De referentiebrief: gratis template + tips voor het schrijven

Wat is een referentiebrief?

Een referentiebrief is—zoals de naam al aangeeft— een brief die wordt geschreven door een vorige werkgever of iemand anders met wie de sollicitant heeft samengewerkt.

Referenties horen meer inzicht te geven in hoe een persoon functioneerde tijdens zijn of haar vorige banen. Het geeft een toekomstige werkgever een beter beeld van wie de kandidaat is buiten wat er op zijn of haar cv staat.

Het maakt het sollicitatieproces een stukje persoonlijker en geeft een beter idee van wat te verwachten van een potentiële nieuwe werknemer. Daarom is een referentie schrijven niet iets wat je uit de losse pols doet. Over een goede referentie is goed nagedacht.

Hoe schrijf je een referentiebrief?

Een referentiebrief begint vaak met informatie over de schrijver en het bedrijf die hij of zij vertegenwoordigt, gevolgd door de introductie van de persoon voor wie de brief is bestemd.

Daarna volgt de kern met details over zijn of haar prestaties en vaardigheden, en tenslotte een afsluiting met aanbevelingen en een vriendelijke groet. Dit is allemaal terug te zien in de template die je boven aan de pagina kunt downloaden.

Deze template dient als leidraad bij het structureren van je brief. Het maakt het voor jou een stuk makkelijker om alle relevante informatie in een duidelijk en overzichtelijk formaat te presenteren.

Inhoudelijk waardevol

Nu dat de structuur van de brief duidelijk is, kunnen we dieper ingaan op de inhoud. Een inhoudelijk waardevolle referentiebrief bevat relevante en gedetailleerde informatie. Het is daarom handig om—voordat je begint met schrijven—de nodige kennis over iemands functioneren te verzamelen.

Denk hierbij aan informatie over zijn of haar prestaties, projecten waar hij of zij aan heeft gewerkt, situaties waarin zijn of haar sterkste kant naar voren kwam etc. Kies het belangrijkste eruit en laat je niet afleiden door details waar een toekomstige werkgever weinig aan heeft.

Taboe vragen omzeilen

Stel, je wordt als oud-werkgever gevraagd om een referentiebrief te schrijven voor een bedrijf, waar een oud-werknemer onlangs heeft gesolliciteerd. Meestal laten bedrijven je weten welke informatie ze zoeken. Maar je hoeft absoluut niet op alle vragen antwoord te geven. Sterker nog, er zijn vragen die een toekomstige werkgever simpelweg niet aan je mag stellen, dit zijn:

Vragen die de privacy van de medewerker schenden

Werkgevers mogen geen vragen stellen die de privacy van een medewerker schenden, zoals vragen over iemands privéleven, gezondheid, godsdienst of politieke voorkeur.

Daarnaast kun je alleen persoonlijke referenties verstrekken met toestemming van de betreffende medewerker. Een voorbeeld van een persoonlijke referentie is een voormalige collega, of iemand anders waar de medewerker nauw mee heeft samengewerkt.

Discriminerende of ongepaste vragen

Het stellen van discriminerende of ongepaste vragen op basis van ras, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid of andere beschermde kenmerken is verboden en ongepast. Het stellen (en beantwoorden!) van dit soort vragen is niet alleen strafbaar, maar kan ook de reputatie van zowel jouw bedrijf als het bedrijf van de toekomstige werkgever aantasten.

Tips voor een sterke referentiebrief

Een goede referentiebrief schrijven doe je zo:

Geef concrete voorbeelden van prestaties

Projecten of situaties waarin de persoon heeft uitgeblonken. Beschrijf gedetailleerd waarom ze geschikt zijn voor de functie(opsomming vaardigheden). Omschrijf ook soft skills, zoals toewijding, nauwkeurigheid en teamgeest (opsomming karaktereigenschappen).

Laat zien waarom de persoon geschikt is voor de functie

Wees als je de brief schrijft specifiek en gebruik concrete voorbeelden om je punt kracht bij te zetten. Zorg ervoor dat de brief helder en nauwkeurig is. Alles wat je schrijft, hoort gebaseerd te zijn op feiten en ervaringen.

Houd het positief

Mocht je goede ervaringen hebben met de werknemer, houdt het dan positief. Als de werknemer goed heeft gepresteerd, maar vaak vergat de koffiediklade te legen, is er geen reden om dit in de brief te vermelden. Benadruk de sterke punten en kwaliteiten van de persoon die relevant zijn voor de nieuwe functie.

Maar wees oprecht

We doelen erop dat je het positief moet houden als het kritiek wat je wel hebt klein is of niets met het werk te maken heeft. Maar we zeggen natuurlijk niet dat je een positieve brief moet schrijven, als je professionele ervaring met de werknemer niet al te best was. Bied een eerlijke evaluatie gebaseerd op feiten en ervaringen met de persoon. Wees oprecht in je aanbevelingen.

Pas op met overdrijven

Dit spreekt aardig voor zich; vermijd overdrijvingen of valse lof. Blijf bij de feiten en wees realistisch in je beschrijving. Het kan verleidelijk zijn om de prestaties van de persoon te overdrijven, vooral als je hen het beste gunt en een goede indruk wilt maken.

Maar door dingen op te schrijven die de werknemer niet waar kan maken, snijd je hem of haar uiteindelijk in de vingers. Vermijd daarom het gebruik van overdreven superlatieven of loze uitspraken die niet worden ondersteund door daadwerkelijke ervaringen.

Gebruik een professionele toon

Houd de toon van de brief professioneel en zakelijk. Vermijd daarbij het gebruik van te informele of spreektaal in de brief, zoals straattaal, afkortingen, of te persoonlijke uitdrukkingen. Tegelijkertijd is het ook verstandig om te voorkomen dat je te formeel jargon gebruikt dat moeilijk te begrijpen is voor de lezer. Wees duidelijk en beknopt.

Controleer op fouten

Vergeet niet te proeflezen! Zorg ervoor dat de brief grammaticaal correct is en vrij is van spelfouten. Lees het zelf na, maar laat het ook door een ander nalezen. Op deze manier weet je zeker dat de brief in topconditie verstuurd wordt.

Een referentiebrief in het kort

• Een referentiebrief is een geschreven aanbeveling door een vorige werkgever of samenwerkingspartner, bedoeld om een dieper inzicht te geven in een kandidaat buiten wat op het cv staat.

• Bij het schrijven start hou je een specifieke structuur aan. Download onze template om hier een voorbeeld van te zien.

• Verzamel relevante details over prestaties, projecten en sterke kanten, en vermijd overbodige informatie voor een effectieve brief.

• Vermijd informatie die de privacy van een medewerker schenden en discriminerende of ongepaste vragen. Geef alleen persoonlijke referenties met toestemming van de betreffende persoon.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen