Ziekteverzuim managen met een kloppende ziekteregistratie
Als werkgever of HR manager heb je er baat bij om het ziekteverzuim binnen de organisatie zo laag mogelijk te houden. De beste manier om dit te doen is door werknemers voldoende aandacht te geven. Hoe je de kosten van verzuim berekend, wat de regels rondom ziekteverzuim zijn en tips om ziekteverzuim aan te pakken ontdek je in dit artikel.
Ziekteverzuim management begint met het herkennen van signalen
Een zieke werknemer kost je als werkgever al gauw € 250 per dag en dit kan nog veel verder oplopen bij langdurig verzuim. Als werkgever zijn er een hoop dingen die je kunt doen om het ziekteverzuim omlaag te krijgen. Voordat je hiermee aan de slag kunt is het echter belangrijk om de signalen die een ongelukkige werkgever afgeeft te kunnen herkennen. Allereerst zijn er signalen in het gedrag die kunnen duiden op een ongelukkige werknemer. Merk je dat iemand bijvoorbeeld ineens heel stil, cynisch, kortaf of prikkelbaar is, dan kan dit duiden op afnemend werkplezier. Besluiteloosheid, kortaf zijn en terugtrekken zijn hier ook signalen van. Het is belangrijk om snel actie te ondernemen, omdat dit gedrag ook voortekenen kunnen zijn van een beginnende burn-out.
“Wist je dat … het gemiddeld één jaar duurt voordat iemand hersteld is van een burn-out? Loopt de werknemer al lang op reserves, dan kan het herstel langer duren.”
Uiterlijke kenmerken die plots veranderen kunnen ook een teken zijn van afnemend werkplezier. Ziet iemand er vermoeid, futloos of afwezig uit dan is het tijd om een gesprek aan te gaan. Er zijn verschillende redenen waarom mensen zich ziek melden. Natuurlijk komt een griepje wel eens voor, maar in sommige gevallen zijn er andere reden voor een ziekmelding. Redenen die je kunt voorkomen als je als werkgever op tijd actie onderneemt door met een goed verzuimbeleid helpt ziekmeldingen voorkomen.
Veel voorkomende redenen voor ziekmeldingen
Dat er alleen groepsvorming is op het schoolplein en volwassen mensen elkaar niet pesten is een mythe. Dit komt namelijk vaker voor op de werkvloer dan je misschien denkt. Let daarom goed op wat er op het werk gebeurt en grijp in als je pesterijen, groepsvorming, discriminatie of zelfs agressie ziet. Privéproblemen, waaronder financiële problemen en fysieke of psychische klachten kunnen ook voor ziekmeldingen zorgen. Tot slot kunnen onveilige werksituaties ervoor zorgen dat werknemers langdurig uitvallen.
Beroepsziekten per branche
Per sector zijn er beroepsziekten die relatief vaak voorkomen. Dit zijn de beroepsziekten waar mensen volgens CZ in specifieke branches het meeste last van kunnen krijgen.
Branches waarin fysieke problemen het meest voorkomen
Fysieke problemen komen voor in veel verschillende branches. In de meeste gevallen gaat het om klachten als pijn in de onderrug, RSI en gehoorproblemen. Het is voor werkgevers vooral belangrijk om werknemers te leren welke houding zij moeten aannemen om werkzaamheden veilig uit te kunnen voeren. Zorg bovendien voor een gezonde balans in verschillende werkzaamheden om fysieke klachten te verminderen. Branches waarin fysieke problemen het meest voorkomen zijn de groot- en detailhandel, de agrarische sector, de bouw en de industriesector. In de zorg, de zakelijke dienstverlening, de transportsector en de horeca komen zowel fysieke als mentale problemen veel voor.
Branches waarin mentale problemen het meest voorkomen
In de branches waar mentale problemen vaker voorkomen is het voor werkgevers vooral belangrijk om een goede balans tussen werk en privé te creëren. Werk je in een branche waar vaak traumatiserende gebeurtenissen voorkomen, biedt dan mentale ondersteuning op een regelmatige basis. De sectoren die het meest te maken krijgen met mentale problemen zijn de horeca, de transportsector, de zakelijke dienstverlening, de zorg en het onderwijs.
Dit zijn de regels rondom ziekteverzuim
Als werkgever heb je allereerst een loondoorbetalingsplicht. Meestal geldt in het eerste ziektejaar een doorbetalingsplicht van 100% en in het tweede jaar 70%. Na het tweede jaar kun je een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV om het arbeidscontract te beëindigen. Wanneer en hoe een werknemer zich kan ziek melden staat in het arbeidscontract omschreven. In sommige gevallen is het mogelijk om een Ziektewetuitkering aan te vragen voor de werknemer. Dit kan als werknemers ziek worden door zwangerschap of een bevalling, een orgaantransplantatie of wanneer de werknemer onder de no risk polis valt. Verder ben je als werkgever of werknemer verplicht om mee te werken aan re-integratie. De regels hierover staan omschreven in de Wet verbetering poortwachter.
Bereken wat een zieke werknemer kost
De kosten van verzuim berekenen is eenvoudiger met een overzichtelijke ziekteregistratie. Als werkgever kun je de ziektekosten uitrekenen door de volgende kosten bij elkaar op te tellen:
- de loonkosten op basis van de verwachte afwezigheid;
- de kosten van vervanging;
- omzetverlies voor afwezigheid van de werknemer;
- kosten voor verzuimbegeleiding en re-integratie.
Stel dat een werknemer met een salaris van € 4000 per maand voor 6 maanden uitvalt en je 100% van het loon doorbetaald in het eerste jaar. Als werkgever houdt je dan rekening met loonkosten van € 24000 + loonheffing van € 4800. Hier komen de kosten voor re-integratie en begeleiding, vervanging en omzetverlies bij. Gemiddeld betalen werkgevers zo’n € 260 per dag aan ziektekosten.
Van het eerste contact met de arbodienst naar re-integratie
Als een werknemer langdurig ziek is dan moet de werknemer naar de ARBO arts. Deze bedrijfsarts maakt op basis van de aard van de ziekte een plan voor herstel en re-integratie. Is jouw werknemer bezig met een re-integratietraject, dan kan het lonen om aan te bieden om te betalen voor een paar sessies met een coach. Dit zorgt er niet alleen voor dat de werknemer sneller aan het werk kan, maar zorgt er ook voor dat de werknemer zich op zakelijk én persoonlijk gebied kan ontwikkelen op een effectieve manier. Stimuleer een gezonde leefstijl en een veilige werkplek voor deze medewerkers. Zorg voor frisse lucht op kantoor, verlaag werkstress, spreek je waardering uit en geef het goede voorbeeld.
De gouden tip om ziekteverzuim aan te pakken
Om ziekteverzuim aan te pakken is het belangrijk om regelmatig met medewerkers te communiceren. Wacht niet af tot het jaarlijkse evaluatiemoment om erachter te komen hoe het met je werknemers gaat, maar zorg dat je als HR manager of werkgever actief betrokken bent bij je werknemers. Houd het ziekteverzuim per werknemer goed in de gaten, en als iemand zich vaker ziek meldt dan gebruikelijk, trek dan aan de bel en plan een persoonlijk gesprek in.
Vraag hulp van een bedrijfsmaatschappelijk werker of inzetbaarheidscoach die gespecialiseerd is in het herkennen van de eerste symptomen. Een goed verzuimbeleid richt zich op het voorkomen en beperken van ziekte. Maak verzuim bespreekbaar binnen je organisatie. Laat je medewerkers weten hoe het verzuimbeleid eruit ziet, maar laat medewerkers ook zien dat een ziekmelding grote impact heeft op andere collega's. Een hoge werkdruk door uitval, werkstress en een grotere kans op nieuw ziekteverzuim. Dus een gezonde werkomgeving, een goede werkplek, oprechte interesse zorgen voor vitale medewerkers.
“Met Shiftbase kun je het ziekteverzuim van medewerkers in één oogopslag monitoren. Ervaar de kracht van onze software zelf door een aanvraag voor een demo of een gratis proefperiode te starten.”
