Het Nationaal Museum van Wereldculturen bespaart 20% op roosters maken

Het Nationaal Museum van Wereldculturen, is een levendige organisatie, met 3 locaties (Museum Volkenkunde, Tropenmuseum en Afrika Museum), en een medewerkersbestand van 140 personen, verdeeld over meerdere afdelingen. Het museum biedt een rijke, culturele ervaring die bezoekers meeneemt op een reis rond de wereld. Het beheer van zo'n complexe organisatie vereist een uitstekende planning en coördinatie.

De aanleiding

Roosters werden in Excel gemaakt en via email of whatsapp gedeeld. Het bijhouden van de urenregistratie was ook een uitdaging; het werd handmatig gedaan met Excel en vervolgens verzameld van zes afdelingen op elke locatie - in totaal waren er 3 locaties.

Bovendien was het regelen van toeslagen vaak problematisch. Er waren veel verschillende toeslagen, en er waren geen duidelijke richtlijnen over wanneer bepaalde uren onder een bepaalde toeslag vielen.

Onderling ruilen ging via de teamleider. Die paste dit handmatig aan op rooster en nieuwe versie werd met iedereen gedeeld. Beschikbaarheid van de medewerkers werd een maand van te voren uitgevraagd via de mail. Met 140 werknemers was dit een maandelijks een uitzoekwerk om te achterhalen wie er nog niet gereageerd had. 

De oplossing

Teamleiders waren gewend te werken zoals het ging, dus zagen in eerste instantie de meerwaarde van Shiftbase niet. Vier afdelingen zijn toch met Shiftbase gaan testen. Toen het museum overging naar AFAS voor de salarisadministratie, bleek dat deze oplossing geen goede urenregistratie module had, vooral niet voor toeslagen. Vanwege het succes op de vier afdelingen werd Shiftbase uiteindelijk toch bedrijfsbreed geïmplementeerd.

Het resultaat

• Efficiëntie: Een aanzienlijke tijdsbesparing voor het roosteren (20% ten opzichte van de oude situatie) voor de 14 coördinatoren. Ook de 5 teamleiders besparen nu 2 uur per maand op uren controle en goedkeuring.
• Interdepartementale coördinatie: Verschillende afdelingen kunnen nu elkaars roosters bekijken, wat de communicatie en coördinatie aanzienlijk verbetert.
• Flexibiliteit: Reserveringen kunnen nu meer partijen aannemen omdat ze de beschikbaarheid van medewerkers inzichtelijk hebben.
• Beheer: Inzicht in contractuele verplichtingen, helpt bij het bijhouden van plus- en minuren en vergemakkelijkt de vergelijking van geplande uren met contracturen.
• Rapportage: Sectorhoofden kunnen nu eenvoudig een rapportage van de geplande uren uitdraaien om deze naast hun begroting te leggen.
• Takenregistratie: Taken, zoals het controleren van brandmelders, worden nu geregistreerd.
• Samenwerking: Teamleiders nemen nu makkelijk elkaars afdeling over tijdens vakantie. Ze geven elkaar het recht om tijdelijk uren te kunnen bekijken en goedkeuren.

De implementatie van Shiftbase bij Nationaal Museum van Wereldculturen is een succesverhaal dat laat zien hoe de juiste tools een groot verschil kunnen maken in het beheer van complexe organisaties.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen