Seabourne Logistics is een logistieke dienstverlener die de afgelopen jaren een snelle groei heeft doorgemaakt. Wat begon als een klein team van 5 à 6 medewerkers is inmiddels uitgegroeid tot een organisatie met maar liefst 170 medewerkers op de loonlijst. Chantal, HR-manager bij Seabourne, kwam iets meer dan een jaar geleden aan boord om structuur aan te brengen binnen de organisatie, waaronder een efficiënt HR-beleid en een systeem voor personeelsbeheer. Samen met Pieter van Incomme, een specialist in HR- en salarissoftware, begonnen zij aan hun efficientie slag.
Aanleiding- inefficiënte werkprocessen
“Seabourne maakte gebruik van een planningsoplossing die niet aansloot op hun behoeften en bovendien gericht was op een andere branche. Zij vroegen ons om hen te begeleiden en te adviseren bij het vinden van een passende planningstool,” aldus Pieter.
"Staff had te veel opties die we niet nodig hadden, waardoor we de controle verloren. De opties die we wel nodig hadden, ontbraken, en het kostte me soms dagen om salarissen en rapportages goed te verwerken," aldus Chantal.
Incomme heeft daarop diverse systemen onderzocht en deze getoetst aan de specifieke wensen van Seabourne. Het doel was om een oplossing te vinden die zowel functioneel als gebruiksvriendelijk was voor alle betrokkenen. Een belangrijk criterium voor hen was dat het systeem gekoppeld kon worden aan Nmbrs voor de salarisadministratie.
Oplossing: Shiftbase X Incomme
Na een uitgebreide vergelijking van systemen, zoals Mijnrooster, Focus Duinker, Dyflexis en Shiftbase, viel de keuze op Shiftbase vanwege de gebruiksvriendelijkheid en de koppeling met Nmbrs. “Het eerste wat ons opviel was hoe simpel en gebruiksvriendelijk Shiftbase is. Voor mij als HR-manager is het enorm efficiënt, omdat ik in plaats van dagen nu binnen een uur de rapporten eruit haal die ik nodig heb,” vertelt Chantal enthousiast. Ze prijst vooral de eenvoud van de roosterplanning en het inklokken met behulp van badges, gekoppeld aan Datafox, waarbij ze hun bestaande badges konden blijven gebruiken.
Incomme speelde een cruciale rol als projectmanager bij de implementatie van de nieuwe planningstool voor Seabourne, waarbij ze zowel Seabourne als Shiftbase begeleidden. Als verbindende schakel tussen de gebruikers van Seabourne en de softwareconsultants van Shiftbase zorgden ze voor optimale afstemming tussen alle partijen. Dankzij deze samenwerking verliep het implementatieproces soepel en effectief, wat de kracht van Incomme in het leveren van maatwerk en gerichte ondersteuning onderstreept.
Seabourne Logistics maakt ook gebruik van toeslagen, en dat was een van de kritische punten bij de keuze van een nieuw systeem. In Shiftbase worden toeslagen automatisch berekend, wat in eerste instantie even wennen was, omdat ze deze voorheen handmatig invoerden. Hoewel dit aanvankelijk voor enige verwarring zorgde, heeft het de nauwkeurigheid en snelheid van de verwerking aanzienlijk verbeterd. “We doen nu de plus- en min-uren handmatig in Shiftbase, zodat we rekening kunnen houden met specifieke wensen van medewerkers. Zodra dit proces helemaal gestroomlijnd is, verwachten we dat het nog efficiënter wordt.”
Resultaten - een systeem dat het werk makkelijker maakt
Dankzij de overstap naar Shiftbase heeft Seabourne Logistics diverse concrete voordelen gerealiseerd. De resultaten spreken voor zich:
- 90% minder vragen van medewerkers door de eenvoudige toegang tot roosters en het gemak van inklokken via de app.
- Betere nauwkeurigheid in de urenregistratie dankzij de integratie van het badgesysteem en de mogelijkheid om exacte tijden van inklokken te controleren.
- Tijdswinst: Waar het voorheen dagen kostte om salarissen en rapporten te verwerken, kan dit nu binnen één uur worden afgehandeld.
- Hogere tevredenheid onder medewerkers door de intuïtieve app, waardoor ze altijd inzicht hebben in hun rooster en gemakkelijk kunnen inklokken.
- Efficiënte toeslagenbeheer: Hoewel er wat aanpassingen nodig waren om toeslagen handmatig in te voeren, is dit proces met behulp van Shiftbase sneller en nauwkeuriger geworden.
Chantal: "Shiftbase is een systeem dat ons leven zoveel makkelijker maakt. Het is intuïtief, efficiënt en neemt veel werk uit handen. Voor mij is het een onmisbaar onderdeel van onze HR-processen geworden. We gaan zeker niet meer overstappen."
Conclusie
De overstap naar Shiftbase heeft Seabourne Logistics geholpen om hun groeiende personeelsbestand efficiënt te beheren, terwijl het de nauwkeurigheid en tevredenheid onder medewerkers heeft verbeterd. De gebruiksvriendelijkheid en integratie met bestaande systemen zoals Nmbrs en Datafox hebben ervoor gezorgd dat het bedrijf met vertrouwen vooruit kan kijken. Shiftbase is niet meer weg te denken bij Seabourne Logistics. En samen met Incomme hebben zij niet alleen gezorgd voor het beste systeem, maar ook een implementatieproces dat soepel en effectief verliep.
