Wat is een thuiswerkovereenkomst? + modelcontract download

Wat is een thuiswerkovereenkomst?

Een thuiswerkovereenkomst is een schriftelijke vastlegging tussen werkgever en werknemer waarin specifieke afspraken staan omtrent het werken vanuit huis. Het gaat verder dan mondelinge afspraken, aangezien het duidelijkheid biedt over onderwerpen zoals de inrichting van de thuiswerkplek, de bereikbaarheid van de werknemer, en het aantal gewerkte uren vanuit huis.

Vaak wordt thuiswerken ook wel telewerken genoemd. Een thuiswerkovereenkomst is echter meer dan een woordenspel; het is een essentiële tool die helpt bij het waarborgen van flexibiliteit binnen de arbeidsrelatie en die aangeeft in hoeverre de werknemer of werkgever verantwoordelijk is voor aspecten zoals een ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek.

Hoewel het geen wettelijke regels zijn, biedt het document een kader voor zowel werkgever als werknemer om duidelijke en afwijkende afspraken te maken, die een betere aansluiting vinden bij de privé situatie van de werknemer.

Inhoud thuiswerkovereenkomst

De inhoud van een thuiswerkovereenkomst kan variëren per organisatie en afhankelijk van de specifieke wensen van werkgever en werknemer. Echter, bepaalde elementen zijn cruciaal om op te nemen:

1. Definities en toepassing: Heldere uitleg over wat onder thuiswerken wordt verstaan en de verschilpunten met termen als telewerken.

2. Afspraken over de thuiswerkplek: Hoe de inrichting van de thuiswerkplek dient te zijn, waarbij aandacht wordt besteed aan een ergonomisch verantwoorde werkplek.

3. Bereikbaarheid: Duidelijke afspraken over de uren waarop de werknemer bereikbaar moet zijn en de regelmaat waarin hij of zij vanuit huis werkt.

4. Apparatuur en software: Welke apparatuur wordt door de werkgever beschikbaar gesteld en welke aanwijzingen gelden hiervoor.

5. Vergoedingen: Informatie over eventuele onbelaste vergoedingen of belastingvrije thuiswerkvergoedingen die de werknemer kan ontvangen.

6. Veiligheid en privacy: Afspraken over de zorgplicht van de werkgever voor de veiligheid van de werknemer en de bescherming van bedrijfsinformatie.

7. Duur en wijziging van de overeenkomst: Hoe lang de thuiswerkovereenkomst geldig is, en onder welke omstandigheden er afwijkende afspraken gemaakt kunnen worden.

Het is essentieel dat de thuiswerkovereenkomst aan aanvulling is op de individuele arbeidsovereenkomst van de werknemer en dat beide partijen op de hoogte zijn van hun rechten en plichten. Hierdoor waarborg je als werkgever dat je voldoet aan de wettelijke regels en voorkom je misverstanden.

Opstellen thuiswerkovereenkomst

Het opstellen van een thuiswerkovereenkomst is een essentiële stap om duidelijke en wederzijdse afspraken te maken tussen werkgever en werknemer. Hier volgen enkele stappen en aandachtspunten voor het opstellen:

Inventarisatie

Breng eerst in kaart welke functies en rollen binnen je organisatie geschikt zijn voor thuiswerken. Begrijp de specifieke behoeften en uitdagingen die elk met zich meebrengt.

Overleg

Voordat je de overeenkomst vastlegt, is het verstandig om met de werknemer te overleggen. Zo weet je wat zijn of haar behoeften en wensen zijn, en kun je hier rekening mee houden in de overeenkomst.

Gebruik een voorbeeld

Er zijn diverse voorbeeld thuiswerkovereenkomsten beschikbaar die als uitgangspunt kunnen dienen. Deze kunnen je helpen om niets over het hoofd te zien en te zorgen voor een volledige overeenkomst.

Vergoedingen en kosten

Wees duidelijk over eventuele vergoedingen zoals de belastingvrije thuiswerkvergoeding. Bepaal wie verantwoordelijk is voor welke kosten, zoals de inrichting van een ergonomische thuiswerkplek of de aanschaf van apparatuur.

Wettelijke regels

Hoewel een thuiswerkovereenkomst geen wettelijk verplicht document is, is het wel belangrijk dat de inhoud ervan in lijn is met de Wet Flexibel Werken en andere relevante wetgeving.

Beoordeling en aanpassing

Het is raadzaam om de overeenkomst regelmatig te evalueren en indien nodig bij te stellen. De wereld van flexibele arbeidstijden en thuiswerkplekken verandert snel, en de overeenkomst moet hierop kunnen inspelen.

Door zorgvuldig en in overleg een thuiswerkovereenkomst op te stellen, leg je als werkgever een solide basis voor een effectieve en prettige samenwerking met je werknemer vanuit huis. Het draagt bij aan de flexibiliteit van je organisatie en zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen.

Aandachtspunten thuiswerkovereenkomst

Bij het opstellen van een thuiswerkovereenkomst is het van belang om bepaalde aandachtspunten niet over het hoofd te zien:

1. Duidelijke taal: Gebruik heldere en begrijpelijke taal, zodat zowel de werkgever als de werknemer de inhoud van de overeenkomst goed begrijpt.

2. Afspraken over de werkplek: Leg expliciet vast wie verantwoordelijk is voor de inrichting van de thuiswerkplek. Hierbij hoort ook de zorg voor een ergonomisch verantwoorde werkplek.

3. Mondelinge afspraken: Zorg dat alles schriftelijk is vastgelegd en dat mondelinge afspraken ook hun plek vinden in de overeenkomst.

4. Bereikbaarheid: Duidelijke richtlijnen over de uren waarop de werknemer bereikbaar dient te zijn en of er sprake is van flexibele arbeidstijden.

5. Vergoedingen: Wees expliciet over eventuele onbelaste vergoedingen, belastingvrije vergoedingen, of specifieke gerichte vrijstellingen die van toepassing zijn.

6. Beveiliging en privacy: Afspraken over de bescherming van bedrijfsgegevens en de beveiliging van apparatuur zijn essentieel.

7. Aanvullende afspraken: Wellicht zijn er aanvullende afspraken die buiten een standaard contract vallen maar wel relevant zijn voor de specifieke werknemer of functie.

8. Duur en beëindiging: Bepaal hoe lang de overeenkomst geldig is en onder welke voorwaarden deze kan worden beëindigd of aangepast.

9. Wetgeving: Houd rekening met de wet flexibel werken en andere wettelijke regels die van invloed kunnen zijn op thuiswerken.

10. Review: Het kan verstandig zijn om de thuiswerkovereenkomst te laten controleren door een deskundige op het gebied van arbeidsrecht.

Door aandacht te besteden aan deze punten zorg je als werkgever voor een solide en transparante thuiswerkovereenkomst, die bijdraagt aan een prettige en productieve thuiswerkervaring voor je werknemer.

Voorbeeld thuiswerkovereenkomst

Bij het opstellen van een thuiswerkovereenkomst is het handig om een voorbeeld te volgen, vaak aangeduid als een modelcontract. Online zijn er diverse voorbeeldcontracten beschikbaar voor thuiswerken. Bijvoorbeeld:

• PW.
• Stichting Fonds Architectenbureaus
• NPDI

Houd rekening met wetgeving rondom thuiswerken

Thuiswerken heeft een stevige plek veroverd in het hedendaagse arbeidslandschap. Maar het is niet slechts een kwestie van een laptop oppakken en vanuit huis aan de slag gaan. Er zijn wettelijke kaders waarmee je als werkgever rekening moet houden.

Wet Flexibel Werken

Deze wet maakt het voor werknemers mogelijk om een verzoek in te dienen voor aanpassing van hun arbeidsuren, arbeidstijden, of werkplek. Als werkgever ben je niet wettelijk verplicht om altijd akkoord te gaan, maar je moet zo'n verzoek serieus overwegen en kun je dit niet zomaar verzoek afwijzen.

Arbowet- en regelgeving

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek, ook als deze thuis is. Dat betekent dat de inrichting van de thuiswerkplek ergonomisch moet zijn en dat je mogelijk moet voorzien in een onbelaste vergoeding voor de inrichting hiervan.

Privacy

Zeker bij thuiswerken is het beschermen van gevoelige bedrijfs- en klantinformatie cruciaal. Zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze data veilig kunnen houden en overweeg eventueel extra beveiligingsmaatregelen.

Vergoedingen

Binnen de werkkostenregeling zijn er mogelijkheden voor het onbelast vergoeden van thuiswerk gerelateerde kosten. Denk aan een belastingvrije thuiswerkvergoeding of andere gerichte vrijstellingen.

Mondelinge afspraken

Het is cruciaal dat alle gemaakte afspraken, ook mondelinge, terugkomen in een getekende thuiswerkovereenkomst. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor duidelijkheid voor beide partijen.

Zorgplicht

Onafhankelijk van waar de werknemer zijn taken uitvoert, behoud je als werkgever de zorgplicht. Dat houdt in dat je moet waken over het welzijn van je werknemers, ook in hun privé situatie als ze vanuit huis werken.

Het naleven van de wetgeving rondom thuiswerken beschermt niet alleen de rechten van je werknemers, maar versterkt ook jouw positie als werkgever. Door op de hoogte te blijven van de wettelijke regels en deze toe te passen, creëer je een transparante en betrouwbare basis voor het thuiswerken binnen je organisatie.

Online (thuis)werkplek-check

Het toenemende belang van thuiswerken heeft geleid tot de opkomst van tools en checklists om de kwaliteit en ergonomie van de thuiswerkplek te waarborgen. Een online (thuis)werkplek-check is zo'n hulpmiddel, speciaal ontworpen voor werkgevers en werknemers die zeker willen weten dat hun werkplek aan alle eisen voldoet.

Enkele punten die zo'n online check vaak behandelt:

1. Ergonomie: Staat het bureau op de juiste hoogte? Is de stoel ergonomisch verantwoord? Een ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek kan veelvoorkomende klachten, zoals rug- en nekpijn, voorkomen.

2. Apparatuur: Is de computer of laptop op ooghoogte? Werkt de verlichting naar behoren? Goede apparatuur draagt bij aan productiviteit en voorkomt klachten.

3. Veiligheid: Zijn er geen losse snoeren of andere struikelgevaren? Hoe zit het met de brandveiligheid in de werkruimte? Een veilige thuiswerkplek is essentieel voor het welzijn van de werknemer.

4. Privacy: Zijn er voldoende maatregelen getroffen om bedrijfsinformatie te beschermen? Denk aan sterke wachtwoorden, VPN-verbindingen en andere beveiligingssoftware.

Voor een gedetailleerde analyse raden we Online Thuiswerkplek-Checker aan, een voorbeeld van een tool die een uitgebreide inspectie van de thuiswerkplek biedt. Door zo'n check regelmatig te laten uitvoeren, waarborg je niet alleen de kwaliteit en veiligheid van de werkplek, maar laat je als werkgever ook zien dat je de gezondheid en het welzijn van je werknemers serieus neemt.

Er zijn ook gratis checklists online te vinden.