Personeelskosten bereken: Wat kost een werknemer?

Personeelskosten berekenen is een essentieel onderdeel voor iedere ondernemer die zijn financiën goed op orde wil hebben. Loonkosten en personeelskosten zijn twee verschillende begrippen, maar beide zijn van groot belang bij het bepalen van de totale kosten voor een werknemer.

In dit artikel gaan we dieper in op de veranderingen voor 2023, verschillende soorten kosten, zoals directe en indirecte loonkosten, secundaire arbeidsvoorwaarden en overige personeelskosten. We bespreken hoe je berekent wat een werknemer kost, inclusief verplichte bijdragen, vakantiegeld en pensioenregeling. Tot slot geven we tips over hoe je onnodige kosten kunt vermijden en optimaal gebruik kunt maken van de werkkostenregeling.

Veranderingen in personeelskosten sinds 2023

Voor werkgevers is er in 2023 een hoop veranderd. Daar kwamen Nederlandse ondernemers achter na Prinsjesdag 2022. Allereerst gaat het minimum loon per 1 januari 2023 met maar liefst 10 procent omhoog. Hiermee stijgen de premies en cao-lonen ook. Het is daarom belangrijk om de nieuwe loontabellen te controleren om zeker te weten dat werknemers niet te weinig loon ontvangen. Werken er veel mensen vanuit huis binnen jouw bedrijf, dan mag je in 2023 een belastingvrije thuiswerkvergoeding van € 2,13 per dag geven.

De onbelaste reiskostenvergoeding gaat ook voor het eerst sinds 2006 omhoog. In plaats van € 0,19 per kilometer, mogen werknemers in 2023 € 0,21 cent, belastingvrije reisvergoeding ontvangen. Voor werkgevers met kleine of middelgrote bedrijven gaat de Aof-premie in 2023 omlaag. Dit moet doorbetaling van het loon tijdens ziekte makkelijker, goedkoper en duidelijker maken.

Loonkosten vs personeelskosten

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen loonkosten en personeelskosten, omdat ze beide een ander aspect van de uitgaven voor werknemers vertegenwoordigen.

Loonkosten zijn de directe kosten die een werkgever maakt voor het salaris van een werknemer, inclusief het brutoloon, verplichte bijdragen zoals premies en belastingen (loonheffingen) die aan de Belastingdienst moeten worden afgedragen. Directe loonkosten bestaan dus uit het bruto loon, verplichte premies en andere wettelijke bijdragen die een werkgever betaalt voor elke werknemer.

Personeelskosten, daarentegen, omvatten zowel directe als indirecte loonkosten en alle andere kosten die gepaard gaan met het in dienst hebben van personeel. Naast het salaris en de verplichte bijdragen, horen hier ook secundaire arbeidsvoorwaarden bij, zoals onkostenvergoedingen, werkgeverslasten, reiskosten en pensioenkosten. Bovendien zijn er indirecte loonkosten, zoals het aantal productieve uren dat verloren gaat wanneer een medewerker ziek is, vakantiegeld, juridische kosten en overige personeelskosten die relevant zijn voor het totale kostenplaatje.

Het is cruciaal voor ondernemers om zowel de loonkosten als de personeelskosten te berekenen om een nauwkeurig beeld te krijgen van de totale kosten die gemoeid zijn met het in dienst hebben van werknemers. Door beide aspecten in ogenschouw te nemen, krijgen ondernemers een realistisch beeld van de kostprijs van hun personeel en kunnen ze beter geïnformeerde beslissingen nemen over het aannemen of behouden van medewerkers.

Kostenposten waar je rekening mee moet houden bij personeel

Bij het berekenen van de personeelskosten zijn er een aantal kostenposten die vaak over het hoofd worden gezien door ondernemers. Hieronder volgen zeven van deze kostenposten die ondernemers niet mogen vergeten bij het inschatten van de totale kosten van het in dienst hebben van werknemers:

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Naast het vaste salaris zijn er vaak secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een dertiende maand, bonusregelingen, een auto van de zaak of onkostenvergoedingen die deel uitmaken van het arbeidscontract.

Pensioenregeling

De werkgever is meestal verplicht om bij te dragen aan de pensioenregeling van werknemers. Deze pensioenkosten zijn een aanzienlijk deel van de totale personeelskosten en mogen niet worden vergeten.

Opleidings- en ontwikkelingskosten

Investeren in de ontwikkeling van je werknemers kan op de lange termijn vruchten afwerpen. Kosten voor trainingen, cursussen en opleidingen horen ook bij de personeelskosten.

Verzuim- en ziektekosten

Wanneer een medewerker ziek is, kan dit leiden tot extra kosten voor vervanging, verlies van productieve uren en eventuele kosten voor de re-integratie van de werknemer.

Werkgeverslasten

Dit zijn kosten die de werkgever moet betalen voor sociale verzekeringen, zoals de premies voor werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en de basispremie voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (Awf).

Juridische kosten

Het aannemen en managen van personeel kan juridische kosten met zich meebrengen, bijvoorbeeld bij het opstellen van arbeidscontracten, het oplossen van arbeidsconflicten of het naleven van arbeidsrechtelijke verplichtingen.

Werkplek en faciliteiten

De kosten voor het inrichten en onderhouden van een werkplek, zoals meubilair, apparatuur, kantoorbenodigdheden en eventuele voorzieningen zoals een kantine of parkeergelegenheid, horen ook bij de personeelskosten.

Door al deze kostenposten mee te nemen bij het berekenen van de personeelskosten, krijg je een vollediger beeld van wat een werknemer daadwerkelijk kost. Het helpt je om beter geïnformeerde beslissingen te nemen met betrekking tot het aannemen, behouden en managen van je personeel.

Gemiddelde loonkosten per werknemer berekenen

Als we kijken naar het wettelijk minimumloon in 2023 dan zien we dat elke medewerker van 21 jaar of ouder minimaal € 1934,40 bruto per maand moet verdienen. Neem je dus iemand voor het minimumloon aan, dan zijn de kosten van het bruto salaris minstens € 1934,40. Hier tel je gemiddeld 30% aan kosten bovenop. Verwacht je door ijzersterke secundaire voorwaarden hogere bijkomende kosten, dan is het slim om 40% aan te houden. Gemiddeld betaal je als werkgever dus € 1934,40 × 1,30 = € 2514,72 per maand. Het minimumloon wordt 2 keer per jaar aangepast en is gekoppeld aan de gemiddelde ontwikkelingen van het brutoloon binnen Nederlandse bedrijven.

Directe loonkosten berekenen

Het berekenen van directe loonkosten is belangrijk voor inzicht in financiële verplichtingen richting werknemers. Volg deze stappen om directe loonkosten te berekenen:

• Brutoloon: Bepaal het brutoloon uit het arbeidscontract, exclusief secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Verplichte bijdragen: Bereken premies voor werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en de basispremie voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (Awf) met de actuele percentages van de Belastingdienst.
• Loonheffingen: Gebruik de loonheffingstabellen van de Belastingdienst om het percentage van het brutoloon te bepalen dat moet worden ingehouden voor loonheffingen (loonbelasting en premies volksverzekeringen).
• Overige bijdragen: Houd rekening met eventuele sectorale bijdragen, zoals bedrijfstakpensioenfonds of opleidingsfonds.

Tel het brutoloon, de verplichte bijdragen, loonheffingen en overige bijdragen bij elkaar op om de directe loonkosten te berekenen.

Indirecte loonkosten berekenen

Indirecte loonkosten zijn kosten die niet direct aan het salaris zijn gerelateerd, maar wel invloed hebben op de totale personeelskosten. Om deze kosten te berekenen, houd rekening met de volgende factoren:

• Secundaire arbeidsvoorwaarden: Denk aan vakantiegeld, dertiende maand, onkostenvergoedingen, auto van de zaak en bonusregelingen.
• Pensioenregeling: Bereken de werkgeversbijdrage aan de pensioenregeling van werknemers.
• Verzuimkosten: Houd rekening met kosten voor vervanging, verloren productieve uren en re-integratie bij ziekteverzuim.
• Opleidingskosten: Neem kosten voor trainingen, cursussen en opleidingen mee in de berekening.
• Werkplek en faciliteiten: Bereken kosten voor inrichting, onderhoud en voorzieningen van de werkplek.

Door deze factoren mee te nemen bij het berekenen van de indirecte loonkosten, krijg je een completer beeld van de totale kosten voor het in dienst hebben van werknemers.

Gebruik de STAP-subsidie voor scholing

Werknemers kunnen tot 2026 het STAP-budget aanvragen. Dit is een subsidie van € 1000 die je kunt gebruiken voor het bekostigen van trainingen, cursussen of opleidingen. In 2023 is er € 200 miljoen beschikbaar. Voor 2022 was het STAP-budget binnen 1 dag op. Werknemers die hier gebruik van willen maken kunnen de subsidie weer aanvragen op 17 maart 2023.

Maak gebruik van de werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven. Door slim gebruik te maken van de WKR, kun je personeelskosten optimaliseren en werknemers extra's bieden zonder extra belasting te betalen.

Binnen de WKR is er een vrije ruimte, een percentage van de totale fiscale loonsom, waarbinnen je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunt aanbieden. Let op de actuele percentages bij de Belastingdienst. Blijf je binnen de vrije ruimte, dan hoef je geen extra belasting te betalen.

Enkele voorbeelden van zaken die je kunt aanbieden binnen de WKR zijn reiskostenvergoedingen, bedrijfsuitjes en opleidingskosten. Door strategisch gebruik te maken van de werkkostenregeling, kun je als werkgever besparen op personeelskosten en tegelijkertijd aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bieden aan je werknemers.

Een goede salarisadministratie is essentieel

Omdat je niet alleen te maken hebt met de betaling van het salaris van medewerkers, maar ook met allerlei andere uitgaven, is een goede salarisadministratie essentieel. Daarom heeft Shiftbase een app ontwikkelt waarin het verzamelen en overzichtelijk maken van alle personeelskosten eenvoudiger is. Met de app is het niet alleen eenvoudig om het juiste contract aan de juiste medewerker te koppelen. Je krijgt door een interactief rooster ook direct inzicht in de verwachte salariskosten op de korte en lange termijn. Betaal je minder dan het minimumloon, dan wordt je hiervan op de hoogte gesteld door de app. Zo weet je zeker dat medewerkers het juiste salaris ontvangen en voorkom je boetes!

In de software van Shiftbase worden toeslagen automatisch berekend op basis van het contract en het brutoloon. Betaalde reiskosten en lopende reiskostendeclaraties worden sneller inzichtelijk gemaakt en het aannemen en trainen van personeel wordt bovendien vereenvoudigd. Zo zorgen wij er samen voor dat de salarisadministratie binnen jouw bedrijf altijd in orde is. Ben jij benieuwd naar hoe Shiftbase het bijhouden van uren en alle personeelskosten eenvoudiger maakt? Probeer het nu 14 dagen gratis.