Werkkostenregeling: bereken zelf de onkostenvergoeding

Het begrijpen van de werkkostenregeling en hoe deze van toepassing is op jouw organisatie kan een waardevol instrument zijn om de financiële gezondheid te verzekeren en tegelijkertijd werknemers te ondersteunen.

In dit artikel gaan we dieper in op de werkkostenregeling. We bespreken alles van hoe je de vergoedingen die erbij horen berekend tot maximale vergoedingen die werkgevers kunnen bieden.

Lees voordat we verder gaan dit artikel voor informatie over wat de WKR zelf precies inhoudt, en meer uitleg over de begrippen die we hier gaan bespreken.

Welke kosten vallen onder de werkkostenregeling?

Door gerichte vrijstellingen kunnen werkgevers met precisie bepaalde vergoedingen belastingvrij gebruiken. Kennis over welke kosten onder de gerichte vrijstellingen vallen is onmisbaar. Dus hier volgt een overzicht van de vergoedingen die hieronder vallen:

• Reiskosten: Werkgevers kunnen reiskosten onbelast vergoeden, zowel voor woon-werkverkeer als zakelijke reizen.

• Kerstpakketten: Het verstrekken van kerstpakketten aan werknemers kan binnen de WKR vallen, zolang het binnen de vrije ruimte past.

• Telefoons: Als een werkgever een zakelijke telefoon aan een werknemer verstrekt, kan dit ook onbelast zijn, op voorwaarde dat het aantoonbaar zakelijk gebruik betreft.

• Studiekosten: Kosten voor opleidingen en studiematerialen kunnen onder de gerichte vrijstellingen vallen.

  Werkgevers kunnen met de werkkostenregeling ook andere kosten, zoals intermediaire kosten—de kosten die een werknemer maakt namens zijn werkgever—gunstig regelen.

Hoeveel onkostenvergoeding mag een werkgever besteden?

De onkostenvergoeding die een werkgever mag geven, is afhankelijk van de beschikbare vrije ruimte. Vanaf 2024 wordt de vrije ruimte in de WKR verruimd van 1,7% naar 1,92% tot een loonsom van € 400.000.

In 2024 is de vrije ruimte 1,92% van de totale fiscale loonkosten tot € 400.000, en 1,18% over het bedrag daarboven. Deze verhoging maakt investeringen aantrekkelijk voor werkgevers en biedt meer flexibiliteit bij het toewijzen van kosten binnen de fiscale loon. 

Vanaf 2024 bedraagt de vrije ruimte €7.680. Dit zorgt ervoor dat werkgevers meer onbelaste vergoedingen kunnen geven aan werknemers. Bij 8 werknemers die samen € 400.000 verdienen is een extra onbelaste vergoeding van € 650 per werknemer mogelijk.

Het bedrag kan variëren afhankelijk van de totale fiscale loonkosten van de werknemers en de specifieke regels die van toepassing zijn in dat jaar. 

Limieten

De werkkostenregeling verplicht werkgevers om de beschikbare vrije ruimte te besteden aan werknemers. Werkgevers moeten daarbij wel voorkomen dat ze te vaak onbelast vergoedingen aanbieden. In dit geval zijn ze een eindheffing verschuldigd over het bedrag dat de limiet overschrijdt.

In het kort

• De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee werkgevers onkostenvergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen aanbieden.

• Werkgevers kunnen kosten belastingvrij vergoeden of verstrekken binnen de vrije ruimte van de WKR.

• Vergoedingen zijn geldelijke bedragen die belastingvrij kunnen zijn als ze binnen de WKR-grenzen blijven.

• Het begrijpen van het verschil tussen vergoedingen en verstrekkingen is essentieel voor fiscale planning en naleving van de WKR-regels.

• Werkgevers moeten de WKR goed beheren en de fiscale regels volgen om boetes en extra belastingheffing te voorkomen.

Beheer makkelijk de gewerkte uren van je personeel

• Makkelijk in- en uitklokken
• Automatisch toeslagen berekenen
• Koppeling met salarisadministratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen