Personeelsadministratie

Hoe groter de organisatie, hoe groter de noodzaak voor het bijhouden van een personeelsadministratie. Een personeelsadministratie bestaat uit informatie over jouw bedrijf en jouw werknemers. Daarnaast zijn ook de verlofadministratie en de verzuimadministratie vaak opgenomen in deze administratie. In een goede personeelsadministratie leg je informatie vast over bijvoorbeeld:

• Afdelingen en functies
• Arbeidscontracten
• Tijdregistratie
• Communicatiegegevens
• Relatiegegevens
• Opleidingen
• Verstrekkingen (sleutels, mobiele telefoon, pasjes, enz.)
• Leaseauto administratie
• Verzekeringen
• Verlofadministratie
• Verzuimadministratie en -begeleiding
• Beoordelingen
• Management rapportages
• Beëindiging en conflicten

• De personeelsadministratie omvat alle documenten en informatie over medewerkers, zoals cv's, functiebeschrijvingen, opleidingscertificaten en evaluaties.
• De salarisadministratie volgt de aan elke werknemer betaalde lonen en salarissen, alsmede eventuele inhoudingen.
• De loonadministratie bevat ook informatie over voordelen voor werknemers, zoals verzekeringen, pensioenen en andere aanvullende betalingen.

Personeelsadministratie is dus algemener en bevat alle informatie over het dienstverband van de werknemer, terwijl de loon- en salarisadministratie zich richten op financiële details.

Als werkgever heb je een aantal administratieve verplichtingen. Dit omvat het beheer van de loonlijst en de belastingaangifte, alsook het bijhouden van een administratie van de werknemers' uren en lonen. Je moet ook een nauwkeurige administratie bijhouden van de aanwezigheid van werknemers, informatie over gezondheid en veiligheid, eventuele disciplinaire maatregelen tegen werknemers, en alle andere informatie die relevant zijn voor taken behoren bij de functie.

Ja, je kunt jouw personeelsadministratie uitbesteden aan een derde partij. Zo kun je profiteren van de expertise van professionele payroll- en HR-diensten om ervoor te zorgen dat jouw dossiers up-to-date en accuraat zijn. Dit kan helpen om de tijd die je besteed aan het beheer van personeelsdossiers te verminderen en om ruimte te maken voor andere activiteiten.

Houd er rekening mee dat de externe partij toegang krijgt tot vertrouwelijke informatie over jouw werknemers. Neem daarom maatregelen om die informatie te beschermen en zorg ervoor dat de externe partij in het bezit is van de juiste beveiligingscertificaten.

Personeelsadministratie omvat doorgaans een reeks taken, waaronder het uitzetten van nieuwe vacatures en aannemen van nieuw personeel, het beheer van de secundaire arbeidsvoorwaarden en vergoedingen van werknemers, het bieden van opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden en het behandelen van klachten van werknemers.

Het omvat ook het beheer van de loonlijst, de registratie van gewerkte uren en het bijhouden van verlofaanvragen. Dit administratieve werk is essentieel om ervoor te zorgen dat werknemers correct betaald krijgen, gegevens veilig gehouden worden en dat de afdeling personeelszaken wordt voorzien van de nodige middelen om hun taken uit te voeren.

Een online personeelsadministratie biedt een aantal voordelen ten opzichte van traditionele archiefsystemen.

• Het is gemakkelijker te doorzoeken
• Vereist minimale opslagruimte en
• Kan worden geraadpleegd vanaf elk apparaat met een internetverbinding.
• Het kan ook gemakkelijk worden bijgewerkt en gedeeld tussen verschillende afdelingen in jouw organisatie.
• Digitale personeelsdossiers zijn veel veiliger vanwege de beperkte toegangsrechten die je erop kan zetten.
• Ze zijn ook kosten effectiever omdat er geen papieren archiefsystemen meer nodig zijn.
• Daarnaast kun je met een digitaal personeelsdossier gemakkelijk het verloop volgen en naleving van het personeelsbeleid in de gaten houden middels rapportages.

Zelf ervaren hoe een online personeelsadministratie werkt? Probeer Shiftbase 14 dagen gratis en je kunt niet meer zonder.