De Bradford Factor- Een essentieel instrument voor personeelsverzuim

Wat is de Bradford factor?

De Bradford factor is een numerieke waarde die wordt gebruikt om het verzuim binnen een organisatie te analyseren en te kwantificeren. Het doel van deze factor is om inzicht te krijgen in de impact van kortdurend en frequent verzuim op de productiviteit en efficiëntie van een bedrijf. De Bradford score is ontwikkeld aan de Bradford University School en wordt voornamelijk toegepast in het Verenigd Koninkrijk, maar ook in andere landen.

Deze factor richt zich op het aantal afzonderlijke verzuimperioden en de totale duur van het verzuim, waarbij speciale aandacht wordt besteed aan kort en frequent verzuim. Het idee hierachter is dat frequent en kortdurend verzuim meer ontwrichtend kan zijn voor een organisatie dan langdurig verzuim, omdat het moeilijker te plannen en op te vangen is. De Bradford factor helpt dus om een beter beeld te krijgen van de aard van het verzuim en stelt managers in staat om gerichte interventies te ontwikkelen om het verzuim te verminderen en de algehele productiviteit te verbeteren.

Hoe wordt de Bradford factor berekend?

De Bradford factor wordt berekend aan de hand van een eenvoudige formule:

Bradford score= S² × D

Hierin staat:

• S voor het aantal afzonderlijke verzuimperioden (spells) binnen een bepaalde periode, bijvoorbeeld een jaar.

• D voor het totale aantal verzuimdagen binnen diezelfde periode.

Door het aantal verzuimperioden te kwadrateren, krijgt frequent verzuim een grotere impact op de uiteindelijke Bradford score.

Laten we een voorbeeld bekijken om het beter te begrijpen:

Stel, we hebben twee werknemers, werknemer A en werknemer B. Beide werknemers zijn in totaal 10 dagen afwezig geweest binnen een jaar, maar de manier waarop zij verzuimd hebben, verschilt:

• Werknemer A heeft 2 verzuimperioden gehad: twee van 5 dagen.

• Werknemer B heeft 10 verzuimperioden gehad, elk van 1 dag.

We berekenen nu de Bradford factor voor beide werknemers:

• Bradford factor voor werknemer A: S² × D = 2² × 10 = 4 × 10 = 40

• Bradford factor voor werknemer B: S² × D = 10² × 10 = 100 × 10 = 1000

Zoals je kunt zien, is de Bradford factor voor werknemer B aanzienlijk hoger dan die van werknemer A, ondanks dat beide werknemers hetzelfde aantal verzuimdagen hebben. Dit komt doordat werknemer B veel vaker afwezig is geweest voor kortere perioden. De Bradford score benadrukt hiermee het negatieve effect van frequenter, kortdurend verzuim op de organisatie.

Het is belangrijk om te weten dat er geen vaste grenswaarden zijn voor de Bradford score. De interpretatie van de scores is afhankelijk van de context en de normen binnen een organisatie. Bedrijven kunnen hun eigen drempels en richtlijnen opstellen om te bepalen wanneer de Bradford score een zorgwekkend niveau bereikt. In de praktijk kan dit betekenen dat een organisatie bijvoorbeeld een actie onderneemt wanneer de Bradford score van een werknemer boven een bepaalde waarde uitkomt, zoals 500 of 1000.

Hoe ga je om met de resultaten van de Bradford factor?

Wanneer je de Bradford factor hebt berekend voor je werknemers, is het belangrijk om op een zorgvuldige en doordachte manier met de resultaten om te gaan. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:

• Analyseer de resultaten: Bekijk de Bradford scores van je werknemers en identificeer eventuele trends of patronen. Zijn er werknemers met opvallend hoge scores? Zijn er afdelingen waar het verzuim vaker voorkomt? Deze informatie kan je helpen om gerichte interventies te ontwikkelen.
• Onderzoek de oorzaken: Voordat je actie onderneemt, is het cruciaal om de onderliggende oorzaken van het verzuim te begrijpen. Een hoge Bradford score kan wijzen op problemen zoals stress, ontevredenheid, slechte werkomstandigheden of persoonlijke problemen. Ga in gesprek met de betrokken werknemers en probeer te achterhalen wat de redenen zijn voor hun verzuim.
• Neem passende maatregelen: Op basis van de oorzaken van het verzuim, kun je gerichte maatregelen nemen om het te verminderen. Dit kan variëren van het verbeteren van de werkomstandigheden, het aanbieden van flexibele werktijden, het geven van extra ondersteuning bij stressmanagement, tot het aanpakken van individuele gezondheidsproblemen. Zorg ervoor dat je maatregelen passend zijn en rekening houden met de specifieke behoeften van je werknemers.
• Monitor en evalueer: Houd de veranderingen in de Bradford scores en het algehele verzuim in de gaten om te zien of je interventies effectief zijn. Regelmatige monitoring en evaluatie zijn essentieel om te bepalen of je aanpak werkt en of er verdere aanpassingen nodig zijn.
• Wees transparant en communiceer: Zorg ervoor dat je open en transparant communiceert met je werknemers over de Bradford score en het verzuimbeleid binnen je organisatie. Leg uit hoe de Bradfordscore wordt gebruikt en hoe het kan bijdragen aan een betere werkomgeving. Creëer een veilige en open cultuur waarin werknemers zich comfortabel voelen om over hun verzuim en de mogelijke oorzaken ervan te praten.

Het is belangrijk om te onthouden dat de Bradford factor slechts een hulpmiddel is en niet als een absoluut oordeel over de prestaties van een werknemer moet worden beschouwd. Gebruik de resultaten als uitgangspunt voor gesprekken en interventies, en zorg ervoor dat je altijd rekening houdt met de individuele omstandigheden en behoeften van je werknemers. Het doel is om een gezondere en productievere werkomgeving te creëren, waar zowel het bedrijf als de werknemers van profiteren.

Wat zijn de voor- en nadelen van de Bradford factor score?

De Bradford factor score heeft zowel voor- als nadelen bij het analyseren van verzuim binnen een organisatie. Hieronder zetten we de belangrijkste op een rijtje:

Voordelen

• Eenvoud: De Bradford factor score is eenvoudig te berekenen en gemakkelijk te begrijpen, waardoor het een toegankelijk hulpmiddel is voor managers en HR-professionals.
• Inzicht in verzuimpatronen: De Bradford factor score helpt bij het identificeren van trends en patronen in het verzuim, waardoor je gerichte acties kunt ondernemen om het verzuim te verminderen.
• Aandacht voor frequent verzuim: Door het kwadrateren van het aantal verzuimperioden, legt de Bradford factor score de nadruk op frequent verzuim, wat vaak meer ontwrichtend is voor een organisatie dan langdurig verzuim.

Nadelen

• Niet altijd een volledig beeld: De Bradford factor score houdt geen rekening met de specifieke redenen achter het verzuim, zoals persoonlijke omstandigheden, gezondheidsproblemen of werkomstandigheden. Dit kan leiden tot een vertekend beeld van de situatie.
• Risico op stigmatisering: Het gebruik van de Bradford factor score kan leiden tot een negatieve perceptie van werknemers met een hoge score. Dit kan mogelijk resulteren in stigmatisering of het gevoel dat ze als problematisch worden gezien. Het is belangrijk om een open en eerlijke communicatie te waarborgen en te benadrukken dat de Bradford factor score een hulpmiddel is om inzicht te krijgen, en geen definitief oordeel vormt.
• Potentiële focus op kwantiteit boven kwaliteit: De Bradford factor score meet alleen het aantal verzuimdagen en verzuimperioden, maar niet de impact van het verzuim op de kwaliteit van het werk. Het is mogelijk dat een werknemer met een lage Bradford factor score alsnog een negatieve invloed heeft op de productiviteit of werksfeer, terwijl dit niet uit de score blijkt.
• Gevaar van onterechte maatregelen: Het nemen van maatregelen op basis van de Bradford factor zonder eerst de achterliggende oorzaken van het verzuim te onderzoeken, kan leiden tot onterechte of inefficiënte interventies. Het is essentieel om de context en individuele omstandigheden van werknemers mee te nemen in je beslissingen.

Het is belangrijk om de Bradford factor te beschouwen als één van de vele hulpmiddelen die je kunt gebruiken om verzuim binnen je organisatie te analyseren. Het moet altijd worden gebruikt in combinatie met een grondige evaluatie van de specifieke situatie en omstandigheden van elke werknemer. Door de voor- en nadelen van de Bradford factor in gedachten te houden, kun je effectiever inspelen op verzuim en een gezondere, productievere werkomgeving creëren.

Wat zijn alternatieven van de Bradford factor?

Hoewel de Bradford factor een nuttig hulpmiddel kan zijn voor het analyseren van verzuim, zijn er ook andere methoden en benaderingen die je kunt overwegen. Hier zijn enkele alternatieven:

Verzuimpercentage

Het verzuimpercentage berekent de verhouding van het totale aantal verzuimdagen ten opzichte van het totale aantal beschikbare werkdagen in een bepaalde periode. Dit geeft een algemeen beeld van het verzuimniveau binnen je organisatie, maar houdt geen rekening met de frequentie van verzuim.

Lost Time Rate (LTR)

De Lost Time Rate is een maat voor het verzuim, uitgedrukt als percentage van de totale beschikbare werktijd die verloren is gegaan door verzuim. Deze methode is vergelijkbaar met het verzuimpercentage, maar richt zich op het effect van verzuim op de productiviteit in plaats van op het aantal verzuimdagen.

Frequentie Ratio

De frequentie ratio geeft het aantal verzuimgevallen per 100 werknemers weer. Dit kan helpen bij het identificeren van trends en patronen in het verzuim, maar legt minder nadruk op kortdurend en frequent verzuim in vergelijking met de Bradford factor.

Kwalitatieve benaderingen

Naast kwantitatieve methoden zoals de Bradford factor, is het ook belangrijk om kwalitatieve benaderingen te gebruiken om inzicht te krijgen in het verzuim. Dit kan bijvoorbeeld door middel van gesprekken met werknemers, enquêtes of focusgroepen. Deze benaderingen kunnen je helpen om de onderliggende oorzaken van verzuim beter te begrijpen en effectievere oplossingen te ontwikkelen.

Gezondheids- en welzijnsenquêtes

Door regelmatig enquêtes uit te voeren onder je werknemers, kun je inzicht krijgen in hun algehele gezondheid en welzijn. Dit kan je helpen om proactief eventuele problemen aan te pakken die kunnen leiden tot verzuim, zoals stress, een slechte werkomgeving of ontevredenheid.

KPI's (Key Performance Indicators) en andere prestatie-indicatoren

In plaats van je te concentreren op verzuim, kun je ook kijken naar de prestaties van werknemers aan de hand van KPI's en andere prestatie-indicatoren. Dit kan je een breder beeld geven van hoe goed werknemers presteren en of er problemen zijn die aandacht vereisen. Prestatie-indicatoren kunnen variëren van productiviteit en kwaliteit van het werk tot klanttevredenheid en teamdynamiek.

Preventieve maatregelen

In plaats van je enkel te richten op het analyseren en aanpakken van verzuim nadat het zich heeft voorgedaan, is het belangrijk om te investeren in preventieve maatregelen. Dit kan onder meer het aanbieden van een goede werk-privébalans, het creëren van een positieve werkcultuur, het bevorderen van een gezonde levensstijl en het bieden van ondersteuning bij stressmanagement omvatten.

Bij het kiezen van een methode om verzuim te analyseren en aan te pakken, is het belangrijk om rekening te houden met de specifieke context en behoeften van je organisatie en werknemers. Door een combinatie van verschillende benaderingen en hulpmiddelen te gebruiken, kun je effectiever inspelen op verzuim en een gezondere, productievere werkomgeving creëren.