Efficiënt werven met ATS (Applicant Tracking System)

Wat is een applicant tracking system (ATS)?

Een Applicant Tracking System (ATS) is essentieel in de moderne arbeidsmarkt; het is geavanceerde recruitmentsoftware ontworpen om het proces van het vinden, screenen, en beheren van sollicitanten—specifiek die met een vereiste ervaring—te vereenvoudigen. Dit systeem is belangrijk voor HR-afdelingen en recruiters, omdat het helpt het wervingsproces te stroomlijnen, waardoor het efficiënter wordt om het beste talent aan te trekken en te beoordelen.

Kernfuncties van een ATS

Met ATS kunnen bedrijven, van kleinere organisaties tot grote bedrijven, het gehele wervingsproces beheren. Dit omvat alles van het publiceren van vacatures op sociale media en vacaturebanken, het volgen van sollicitaties, tot het screenen van kandidaten met behulp van kunstmatige intelligentie. Het systeem is ook waardevol voor het beheer van interne vacatures, het bijhouden van de voortgang van iedere kandidaat, en het genereren van inzichtelijke rapporten over wervingsactiviteiten.

Voordelen van ATS in het wervingsproces

Een van de sleutelvoordelen van een ATS is de mogelijkheid om het vinden en screenen van geschikte kandidaten aanzienlijk te versnellen. De software biedt een gestructureerd en geautomatiseerd proces, wat niet alleen de kans op menselijke fouten vermindert, maar ook zorgt voor een meer efficiënt wervingsproces. ATS-systemen dragen bij aan het beheer van communicatie met kandidaten, waardoor een positieve ervaring voor sollicitanten wordt gecreëerd en de kans op het aannemen van de beste medewerkers wordt vergroot.

Het optimaliseren van het recruitmentproces

Door het automatiseren van handmatige processen, zoals het filteren van cv's en het beoordelen van kwalificaties, kunnen recruiters meer tijd besteden aan het voeren van kwalitatieve gesprekken en het opbouwen van relaties met topkandidaten. Dit maakt ATS een onmisbare tool in het streven naar een inclusieve en diverse werkomgeving, waarin elk talent de kans krijgt om te schitteren. Bovendien biedt de centralisatie van gegevens in een centrale database organisaties de mogelijkheid om snel beslissingen te nemen, toekomstige vacatures te plannen, en naadloos samen te werken binnen het recruitmentteam.

Naast het beheren van sollicitanten, kan een goed personeelsplanning systeem helpen om snel nieuwe medewerkers in te roosteren en zo het hele proces van aanname tot planning efficiënt te laten verlopen.

ATS is geen CRM

Hoewel een ATS en Customer Relationship Management (CRM) systemen enkele overeenkomsten hebben, zijn ze ontworpen voor verschillende doeleinden. Een ATS is specifiek ontworpen om het wervingsproces te stroomlijnen en te automatiseren. Aan de andere kant is een CRM gericht op het beheren van klantrelaties. Het helpt bedrijven om klantgegevens op één centrale locatie op te slaan en te organiseren, zoals contactinformatie, communicatiegeschiedenis, aankoopgeschiedenis en meer. 

Wie gebruikt een ATS?

Een Applicant Tracking System (ATS) wordt breed ingezet in diverse sectoren, waardoor zowel HR-afdelingen van bedrijven als personeelsbureaus hun wervingsprocessen aanzienlijk kunnen verbeteren.

ATS in Bedrijfs-HR-afdelingen

Bedrijven op zoek naar talent

Bedrijven die actief nieuwe medewerkers zoeken, staan vaak voor de uitdaging om een overvloed aan sollicitaties te verwerken. Het inzetten van ATS-software stelt hen in staat deze sollicitaties efficiënt te beheren en te screenen. Hierdoor kunnen HR-afdelingen zich concentreren op andere cruciale taken, zoals het voeren van sollicitatiegesprekken en het selecteren van de geschikte kandidaat voor de vacature. Dit niet alleen bespaart kostbare tijd maar zorgt er ook voor dat het beste talent niet over het hoofd wordt gezien.

Efficiënt beheer en screening

Het gebruik van ATS draagt bij aan een efficiënter wervingsproces, waardoor HR-medewerkers meer tijd hebben voor waardevolle interacties met kandidaten. Dit verbetert niet alleen de candidate experience maar versterkt ook het werkgeversmerk in de huidige arbeidsmarkt.

ATS voor personeelsbureaus

Stroomlijning van wervingsactiviteiten

Personeelsbureaus, die vaak honderden sollicitaties per week verwerken, vinden in ATS een krachtige tool om het wervingsproces voor hun klanten te optimaliseren. ATS stelt hen in staat snel de sollicitaties te beoordelen en de meest geschikte kandidaten voor te dragen. Dit verhoogt de efficiëntie en effectiviteit van het selectieproces, waarbij kwalitatieve matches tussen kandidaat en vacature centraal staan.

Tijds- en kostenbesparing

Door ATS-software te gebruiken, kunnen zowel HR-afdelingen als personeelsbureaus significante tijds- en kostenbesparingen realiseren, waardoor hun wervingsprocessen niet alleen efficiënter maar ook kosteneffectiever worden. Dit maakt het mogelijk om te investeren in andere belangrijke gebieden van HR en personeelsbeheer, zoals ontwikkeling, opleiding en werknemersbetrokkenheid.

Hoe werkt een ATS?

Een Applicant Tracking System (ATS) automatiseert en vereenvoudigt het wervingsproces van begin tot eind. Hier is een gedetailleerde blik op hoe het werkt:

Vacatures plaatsen

Diverse kanalen benutten

Het proces begint met het plaatsen van vacatures op diverse kanalen, zoals jobboards, de bedrijfswebsite, en sociale media. Dit zorgt ervoor dat vacatures een breed publiek bereiken, inclusief actieve en passieve kandidaten op platforms zoals LinkedIn.

Sollicitaties ontvangen

Eenvoudig solliciteren

Kandidaten reageren op de vacatures door hun cv en sollicitatiebrief te versturen via een online sollicitatieformulier of direct te mailen naar de contactpersoon. Dit proces wordt vergemakkelijkt door ATS, dat zorgt voor een gestroomlijnde sollicitatie-ervaring.

Sollicitatiescreening

Efficiënte evaluatie

Zodra de sollicitaties zijn ontvangen, gebruikt de ATS-software vooraf gedefinieerde criteria om deze te screenen en te evalueren. Dit helpt recruiters snel de meest geschikte kandidaten te identificeren voor de volgende fase van het sollicitatieproces.

Interviews plannen

Geïntegreerde planning

ATS-software integreert met agenda's en e-mailsystemen, waardoor het gemakkelijk is om interviews te plannen. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige coördinatie en verhoogt de efficiëntie.

Kandidaatbeoordeling

Objectieve vergelijking

Na de interviews gebruikt de ATS-software vooraf ingestelde criteria om de prestaties van kandidaten te beoordelen en te vergelijken. Dit zorgt voor een objectieve en rechtvaardige evaluatie.

Aanbod en aanwerving

Gestroomlijnd aanbodproces

Als een kandidaat wordt geselecteerd, faciliteert de ATS-software het aanbodproces, inclusief het opstellen van contracten en het beheren van elektronische handtekeningen. Dit maakt het aannameproces sneller en efficiënter.

Het gebruik van ATS-software maakt het hele wervingsproces niet alleen efficiënter en gestroomlijnder maar zorgt ook voor een positieve ervaring voor zowel recruiters als kandidaten. Het stelt bedrijven in staat om tijd en geld te besparen en de beste talenten effectief aan te trekken en te selecteren.

De voordelen van ATS

Een Applicant Tracking System (ATS) biedt talrijke voordelen voor bedrijven die hun wervingsproces willen optimaliseren. Hieronder verkennen we de meest significante voordelen.

1: Optimalisatie van het wervingsproces

Meer tijd voor belangrijke taken

ATS-software automatiseert en stroomlijnt het wervingsproces, wat recruiters de vrijheid geeft om zich te focussen op essentiële taken zoals het interviewen van kandidaten en het selecteren van de best passende persoon voor de positie. Daarnaast biedt ATS geavanceerde rapportagefuncties en data-analyse mogelijkheden om het wervingsproces continu te verbeteren.

2: Creëert een positieve candidate experience

Sterker employer brand

Een vlot en efficiënt sollicitatieproces, mogelijk gemaakt door ATS, draagt bij aan een positieve ervaring voor potentiële kandidaten. Dit onderscheidt een bedrijf van de concurrentie en versterkt het werkgeversmerk.

3: Bespaart tijd en geld

Efficiëntie en kostenreductie

Door het inzetten van ATS-software kunnen bedrijven zowel tijd als geld besparen. Het maakt een efficiënter beheer van sollicitaties mogelijk en vermindert het aantal uren besteed aan handmatige taken en papierwerk, wat resulteert in lagere personeelskosten en een efficiënter wervingsproces.

4: Verbetering van interne en externe communicatie

Versterkte relaties en coördinatie

ATS faciliteert betere communicatie tussen interne teams (zoals HR en management) en externe partijen (zoals kandidaten en recruitmentbureaus). Dit zorgt voor een soepelere coördinatie van het wervingsproces en helpt bij het opbouwen van sterke relaties met belangrijke belanghebbenden.

5: Toegang tot overzichtelijke en gecentraliseerde data

Gegevensanalyse en regulatie compliance

Door sollicitantengegevens op te slaan op één centrale plek, biedt ATS gemakkelijke toegang tot georganiseerde en gecentraliseerde informatie. Dit vergemakkelijkt de data-analyse, identificatie van trends voor verdere optimalisatie van het wervingsproces, en ondersteunt compliance met regelgeving omtrent gegevensbescherming en privacy.

De nadelen van ATS

Hoewel ATS-systemen talrijke voordelen bieden aan het wervingsproces, komen ze ook met enkele uitdagingen en beperkingen die bedrijven moeten overwegen.

Het risico op automatische uitsluiting

Het belang van zorgvuldige criteria

Een van de belangrijkste beperkingen van ATS is het potentieel voor automatische uitsluiting van gekwalificeerde kandidaten die niet exact voldoen aan de vooraf gedefinieerde criteria. Dit vereist regelmatige herziening en aanpassing van de screeningcriteria om onbedoelde uitsluitingen te voorkomen en te zorgen dat talent niet over het hoofd wordt gezien.

Verminderd persoonlijk contact

De uitdaging voor candidate experience

Door de automatisering van het sollicitatieproces kan de interactie tussen recruiters en kandidaten verminderen. Dit kan resulteren in een minder persoonlijke ervaring voor de sollicitant, wat negatieve implicaties kan hebben voor het employer brand en de algemene perceptie van het bedrijf.

Beperkingen in het gebruik van trefwoorden

Zoek naar een balans

De afhankelijkheid van trefwoorden bij het screenen van sollicitaties kan ertoe leiden dat gekwalificeerde kandidaten worden gemist als hun documenten niet specifiek afgestemde trefwoorden bevatten. Dit benadrukt de noodzaak voor bedrijven om een balans te vinden tussen automatisering en menselijke beoordeling.

Hoge implementatie- en onderhoudskosten

Een financiële overweging

De kosten voor implementatie en onderhoud van een ATS kunnen aanzienlijk zijn. Bedrijven dienen deze investering zorgvuldig af te wegen tegen de potentiële voordelen, om te verzekeren dat het systeem een rendabele toevoeging is aan hun wervingsstrategie.

Het erkennen en aanpakken van deze beperkingen is essentieel voor bedrijven die de voordelen van een ATS willen maximaliseren. Door een evenwicht te vinden tussen technologie en menselijke interactie, het voortdurend aanpassen van criteria, en het afwegen van de kosten, kunnen bedrijven de potentiële nadelen van een ATS minimaliseren en een meer inclusief en effectief wervingsproces creëren.

Het beste ATS uitkiezen voor jouw bedrijf

Het kiezen van het beste ATS voor jouw bedrijf kan een uitdagende taak zijn. Hieronder bespreken we enkele belangrijke factoren om te overwegen bij het selecteren van ATS-software.

Functionaliteit

Het is belangrijk om te kijken naar de functies en mogelijkheden van ATS-software. Kijk naar wat het kan bieden op het gebied van het wervingsproces, rapportage, analyses, en integratie met andere systemen.

Gebruiksvriendelijkheid

Het is belangrijk om te kiezen voor ATS-software die eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken is. Het moet intuïtief zijn en eenvoudige navigatie bieden om tijd te besparen en het gebruik te vergemakkelijken.

Kosten

Kijk naar de kosten voor implementatie, onderhoud, en upgrades. Kijk ook naar de flexibiliteit van het prijsmodel om te zorgen dat de kosten passen bij de grootte van het bedrijf.

Technische ondersteuning en klantenservice

Het is belangrijk om te kiezen voor een ATS-leverancier die een goede technische ondersteuning en klantenservice biedt voor jouw specifieke situatie. Dit kan helpen bij problemen en het biedt de benodigde hulp bij de implementatie en het gebruik.

Integratie met andere systemen

Kijk naar de integratie mogelijkheden van de ATS-software met andere systemen zoals HR-software, CRM, of personeelsplanning.

Beveiliging

Kijk naar de beveiligingsfuncties van de ATS-software en de bescherming van gevoelige persoonlijke gegevens.

Uiteindelijk is het aan jou om te bepalen wat de beste oplossing is voor je bedrijf. Door rekening te houden met deze factoren, kunnen bedrijven de beste ATS-software selecteren die past bij hun specifieke behoeften. Het is ook belangrijk om een grondige evaluatie te doen en eventuele demoversies uit te proberen om er zeker van te zijn dat de gekozen ATS-software geschikt is voor het bedrijf. Zorg ervoor dat uw bedrijf altijd up-to-date is met het laatste nieuws op het gebied van wervings- en selectietechnologieën door gebruik te maken van een geavanceerd ATS-systeem.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen