker. De inzichten die je hieruit kunt halen, kunnen je helpen om de werkomgeving en de employee experience te verbeteren voor toekomstige werknemers.

Het versterken van je relatie en employer brand

Een positieve offboarding ervaring kan de relatie tussen jou en de werknemer die vertrekt versterken. Voormalige medewerkers kunnen ambassadeurs van je bedrijf worden, wat je employer brand kan versterken. Ze kunnen ook terugkeren naar je bedrijf in de toekomst of je organisatie aanbevelen aan potentiële werknemers.

Het correct afhandelen van administratieve zaken

Ten slotte kan een goede offboarding ervaring ervoor zorgen dat alle administratieve zaken, zoals de financiële afhandeling, correct en tijdig worden afgehandeld. Dit vermindert de kans op misverstanden of juridische problemen in de toekomst.

In wezen draagt een zorgvuldig geplande offboarding bij aan de algehele gezondheid van de organisatie en verbetert het de ervaring van zowel huidige als toekomstige werknemers. Het is een investering die loont op lange termijn.

Employee offboarding checklist

Om je te helpen bij de offboarding, hebben we een handige employee offboarding checklist opgesteld. Het is een goede manier om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet en dat de werknemer die vertrekt met een positieve laatste indruk weggaat.

1. Officiële aankondiging: Zodra een werknemer heeft besloten te vertrekken, is het belangrijk om dit op een geschikte manier aan het team en de organisatie te communiceren. Respecteer daarbij de wensen van de vertrekkende werknemer.

2. Overdracht van taken: Stel samen met de medewerker die vertrekt een gedetailleerd plan op voor de overdracht van zijn taken en verantwoordelijkheden.

3. Exitgesprek: Plan een exitgesprek in om terugkoppeling te verzamelen. Dit kan waardevolle inzichten opleveren voor het verbeteren van je organisatie en de employee experience.

4. Administratieve zaken: Zorg ervoor dat alle administratieve zaken, zoals de financiële afhandeling en eventuele ondertekening van documenten, tijdig worden afgehandeld.

5. Teruggave van bedrijfseigendommen: Denk hierbij aan toegangspassen, apparatuur of bedrijfskleding.

6. Afscheid nemen: Of het nu gaat om een afscheidsborrel, een lunch of een persoonlijk bedankje, zorg voor een warm en passend afscheid.

7. Nabehandeling: Houd contact met de vertrekkende werknemer, check of alles naar wens verloopt en nodig hen uit voor alumni-evenementen. Zo houd je de relatie sterk, zelfs nadat ze de organisatie hebben verlaten.

Hoewel de offboarding afhankelijk is van de specifieke situatie en cultuur binnen je organisatie, biedt deze checklist een goede basis om ervoor te zorgen dat je niets belangrijks over het hoofd ziet. Het uitvoeren van een doordacht offboarding proces is een teken van waardering en respect naar je vertrekkende medewerker toe.

Download onze gratis offboarding checklist voor HR managers

Download checklist

8 tips voor een goed afscheid

Elk afscheid is uniek, maar het is belangrijk om het proces soepel en respectvol te laten verlopen. Het belangrijkste is om waardering en begrip te tonen, want goed afscheid nemen is een essentieel onderdeel van het offboarding proces. Hieronder volgen meer tips:

1. Communiceer openlijk

Transparantie is cruciaal wanneer een werknemer weggaat. Communiceer de verandering openlijk en eerlijk naar alle collega's. Dit helpt misverstanden te voorkomen en zorgt voor een sfeer van openheid en respect.

2. Waardeer de inzet

Laat je waardering blijken voor de inzet van de vertrekkende werknemer. Dit kan door middel van een dankwoord tijdens een teamvergadering, een persoonlijke boodschap of een klein cadeau.

3. Organiseer een afscheidsevenement

Of het nu gaat om een afscheidslunch, een borrel of een feest, het samen vieren van de tijd die de medewerker in je organisatie heeft doorgebracht is een mooie manier om afscheid te nemen.

4. Voer een grondig exitgesprek

Het exitgesprek is een kans om waardevolle terugkoppeling te krijgen. Vraag de vertrekkende medewerker naar zijn of haar ervaringen en wat er eventueel verbeterd kan worden in de organisatie.

5. Houd de deur open

Zelfs als een medewerker weggaat, is het goed om de relatie positief te houden. Wie weet, misschien komen ze in de toekomst weer terug of verwijzen ze nieuwe talenten door naar jouw organisatie.

6. Verzorg de administratie

Zorg ervoor dat alle administratieve zaken op tijd zijn afgehandeld, inclusief het afronden van de financiële eindbalans. Dit zorgt voor een naadloze overgang en voorkomt eventuele juridische complicaties.

7. Bied ondersteuning

Afhankelijk van de situatie kan de vertrekkende medewerker ondersteuning nodig hebben, bijvoorbeeld bij het zoeken naar een nieuwe baan. Als werkgever kun je hierbij helpen door referenties aan te bieden of hen in contact te brengen met relevante netwerken.

8. Nodig ze uit voor toekomstige evenementen

Het kan waardevol zijn om de vertrekkende medewerker uit te nodigen voor toekomstige bedrijfsevenementen. Dit helpt om een sterke relatie met voormalige medewerkers te onderhouden en een positieve employer branding uit te stralen.

Waarborg je offboarding met software

Software voor offboarding kan een cruciale rol spelen in het stroomlijnen en waarborgen van het proces wanneer een werknemer je organisatie verlaat. Het biedt een gestructureerde aanpak, verbetert de consistentie en verhoogt de efficiëntie. Hier zijn drie Nederlandse software partijen - BambooHR, Oneteam en Personio, die kunnen helpen bij het waarborgen van je offboarding proces.

BambooHR

BambooHR is een uitgebreid HR-platform dat ook functies voor offboarding biedt. Je kunt taken automatiseren, checklists maken en de voortgang bijhouden. Hierdoor weet je zeker dat geen enkele stap in het proces wordt gemist. Bovendien zorgt BambooHR ervoor dat je voldoet aan alle compliance-eisen tijdens het offboarding proces.

Oneteam

Oneteam is een gebruiksvriendelijke tool die je helpt om efficiënte en zinvolle offboarding ervaringen te creëren. Met Oneteam kun je gepersonaliseerde offboarding routes opzetten, afhankelijk van de rol en het niveau van de vertrekkende medewerker. Zo kun je ervoor zorgen dat de werknemer op de juiste manier wordt erkend en gewaardeerd, en dat hij of zij de organisatie op een positieve manier verlaat.

Personio

Personio is een alles-in-een HR software die je kunt gebruiken om het offboarding proces te beheren. Met deze tool kun je het volledige offboarding proces plannen en taken en verantwoordelijkheden toewijzen aan de betrokken personen. Daarnaast kun je met Personio alle benodigde documenten beheren en bewaren, wat helpt om alles ordelijk en transparant te houden.

Door gebruik te maken van deze software-oplossingen kun je het offboarding proces stroomlijnen en optimaliseren. Je kunt ervoor zorgen dat alle belangrijke stappen worden genomen, van de overdracht van taken tot het exitgesprek, en zo een positieve en professionele offboarding ervaring bieden aan je vertrekkende medewerkers.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen