HRIS: Jouw gids voor HR-technologie

Wat is een HRIS?

Een Human Resources Information System (HRIS), oftewel een HR informatiesysteem, is een interactief systeem dat HR-professionals helpt bij het beheren, organiseren en analyseren van personeelsgegevens en HR-gerelateerde processen binnen een organisatie. HRIS is ontworpen om bedrijven te ondersteunen bij het uitvoeren van zowel strategische als administratieve HR-werkzaamheden, zoals het werven van nieuwe werknemers, het ontwikkelen van personeel met de juiste vaardigheden, en het voldoen aan regelgeving en rapportagevereisten.

De verschillen tussen HRIS, HCM en HRMS

Hoewel de termen HRIS, HCM en HRMS vaak door elkaar worden gebruikt, hebben ze enkele verschillen op het gebied van functionaliteit en focus. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen deze systemen:

HRIS

Zoals eerder besproken, is een HRIS een systeem dat zich richt op het beheren, organiseren en analyseren van personeelsgegevens en HR-gerelateerde processen binnen een organisatie.

Human Capital Management (HCM)

Human Capital Management (HCM) is een bredere term die verwijst naar de strategieën, processen en technologieën die organisaties gebruiken om hun menselijk kapitaal te beheren en te optimaliseren. HCM-systemen omvatten meestal HRIS-functionaliteiten, maar leggen meer nadruk op talentmanagement, zoals werving, prestatiebeheer, opvolgingsplanning en loopbaanontwikkeling.

HRMS

Een HRMS is een geïntegreerde oplossing die alle aspecten van HR-beheer omvat, inclusief HRIS- en HCM-functionaliteiten. HRMS-systemen bieden doorgaans een uitgebreid scala aan tools en functionaliteiten die HR-professionals ondersteunen bij het beheren van de volledige levenscyclus van werknemers, van werving tot pensionering. Naast de functies die door HRIS- en HCM-systemen worden aangeboden, kan een HRMS ook geavanceerde modules bevatten voor bijvoorbeeld strategische personeelsplanning, leren en ontwikkelen, en prestatie- en talentmanagement.

De evolutie van HR-informatiesystemen

De evolutie van HR-informatiesystemen is gekoppeld aan technologische ontwikkelingen en veranderende behoeften van organisaties en HR-professionals. Eerst bestonden er handmatige processen en papieren dossiers, later gevolgd door geautomatiseerde oplossingen zoals spreadsheets en basis personeelssoftware. In de jaren '90 en 2000 leidde de opkomst van internet en thuissoftware tot geavanceerdere HRIS-systemen met werknemers selfservice en geïntegreerde modules. Hierdoor ontstond het concept van HCM. Cloud-gebaseerde oplossingen en mobiele technologieën hebben de markt verder getransformeerd, met HRIS-systemen die overal toegankelijk zijn en eenvoudig kunnen opschalen. Toekomstige HR-informatiesystemen zullen waarschijnlijk verder integreren met opkomende technologieën zoals AI en machine learning om HR-professionals beter te ondersteunen.

Functies van HRIS-software

HRIS-software biedt een breed scala aan functies die HR-professionals helpen bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken en het beheren van verschillende aspecten van personeelsbeheer. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste functies:

Mensen en transacties

HRIS-software helpt bij het beheren van personeelsgegevens, bijhouden van werknemersvoortgang en genereren van rapporten.

Organisatiestructuren

HRIS ondersteunt het definiëren en beheren van organisatiestructuren, zoals afdelingen, teams en functies.

Beheer van uitkeringen

HRIS stroomlijnt het beheer van arbeidsvoorwaarden, zoals pensioenregelingen en ziektekostenverzekeringen.

Tijdbeheer

HRIS-software houdt gewerkte uren, overuren, vakantiedagen en verlofaanvragen bij en biedt medewerkers selfservice-modules.

Wat zijn de voordelen van een HRIS?

Een HRIS biedt tal van voordelen voor organisaties en HR-professionals, waaronder:

HR-workflows automatiseren

Door het automatiseren van routinematige HR-taken, zoals het beheren van verlofaanvragen en het bijwerken van personeelsgegevens, kunnen HR-professionals zich concentreren op meer strategische werkzaamheden en tijd besparen op administratieve taken. Dit leidt tot verhoogde efficiëntie en een vermindering van menselijke fouten.

Versnelde recruitment process

Een HRIS kan het wervingsproces versnellen door het stroomlijnen van sollicitatieprocedures, het beheren van vacatures, het bijhouden van kandidaat gegevens en het automatiseren van communicatie met sollicitanten. Dit helpt organisaties bij het sneller vinden en aantrekken van nieuwe werknemers met de juiste vaardigheden.

Loonadministratie beheren

HRIS-systemen bieden tools voor het efficiënt beheren van salarisadministratie, zoals het bijhouden van gewerkte uren, het berekenen van salarissen en het uitvoeren van loonbetalingen. Dit zorgt voor nauwkeurige en tijdige betalingen, wat bijdraagt aan de tevredenheid van het personeel en naleving van de wet- en regelgeving.

Loonschaal gegevens

Met een HRIS kunnen organisaties loonschaal gegevens beheren en bijhouden, zodat ze concurrerende salarissen en compensatiepakketten kunnen bieden die aansluiten bij de markt en de vaardigheden van hun werknemers.

Afwezigheidsbeheer

Een HRIS stelt HR-professionals in staat om effectief het verzuim van werknemers te beheren, inclusief het bijhouden van vakantiedagen, ziekte verlof en andere vormen van afwezigheid. Dit zorgt voor een beter inzicht in de beschikbaarheid van werknemers en helpt bij het plannen van personeel.

Employee self-service (ESS)

ESS-functies stellen werknemers in staat om hun eigen persoonlijke gegevens bij te werken, verlofaanvragen in te dienen en toegang te krijgen tot belangrijke documenten. Dit vermindert de administratieve last voor HR en stelt werknemers in staat om snel en eenvoudig hun zaken te regelen.

Training en opleiding bijhouden

HRIS-systemen bieden tools voor het beheren en bijhouden van werknemersopleidingen, certificeringen en ontwikkelingsplannen. Dit helpt organisaties bij het waarborgen van de groei en ontwikkeling van hun personeelsbestand, wat bijdraagt aan betere prestaties en retentie.

Rapportages & analyses

HRIS-systemen stellen HR-professionals in staat om gedetailleerde rapporten en analyses te genereren op basis van personeelsgegevens. Dit helpt bij het nemen van geïnformeerde beslissingen over zaken als personeelsplanning, prestatie beoordeling, opleiding en ontwikkeling, en retentie. Analytische tools in HRIS-software kunnen trends en patronen identificeren, knelpunten in HR-processen blootleggen en mogelijkheden voor verbetering aangeven. Bovendien kan het gebruik van rapportages en analyses bijdragen aan het versterken van de strategische rol van HR binnen de organisatie en het bevorderen van data gestuurde besluitvorming.

Een HRIS implementeren

Het succesvol implementeren van een HRIS binnen jouw organisatie vereist een zorgvuldige planning en betrokkenheid van alle belanghebbenden. Hier zijn enkele stappen om te overwegen bij de implementatie van een HRIS:

Zorg voor duidelijkheid over de voordelen

Het is belangrijk om de voordelen van een HRIS duidelijk te communiceren aan alle betrokkenen, zoals het management en werknemers. Benadruk hoe het systeem de efficiëntie zal verhogen, de administratieve lasten zal verminderen en zal bijdragen aan de groei en ontwikkeling van het personeelsbestand.

Gebruik een top-downbenadering

Een succesvolle HRIS-implementatie vereist steun en betrokkenheid van het management. Door een top-downbenadering te hanteren, kun je ervoor zorgen dat de implementatie van het systeem prioriteit krijgt en dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om het project tot een succes te maken.

Rollen en toegangsrechten definiëren

Bij het implementeren van een HRIS is het belangrijk om duidelijk te definiëren welke rollen en rechten verschillende gebruikers in het systeem zullen hebben. Dit helpt bij het waarborgen van de beveiliging en vertrouwelijkheid van personeelsgegevens en het voorkomen van ongeoorloofde toegang tot gevoelige informatie.

Zorg voor betrokkenheid van alle afdelingen

Om een soepele en succesvolle implementatie te garanderen, is het cruciaal om alle afdelingen binnen de organisatie te betrekken bij het proces. Zorg voor een open communicatie tussen HR, IT, financiën en andere afdelingen om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan de behoeften van alle belanghebbenden en dat eventuele problemen snel worden opgelost.

Stel een projectplan op

Een gedetailleerd projectplan helpt bij het organiseren van de HRIS-implementatie en zorgt ervoor dat alle belangrijke mijlpalen en doelen worden bereikt. Het plan moet onder andere een tijdlijn bevatten voor de implementatie, duidelijke verantwoordelijkheden en taken voor projectleden, en een overzicht van de middelen die nodig zijn om het project tot een succes te maken. Door een projectplan op te stellen en regelmatig te evalueren, kun je de voortgang bewaken en eventuele uitdagingen tijdig aanpakken.

Valkuilen bij het implementeren van een HRIS

Bij de implementatie van een HRIS kunnen organisaties en HR-professionals een aantal valkuilen tegenkomen. Door deze potentiële uitdagingen te herkennen en aan te pakken, kun je ervoor zorgen dat jouw HRIS-implementatie succesvol verloopt.

• Onvoldoende betrokkenheid van het management: Zorg voor managementondersteuning en informeer hen over de voordelen van het HRIS.
• Slechte communicatie tussen afdelingen: Stimuleer open en transparante communicatie tussen HR, IT en andere afdelingen.
• Onvoldoende training en ondersteuning: Bied voldoende training en ondersteuning om werknemers vertrouwd te maken met het nieuwe systeem.
• Gebrek aan aandacht voor gegevensbeveiliging: Werk samen met IT- en beveiligingsexperts om gegevensbescherming te waarborgen.
• Geen duidelijk projectplan: Stel een gedetailleerd projectplan op met mijlpalen, verantwoordelijkheden en middelen.
• Verzet tegen verandering: Communiceer de voordelen, betrek werknemers en luister naar hun zorgen voor een soepele overgang.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen