Escape Amsterdam stroomlijnt personeelsmanagement met Shiftbase

Escape Amsterdam, een van de meest iconische nachtclubs van ons land, vond in Shiftbase de ideale partner voor het optimaliseren van hun personeelsplanning en urenregistratie. Met 150 medewerkers en een complex rooster, zorgde de overstap naar Shiftbase voor aanzienlijke verbeteringen in de efficiëntie en betrouwbaarheid van het roosterbeheer.

Escape Amsterdam is een populaire hotspot voor feestgangers. Met vier verschillende ruimtes, biedt het een scala aan nachtelijke activiteiten en evenementen. Escape’s voortdurende succes wordt ondersteund door een groot team van 150 toegewijde medewerkers die achter de schermen werken om elk evenement soepel te laten verlopen.

Aanleiding

Voorheen maakte Escape gebruik van Excel-spreadsheets voor hun personeelsplanning en urenregistratie. Dit proces was tijdrovend en gaf vaak aanleiding tot fouten. Zo werden medewerkers gebeld om hun beschikbaarheid te controleren en werd de urenregistratie dagelijks overgetypt en geknipt en geplakt voor rapportages. Daarnaast leidde een gebrek aan effectieve communicatie via e-mail vaak tot verwarring, waarbij medewerkers soms verschenen wanneer ze niet ingepland waren.

Oplossing

Om deze problemen aan te pakken, ging Escape op zoek naar een tool die kon helpen bij het automatiseren van hun planning en urenregistratie. Na een zorgvuldige evaluatie kwamen ze bij Shiftbase uit, dat niet alleen betaalbaar was, maar ook naadloos integreerde met hun bestaande systemen, waaronder hun boekhoudsoftware. Ze werden goed op weg geholpen door de Accountmanagers en Consultants van Shiftbase. 

Ondanks de aanvankelijke zorgen over verandering, werd de implementatie van Shiftbase positief ontvangen door zowel het management als de medewerkers van Escape. Shiftbase biedt verschillende functies, waaronder urenregistratie, verlofaanvragen, roosterbeheer en een nieuwsbericht.

Escape gebruikt de nieuwsberichten voor onder andere de aankondiging van nieuwe menu’s. Ook de klokfunctie van Shiftbase, die medewerkers alleen in staat stelt in te klokken wanneer ze zijn ingeroosterd en op de locatie aanwezig zijn, wordt door Escape actief gebruikt.

Resultaat

Sinds de implementatie van Shiftbase heeft Escape aanzienlijke verbeteringen in hun proces gezien. De meest opvallende resultaten zijn:

• Tijdbesparing van 30% op de inventarisatie van beschikbaarheid
• Reductie van roostertijd tot 12-14 uur per week
• Grote tijdsbesparing op correcties
• Verhoogde betrokkenheid en tevredenheid bij medewerkers doordat ze zelf hun urenregistratie kunnen controleren
• Verbeterde verantwoordelijkheid bij medewerkers, omdat het niet in- en uitklokken resulteert in geen verloning

Tijdens de coronacrisis toonde Shiftbase zich een goede partner door mee te denken tijdens de periodes dat Escape zijn deuren moest sluiten. Deze proactieve benadering en flexibiliteit in moeilijke tijden werd zeer gewaardeerd, Otto Seibert, Manager Escape.

Dit succesverhaal onderstreept hoe Shiftbase kan bijdragen aan een efficiënter en effectiever personeelsbeheer, ongeacht de grootte of complexiteit van de organisatie. Of je nu een kleine onderneming of een grote nachtclub zoals Escape Amsterdam hebt, Shiftbase heeft de tools en ondersteuning die je nodig hebt om jouw personeelsmanagement naar een hoger niveau te tillen.