HRIS: Spielwechsler in der Personalverwaltung

Was ist HRIS?

Ein HRIS (Human Resources Information System) ist eine dynamische Softwarelösung, die für die effiziente Verwaltung und Verarbeitung umfassender Mitarbeiterdaten und personalbezogener Richtlinien innerhalb eines Unternehmens konzipiert ist. Als interaktives Informationsmanagement-Tool standardisiert ein HRIS die verschiedenen HR-Aufgaben und -Prozesse und sorgt für eine präzise Aufzeichnung und lückenlose Berichterstattung.

Im Gegensatz zu einer Einbahnstraße ermöglicht das HRIS einen Informationsfluss in beide Richtungen, indem es wichtige Daten über die Mitarbeiter effektiv an das Unternehmen weiterleitet und gleichzeitig wertvolle Informationen an die Mitarbeiter zurückgibt. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen macht das HRIS umständliche papierbasierte Methoden überflüssig, was zu einer reibungsloseren und effizienteren Interaktion zwischen den Mitarbeitern und ihren jeweiligen Unternehmen führt. Durch diese Umstellung können sich die Personalverantwortlichen auf strategische und qualitativ hochwertige Arbeit konzentrieren und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg erhöhen.

HRIS-System: Zwei Säulen?

Ein HRIS stützt sich auf zwei wesentliche Säulen, die das Fundament für ein effektives Personalmanagement und die Unterstützung von Richtlinien innerhalb einer Organisation bilden.

Organisatorische Struktur

Im Kern umfasst das HRIS Rollen, Funktionen und Bewertungshierarchien, die den organisatorischen Aufbau definieren. Durch die Einrichtung einer klaren und gut definierten Struktur weist das HRIS identifizierbare Verantwortlichkeiten zu und schafft einen Weg für eine rationalisierte operative Funktionalität und Konsistenz.

Ein gut geeignetes HRIS kann eine wertvolle Hilfe bei der Bewältigung der geschäftlichen Herausforderungen sein, indem es den Einsatz der richtigen Talente erleichtert. Durch die effiziente Verwaltung von Akquisitions- und Einstellungsdaten hilft das HRIS beim Aufbau einer Belegschaft, die aus Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnissen besteht. Darüber hinaus stellt es sicher, dass die Mitarbeiter in Rollen eingesetzt werden, die mit der Organisationsstruktur übereinstimmen, was letztlich zur Erreichung der strategischen Ziele beiträgt.

Verwaltung von Mitarbeiterdaten

Ähnlich wie Customer-Relationship-Management-Systeme bietet das HRIS einen umfassenden Überblick über jeden Mitarbeiter, der Details wie Name, Adresse, Einstellungsdatum, Vergütung, ausgewählte Leistungen und mehr enthält. Durch die Nutzung dieses Datenschatzes können Unternehmen besser auf ihre Mitarbeiter eingehen, sie bei der Entwicklung individueller Karrierepläne unterstützen, geeignete Schulungsmöglichkeiten identifizieren und ein Umfeld für bessere Leistungen schaffen.

Mit der Implementierung eines HRIS wird die Automatisierung und Standardisierung von Aufzeichnungs-, Berichts- und Selbstbedienungsfunktionen möglich. Dies führt zu einem präziseren und aktuelleren Informationsmanagement, was die Effizienz steigert und den Mitarbeitern einen bequemen und einfachen Zugang zu personalbezogenen Dienstleistungen ermöglicht.

HCM, HRIS und HRMS im Vergleich

HCM, HRIS und HRMS haben alle etwas mit Personalmanagement zu tun, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen und haben verschiedene Ziele. Wir wollen sie vergleichen:

Humankapital-Management (HCM)

Human Capital Management (HCM) ist ein strategischer Ansatz zur Verwaltung der Humanressourcen eines Unternehmens. Es umfasst eine breite Palette von Praktiken, die darauf abzielen, den Wert und das Potenzial der Arbeitskräfte zu optimieren. HCM konzentriert sich darauf, die Personalstrategien mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, um die Leistung, das Engagement und die Entwicklung der Mitarbeiter zu verbessern. Es geht über die traditionellen Verwaltungsfunktionen der Personalabteilung hinaus und betont einen ganzheitlichen und strategischen Ansatz für die Verwaltung des Humankapitals.

Personalinformationssystem (HRIS)

Ein Human Resource Information System (HRIS) ist eine Softwarelösung zur Rationalisierung und Automatisierung von personalbezogenen Prozessen und Datenmanagement. Es dient als zentrale Datenbank für alle mitarbeiterbezogenen Informationen und erleichtert den HR-Fachleuten den Zugriff, die Verfolgung und die Verwaltung wichtiger HR-Daten. HRIS konzentriert sich in der Regel auf administrative Aufgaben, reduziert den manuellen Papierkram und gewährleistet die Genauigkeit der Daten.

Personalverwaltungssystem (HRMS)

Der Begriff Human Resource Management System (HRMS) wird oft synonym mit HRIS verwendet, und in vielen Fällen haben die beiden ähnliche Funktionen. Manche Menschen betrachten HRMS jedoch als eine umfassendere Lösung, die über die Kernfunktionen von HRIS hinaus zusätzliche Funktionen bietet. HRMS kann einen stärkeren Fokus auf strategische HR-Aktivitäten haben und Module umfassen, die über die administrativen Aspekte der Personalarbeit hinausgehen.

Funktionen und Hauptmerkmale von HRIS

Ein HRIS (Human Resource Information System) ist ein umfassendes Werkzeug, das eine Reihe von Kernfunktionen bietet, die für ein effizientes Personalmanagement unerlässlich sind. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Digitale Mitarbeiterakten und Aktenführung: Ein HRIS vereinfacht den Prozess der Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, indem es digitale Datensätze mit persönlichen Angaben, Beschäftigungsverlauf, Leistungsbewertungen und anderen relevanten Daten verwaltet.

• Employee Self-Service-Funktionen (ESS): Ein HRIS ermöglicht es den Mitarbeitern, die Kontrolle über ihre eigenen Informationen zu übernehmen, indem es ihnen Selbstbedienungsoptionen zur Verfügung stellt. So können sie Änderungen an ihren persönlichen Daten vornehmen, Gehaltsabrechnungen einsehen, Kontaktinformationen aktualisieren und selbstständig auf relevante HR-Ressourcen zugreifen.

• Abwesenheits- und Anwesenheitsmanagement: Ein HRIS vereinfacht die Nachverfolgung von Anwesenheit und Abwesenheit der Mitarbeiter und bietet eine zentrale Plattform, auf der Manager ihre Abwesenheitsanträge einfach verwalten und genehmigen können, während die Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge bequem einreichen können.

• Aufzeichnungen über Mitarbeiterschulungen: Ein HRIS hilft Unternehmen dabei, die Aus- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter effizient zu verfolgen und sicherzustellen, dass deren Fähigkeiten auf dem neuesten Stand sind. Diese Funktion hilft bei der Planung, Aufzeichnung und Überwachung verschiedener Schulungsprogramme und Zertifizierungen.

• HR-Analytik und Berichterstellung: Ein HRIS macht sich die Macht der Daten zunutze und bietet umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen. So können Personalverantwortliche und das Management wertvolle Erkenntnisse aus den gesammelten Daten gewinnen, die bei der strategischen Entscheidungsfindung und der Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten helfen.

Ein HRIS dient als zentraler Knotenpunkt, der die HR-Prozesse und das Datenmanagement rationalisiert und letztlich einen nahtlosen HR-Betrieb für das HR-Team und das gesamte Unternehmen ermöglicht.

Vorteile von HRIS

Ein HRIS bietet eine breite Palette von Vorteilen, die es für jedes Unternehmen zu einer lohnenden Investition machen. Beachten Sie die 10 wichtigsten Vorteile, die Ihre HR-Abläufe verändern können:

Zentrales Datenmanagement
Ein HRIS bietet ein einziges Ablagesystem für alle mitarbeiterbezogenen Daten. Dies beseitigt die Notwendigkeit mehrerer Tabellenkalkulationen und manueller Aufzeichnungen, was das Risiko von Fehlern und Dateninkonsistenzen reduziert. HR-Mitarbeiter können schnell auf benötigte Informationen zugreifen, was fundiertere Entscheidungen ermöglicht und eine schnelle Reaktion auf Mitarbeiteranfragen ermöglicht.

Zeit- und Kostenersparnis
Durch die Automatisierung von HR-Prozessen kann ein HRIS den Zeitaufwand für administrative Aufgaben erheblich reduzieren. Dadurch können sich HR-Mitarbeiter auf strategischere Initiativen wie Talententwicklung und Mitarbeiterbindung konzentrieren. Darüber hinaus trägt ein HRIS zur Kosteneinsparung bei, indem es Prozesse rationalisiert, Papierarbeit reduziert und den Bedarf an physischer Speicherung minimiert.

Verbesserte Rekrutierung und Onboarding
Ein HRIS kann den gesamten Einstellungsprozess vereinfachen, von der Ausschreibung von Stellen über das Tracking von Bewerbern bis hin zur Verwaltung von Bewerberprofilen. Es hilft HR-Teams, Kandidaten effizienter zu prüfen und bei der Einstellungsentscheidung zusammenzuarbeiten. Für neu eingestellte Mitarbeiter wird der Onboarding-Prozess durch vordefinierte Arbeitsabläufe reibungsloser, was dazu führt, dass sie schneller produktiv werden.

Verbesserte Mitarbeiter-Selbstverwaltung
Moderne HRIS-Plattformen sind oft mit Mitarbeiter-Selbstbedienungsportalen ausgestattet. Diese ermöglichen es den Mitarbeitern, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und sie zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaub zu beantragen und sich für Leistungen zu registrieren, ohne dass die Personalabteilung eingreifen muss. Die Möglichkeit der Selbstbedienung führt zu größerer Zufriedenheit und einem Gefühl der Kontrolle über die eigenen Personalangelegenheiten.

Präzise Gehaltsabrechnung
Durch die Integration von HRIS mit Gehaltsabrechnungssystemen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiterdaten genau und aktuell sind. Dies verringert das Risiko von Gehaltsabrechnungsfehlern, wie falschen Gehaltsberechnungen oder ausgelassenen Zahlungen, was zu mehr Vertrauen und Zufriedenheit der Mitarbeiter führt.

Datengestützte Entscheidungsfindung
Ein HRIS ermöglicht HR-Teams den Zugriff auf eine Fülle von Daten über die Belegschaft, einschließlich demographischer Daten, Leistungsdaten, Fluktuationsraten und mehr. Diese Daten können analysiert werden, um Trends, Muster und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Diese Erkenntnisse ermöglichen eine datenbasierte Entscheidungsfindung in Bereichen wie Leistungsmanagement, Schulungsbedarf und Nachfolgeplanung.

Compliance und Sicherheit
HRIS-Lösungen haben oft integrierte Compliance-Funktionen, die HR-Teams bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -verordnungen unterstützen. Das System kann Compliance-relevante Daten wie Arbeitszeiten, Urlaubssalden und Zertifizierungen überwachen und verwalten. Darüber hinaus bietet HRIS robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterinformationen, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Leistungsmanagement und Feedback
Ein HRIS erleichtert die Prozesse des Leistungsmanagements und ermöglicht es Managern und Mitarbeitern, Ziele zu setzen, Fortschritte zu verfolgen und regelmäßige Bewertungen durchzuführen. Es ermöglicht auch kontinuierliches Feedback, was eine Kultur der kontinuierlichen Entwicklung und Verbesserung fördert.

Schulung und Entwicklung
Ein HRIS kann Schulungsprogramme verwalten und den Fortschritt der Mitarbeiter überwachen, um sicherzustellen, dass die Belegschaft die erforderlichen Fähigkeiten und Zertifizierungen erlangt, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Dies führt zu einer besser ausgebildeten und kompetenteren Belegschaft, was dem Unternehmen langfristig zugute kommt.

Nachfolgeplanung
Durch den Zugang zu umfassenden Mitarbeiterprofilen und Leistungsdaten ermöglicht HRIS Unternehmen, potenzielle Nachfolger für Schlüsselpositionen zu identifizieren und zu fördern. Die Nachfolgeplanung gewährleistet einen reibungslosen Übergang der Verantwortlichkeiten und reduziert Störungen, die durch plötzliche Abgänge oder Pensionierungen verursacht werden.

Die Einführung eines HRIS verspricht erhebliche Vorteile, die die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen die Personalarbeit verwaltet, revolutionieren können. Mit diesen Vorteilen wird die Implementierung eines HRIS zu einem überzeugenden Angebot, das Wachstum und Erfolg fördern kann.

Die Herausforderung von HRIS-Systemen

Bei der Einführung eines neuen Systems sind Herausforderungen unvermeidlich, und HRIS-Software bildet da keine Ausnahme. Mehrere wichtige Hürden müssen genommen werden:

• Datenschutzbedenken: Da ein HRIS die Online-Speicherung sensibler Mitarbeiterdaten beinhaltet, stellt die Einhaltung von Datenschutzgesetzen eine große Herausforderung dar. Unternehmen müssen in robuste Sicherheitsmaßnahmen investieren, um diese Informationen effektiv zu schützen.

• Anpassung und Schulung: Die Implementierung eines neuen HRIS erfordert eine angemessene Schulung sowohl des HR-Teams als auch der Mitarbeiter. Jeder braucht Zeit, um sich mit den Features und Funktionen des Systems vertraut zu machen, was zu anfänglichem Widerstand oder Ineffizienzen führen kann.

• Kostenauswirkungen: Die Einführung einer HRIS-Software erfordert eine erhebliche Investition vonseiten des Unternehmens. Die Kosten beinhalten nicht nur die Software selbst, sondern auch Anpassungen und möglicherweise zusätzliche Hardware oder IT-Infrastruktur, die sorgfältig budgetiert und geplant werden müssen.

• Personelle Anforderungen: Je nach Komplexität des gewählten HRIS, könnte es notwendig sein, spezialisiertes Personal einzustellen. Dazu könnten IT-Spezialisten gehören, die das System effektiv verwalten, sowie HRIS-Analysten, die sich um die laufende Wartung und Aktualisierung kümmern.

Trotz dieser Herausforderungen bietet die Implementierung eines HRIS immense Vorteile für Unternehmen. Mit sorgfältiger Planung und Management können diese Herausforderungen bewältigt und ein reibungsloser Übergang zu einem effizienteren und effektiveren HR-Management gewährleistet werden.

Auswahl und Implementierung von HRIS

Die Auswahl des am besten geeigneten HRIS für Ihr Unternehmen kann angesichts der Vielzahl der verfügbaren Optionen eine entmutigende Aufgabe sein. Die folgenden Schritte können Ihnen dabei helfen, eine informierte Entscheidung zu treffen:

Bewertung Ihres Budgets
Definieren Sie zunächst ein realistisches Budget für Ihre HRIS-Software. Die Kosten für solche Systeme können stark variieren, daher ist es wichtig, Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihr Budget in Einklang zu bringen. Bedenken Sie dabei auch die Kosten für die Implementierung und Integration des Systems, da diese den Gesamtaufwand erheblich beeinflussen können. Lassen Sie sich von potenziellen Anbietern beraten, um diese Kosten genau zu kalkulieren.

Identifizierung der Geschäftsanforderungen
Überlegen Sie sorgfältig, welche spezifischen Herausforderungen und Anforderungen Ihr HRIS erfüllen soll, sowohl jetzt als auch in der Zukunft. Erstellen Sie eine umfassende Liste von Anforderungen an die HR-Software, die Arbeitsabläufe und Prozesse vereinfachen, aktuelle Probleme lösen, zukünftige Herausforderungen antizipieren, langfristige Ziele unterstützen und die Mission und Werte Ihres Unternehmens widerspiegeln soll.

Recherche der Funktionen
Führen Sie eine gründliche Recherche durch, um HRIS-Softwareprodukte zu finden, die Ihren Kaufkriterien entsprechen. Suchen Sie nach gut bewerteten Systemen und vergleichen Sie ihre Funktionen. Es ist wichtig, sich auf die richtige Kombination von Funktionen zu konzentrieren, die Ihren spezifischen Anforderungen gerecht werden, und nicht einfach das System mit den meisten Funktionen zu wählen.

Einholen von Informationen
Fordern Sie Angebote von verschiedenen HRIS-Anbietern an und nutzen Sie, wenn möglich, die Chance für eine kostenlose Testversion - beispielsweise mit Shiftbase. Durch die praktische Erfahrung mit den Systemen können Sie ihre Benutzerfreundlichkeit und Effizienz beurteilen. Achten Sie bei Ihrer Bewertung darauf, wie viel Zeit Sie für wichtige Arbeitsabläufe benötigen, die Sie häufig nutzen werden.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und ein HRIS auswählen, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und die Effizienz Ihrer HR-Prozesse maximiert.

HRIS-Implementierung in 6 Schlüsselschritten

Die Implementierung eines Personalinformationssystems (HRIS) kann die HR-Prozesse erheblich vereinfachen und die Effizienz des Unternehmens steigern. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung des Prozesses in sechs entscheidende Schritte für eine erfolgreiche HRIS-Implementierung.

Schritt 1: Ermitteln und Definieren der Anforderungen

Der erste Schritt besteht darin, die Bedürfnisse der betroffenen Parteien zu ermitteln. Sprechen Sie mit den verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen, um ihre speziellen Anforderungen an das HRIS zu verstehen. Basierend auf diesen Informationen erstellen Sie eine Liste von potenziellen HRIS-Anbietern. Bitten Sie diese um Angebote und wählen Sie nach sorgfältiger Überprüfung den Anbieter aus, der am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Schritt 2: Projektplanung und Design

In dieser Phase planen Sie die Implementierung des HRIS, definieren das Design des Systems und stellen ein Projektteam zusammen, das die Implementierung leitet. Dies umfasst die Auswahl der für Ihr Unternehmen relevanten HRIS-Module, die Definition der Verantwortlichkeiten des Teams und die Festlegung eines Zeitplans für die Implementierung.

Schritt 3: Systemkonfiguration

Jetzt beginnt die technische Arbeit. In dieser Phase werden die HRIS-Module nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens konfiguriert und angepasst. Dies beinhaltet auch die Datenmigration, bei der die existierenden HR-Daten in das neue System übertragen werden.

Schritt 4: Systemtests

Bevor das HRIS vollständig implementiert wird, sollte es gründlich getestet werden, um sicherzustellen, dass es richtig funktioniert und alle Anforderungen erfüllt. Während dieser Phase werden Fehler behoben und Anpassungen vorgenommen, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.

Schritt 5: Schulung und Implementierung

Sobald das System betriebsbereit ist, sollten alle Nutzer des HRIS geschult werden, um sicherzustellen, dass sie wissen, wie sie es effektiv nutzen können. Anschließend wird das System offiziell in Betrieb genommen.

Schritt 6: Überprüfung und Optimierung

Nach der Implementierung sollte das HRIS regelmäßig überprüft und optimiert werden, um sicherzustellen, dass es die Anforderungen des Unternehmens weiterhin erfüllt. Dies kann Anpassungen und Updates beinhalten, um den sich ändernden Bedürfnissen und Anforderungen gerecht zu werden.

Indem Sie diesen sechsstufigen Prozess befolgen, können Sie ein HRIS erfolgreich implementieren und so Ihre HR-Prozesse effizienter gestalten.

HRIS in der Anwendung und Beispiele

In den letzten Jahren haben sich insbesondere kleinere Unternehmen zunehmend für HRIS-Lösungen entschieden, angetrieben von der wachsenden Verfügbarkeit integrierter, cloudbasierter Systeme. Dieser Wandel hat es Unternehmen aller Größen ermöglicht, von der Effizienz und den Vorteilen von HRIS zu profitieren. Hier sind einige bemerkenswerte Erfolgsgeschichten:

Growmark: Growmark beliefert seit zwei Jahrzehnten landwirtschaftliche Betriebe in den USA und Kanada und nutzt die Lösungen von SAP SuccessFactors, um seine Personalprozesse zu optimieren und Top-Talente anzuziehen. Diese Maßnahmen unterstützen den Erfolg seiner vielfältigen und weit verstreuten Belegschaft.

Kmart-Gruppe: Der in Australien, Neuseeland und Asien tätige Einzelhandelskonzern Kmart Group hat sein HR-System mit SAP SuccessFactors-Lösungen umgestaltet. Diese Änderung hat die Mitarbeitererfahrung in mehr als 500 Filialen, einschließlich Kmart, Target und Catch, transformiert.

Röhm GmbH: Als führender Anbieter von Methacrylat-Chemikalien erkannte die Röhm GmbH im Zuge ihres Wachstums den Bedarf an besserer Personalunterstützung. Mit den Lösungen von SAP SuccessFactors konnte das Unternehmen seine Personalprozesse nahtlos umstellen, was sowohl dem Management als auch den Mitarbeitern zugute kommt.

Diese Beispiele zeigen, wie HRIS-Systeme in der Praxis eingesetzt werden können, um HR-Prozesse zu optimieren, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und letztlich zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Es unterstreicht, dass unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße ein gut implementiertes HRIS einen erheblichen Mehrwert bieten kann.

HRIS with Shiftbase

Mit Shiftbase können Personalverantwortliche Schichten einfach planen und verwalten, Arbeitszeiten erfassen, Urlaubsanträge bearbeiten und sogar Lohn- und Gehaltsabrechnungen vorbereiten. Darüber hinaus verfügt das System über eine Funktion zur Erstellung von Berichten, mit der HR-Teams schnell und einfach Übersichten über Arbeitsstunden, Überstunden und Abwesenheiten erstellen können. Jetzt kostenlos testen!

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