Intratuin verhoogt medewerkerstevredenheid met overzichtelijke planning

Intratuin is een toonaangevende retailorganisatie in de tuinbranche, met een breed assortiment aan planten, bloemen, tuinaccessoires en woondecoratie. Met meerdere afdelingen zoals binnen- en buitenplanten, horeca en kassa, vereist het personeelsmanagement bij Intratuin een flexibele en efficiënte planning. De dynamiek van seizoensgebonden pieken, zoals de drukke kerstperiode en zonnige voorjaarsdagen, maakt het plannen van personeel een uitdagende taak. Wij gingen in gesprek met Tom Uljee, eigenaar van Intratuin Barneveld.

De aanleiding - gebrek aan inzicht

Intratuin gebruikte voorheen een planningssysteem dat gekoppeld was aan AFAS voor de boekhouding. Dit systeem voldeed echter niet aan de verwachtingen en bleek totaal niet intuïtief te zijn. Vooral het gebrek aan overzicht en de focus op individuele planningen in plaats van teamplanning veroorzaakten veel frustraties. Het was onduidelijk wie er op welke dag werkte en er ontstonden zelfs situaties waarin medewerkers niet kwamen opdagen door de onoverzichtelijke roosters.

Daarnaast werd er gewerkt met papieren planningen per afdeling, wat leidde tot inefficiëntie en foutgevoelige processen. Het beheren van verlofaanvragen en het maken van wijzigingen in roosters vereiste veel schakels en handmatige aanpassingen. Dit resulteerde in een tijdrovend proces waarbij een medewerker bijna fulltime bezig was met personeelsplanning.

Op zoek naar een intuïtiever en efficiënter systeem, ging Intratuin in 2022 op zoek naar alternatieven en kwam via een collega bij Shiftbase terecht.

De oplossing - gebruiksvriendelijk systeem

Shiftbase bood precies wat Intratuin nodig had: een intuïtief en overzichtelijk planningssysteem dat zowel teamgericht als flexibel is. De overgang naar Shiftbase verliep soepel dankzij het persoonlijke en directe contact met het team van Shiftbase. Het dynamische karakter van het bedrijf en de bereidheid om mee te denken met de specifieke behoeften van Intratuin, zorgden voor een positieve implementatie-ervaring.

Wat direct opviel bij het gebruik van Shiftbase was het gebruiksgemak en de overzichtelijke interface. Het plannen van personeel per afdeling werd efficiënter en wijzigingen konden snel en eenvoudig worden doorgevoerd via de app. Medewerkers kunnen nu zelf hun verlofaanvragen indienen en hun uren inzien, wat de verantwoordelijkheid en betrokkenheid vergroot. De gebruiksvriendelijkheid van Shiftbase en de overzichtelijke teamplanningen zijn een grote stap voorwaards voor Intratuin.

De resultaten

Dankzij de implementatie van Shiftbase heeft Intratuin significante verbeteringen behaald in hun personeelsplanning en urenregistratie. De belangrijkste resultaten zijn:

• Tijdsbesparing van 20 uur per week op het maken en aanpassen van planningen, doordat medewerkers nu zelf hun verlofaanvragen en beschikbaarheid kunnen beheren.
• Verbeterd teamoverzicht, waardoor medewerkers beter geïnformeerd zijn over wie er op dezelfde dag werken, wat samenwerking en efficiëntie bevordert.
• Verhoogde medewerkersbetrokkenheid dankzij de gebruiksvriendelijke app die inzicht geeft in hun persoonlijke urenoverzicht en actuele saldi.
• Efficiëntere urenregistratie door de koppeling met het salarisadministratiesysteem, waardoor fouten bij het overzetten van uren worden geminimaliseerd.
• Flexibiliteit en snel schakelen: Medewerkers kunnen eenvoudig onderling wisselen tussen afdelingen, wat vooral handig is bij seizoensgebonden pieken.

“Het is compleet. Een compleet planningssysteem, maar simpel genoeg om er intuïtief mee te kunnen werken. Uitgebreid genoeg, maar nog steeds simpel.”

Conclusie

De overstap naar Shiftbase heeft voor Intratuin niet alleen gezorgd voor efficiëntere personeelsplanning en urenregistratie, maar ook voor meer betrokkenheid en tevredenheid onder medewerkers. Door de intuïtieve interface, het directe contact met het team van Shiftbase en de flexibiliteit van de app, is Intratuin in staat om sneller te schakelen en beter in te spelen op seizoensgebonden veranderingen.

Met een waardering van 9 op 10 toont Intratuin zich zeer tevreden over de keuze voor Shiftbase. Het bedrijf heeft nu een modern, overzichtelijk en flexibel planningssysteem dat volledig aansluit bij hun operationele behoeften.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen