Top 5 beste inkloksystemen van 2025

Elke minuut telt. Of je nu een klein team hebt of een groot bedrijf runt, het registreren van aanwezigheid is belangrijk. Toch maken veel bedrijven nog gebruik van handmatige invoer, wat leidt tot fouten, onduidelijke urenregistraties en frustraties bij zowel werknemers als werkgevers. Een modern inkloksysteem lost dit op. Geen losse briefjes of Excel-bestanden meer, maar nauwkeurige urenregistratie die automatisch wordt verwerkt. Zo ben je minder tijd kwijt, voorkom je fouten en zorg je ervoor dat bedrijven voldoen aan de regelgeving.

Met een digitaal inkloksysteem worden gewerkte uren bijgehouden en direct gekoppeld aan de salarisadministratie, waardoor alles inzichtelijk en efficiënt verloopt. Daarom is het zo belangrijk om een inklok- en uitkloksysteem aan te schaffen!

Waarom een inkloksysteem de oplossing is voor nauwkeurige urenregistratie

Het bijhouden van gewerkte uren lijkt misschien eenvoudig, maar zonder een goed systeem kan het al snel rommelig worden. Handmatig uren registreren zorgt vaak voor fouten. Werknemers vergeten hun werktijden op te schrijven, uren worden verkeerd afgerond, of gegevens raken kwijt. Dit kan problemen geven bij de salarisadministratie, leiden tot hogere loonkosten en zelfs voor frustraties zorgen tussen werkgevers en personeel.

Met een inkloksysteem voorkom je die problemen. Werknemers kunnen inklokken en uitklokken met een digitale prikklok, een app of zelfs met een ov-chipkaart. Alles wordt automatisch geregistreerd en opgeslagen, waardoor er geen gedoe meer is met handmatige invoer. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten. De administratie is altijd up-to-date en werkgevers en medewerkers hoeven zich geen zorgen meer te maken over verkeerd ingevulde of ontbrekende uren.

Een systeem zoals Shiftbase maakt het bijhouden van gewerkte tijden eenvoudig en overzichtelijk. Managers zien meteen wie er aanwezig is, kunnen roosters aanpassen en hebben altijd inzicht in de gegevens. Doordat uren objectief worden bijgehouden, is er geen discussie meer over gewerkte uren en voldoet het bedrijf automatisch aan de regels van de arbeidswetgeving. Het werkt gewoon beter met vele voordelen voor iedereen.

Gewerkte uren registreren: voorkom fouten en bespaar tijd

Het handmatig registreren van gewerkte uren is tijdrovend en foutgevoelig. Werknemers vergeten in te vullen wanneer ze beginnen of stoppen, managers moeten alles controleren en corrigeren, en voor je het weet ontstaan er fouten in de urenadministratie. Dit kan leiden tot verkeerde uitbetalingen, extra werknemers voor de boekhouding en zelfs juridische risico’s als de urenregistratie niet correct wordt bijgehouden. Met de technologie van vandaag is er een veel betere oplossing.

"Bedrijven die overstappen op digitale urenregistratie besparen op administratietijd en verlagen het risico op fouten met 80%." – Onderzoek van Deloitte, 2024.

Shiftbase loopt hierin voorop. Het platform maakt gebruik van geavanceerde technologie om uren automatisch te registreren en direct te koppelen aan de salarisadministratie. Via de app of desktop kunnen werknemers moeiteloos inklokken en uitklokken, managers krijgen real-time inzicht in de werktijden en integraties met planningssoftware zorgen ervoor dat alles soepel verloopt. Dit maakt Shiftbase niet alleen een moderne, maar ook een toekomstbestendige oplossing voor bedrijven die efficiënt en foutloos willen werken.

Zo onderscheid Shiftbase zich van andere kloksystemen

• GPS-gebaseerd inklokken: Werknemers kunnen via de mobiele app inklokken en uitklokken, waarbij de locatie automatisch wordt geregistreerd. Ideaal voor buitendienstmedewerkers of flexibele werkplekken.

• Automatische tijdsregistratie: Shiftbase registreert werkuren en pauzes nauwkeurig op basis van de gemaakte roosters.

• Cloud-gebaseerde opslag: Alle geregistreerde uren worden direct opgeslagen, waardoor managers altijd real-time inzicht hebben, waar ze ook zijn.

• Integratie met andere systemen: Shiftbase kan worden gekoppeld aan POS-systemen, salarisadministratie en HR-tools, waardoor bedrijven één compleet systeem hebben.

Hoe kan je het beste inklokken en uitklokken om menselijke fouten te voorkomen?

Het kiezen van de juiste manier om werknemers in en uit klokken hangt af van de branche en de behoeften van het bedrijf. Veel organisaties gebruiken nog steeds een traditionele prikklok, maar moderne technologie biedt veel betere opties. Met een digitaal inkloksysteem kunnen werknemers hun gewerkte aantal uren registreren via een mobiele app, een desktopportal of zelfs een persoonlijke pincode. Dit voorkomt menselijke fouten en zorgt ervoor dat alle geregistreerde uren direct worden opgeslagen en verwerkt in de urenadministratie.

Shiftbase speelt hierop in met flexibele oplossingen. Inklokken kan via GPS-locatie, zodat buitendienstmedewerkers zonder gedoe hun werktijden kunnen vastleggen. Daarnaast biedt Shiftbase verschillende integraties met payroll software, waardoor uren automatisch worden verwerkt. Dit bespaart tijd, verhoogt de nauwkeurigheid en geeft bedrijven volledige controle over hun urenregistratie.

Top 5 beste kloksystemen van 2025

Een goed inkloksysteem bespaart bedrijven niet alleen tijd, maar voorkomt ook menselijke fouten en zorgt voor een nauwkeurige urenregistratie. In 2025 zijn er tal van opties op de markt, maar niet elk systeem biedt dezelfde betrouwbaarheid en functionaliteit. Hieronder de top 5 kloksystemen die bedrijven helpen bij het registreren van gewerkte uren, met Shiftbase als absolute nummer één.

1. Shiftbase – de meest complete oplossing

Shiftbase is de meest veelzijdige plannings- en urenregistratie software voor bedrijven in verschillende sectoren. Dit systeem combineert personeelsplanning, urenregistratie en salaris administratie in één gebruiksvriendelijk platform.

✔️ Flexibel inklokken via mobiele app, desktop, prikklok of GPS-locatie
✔️ Automatische tijdregistratie en koppeling met salarissystemen
✔️ Real-time inzicht in gewerkte uren en rapportages
✔️ Geïntegreerde planning voor eenvoudig beheren van roosters en verlof
✔️ Cloud-gebaseerde opslag, toegankelijk vanaf elke locatie

2. Bedrijfsrooster – eenvoudige en overzichtelijke personeelsplanning

Bedrijfsrooster is een gebruiksvriendelijke tool waarmee bedrijven snel roosters kunnen instellen en eenvoudig wijzigingen kunnen doorvoeren.

✔️ Snel roosters maken en aanpassen
✔️ Automatische koppeling met salaris administratie
✔️ Inzicht in beschikbaarheid van medewerkers
✔️ Gebruiksvriendelijke mobiele app voor personeel

❌ Geen real-time personeelsbezetting beschikbaar, wat planning bemoeilijkt.
❌ Klantenservice is beperkt bereikbaar, waardoor ondersteuning soms vertraging oploopt.

3. Simplicate – projectgericht plannen en registreren

Voor bedrijven die werken met projecten, is Simplicate een sterke keuze. Naast personeelsplanning en tijdregistratie, biedt het ook CRM en facturatie.

✔️ Live inzicht in uren en budgetten
✔️ Flexibele planning op dag-, week- of maandniveau
✔️ Integratie met boekhoudsoftware
✔️ Capaciteitsplanning voor projecten

❌ Facturatiemodule is beperkt, vooral voor bedrijven die zowel uren als producten factureren.
❌ CRM-functionaliteit heeft beperkingen, zoals het vastleggen van verkoopgesprekken.

4. Gripp – intuïtieve planningssoftware voor agencies

Gripp is speciaal ontworpen voor bedrijven die werken op basis van projecten en flexibele roosters nodig hebben.

✔️ Eenvoudige personeelsplanning met een visuele interface
✔️ Mogelijkheid tot boekhouden en facturatie
✔️ Automatische herinneringen voor roosters en deadlines
✔️ Gebruiksvriendelijke mobiele app

❌ Mobiele app werkt niet altijd optimaal, minder gebruiksvriendelijk dan desktopversie.
❌ Gebruikersinterface oogt verouderd, wat de gebruikerservaring beïnvloedt.

5. Exact – alles-in-één oplossing voor planning en boekhouden

Voor bedrijven die een volledig geïntegreerd systeem willen met planning, salaris administratie en boekhouden, is Exact een sterke optie.

✔️ Realtime inzicht in projectvoortgang en werktijden
✔️ Automatische facturatie en koppeling met salarissystemen
✔️ Integratie met andere zakelijke software
✔️ Geschikt software voor verschillende branches en bedrijfsgroottes

❌ Hoge prijs, minder toegankelijk voor kleinere bedrijven.
❌ Bepaalde functies, zoals urenregistratie, zijn niet standaard inbegrepen, wat extra kosten met zich meebrengt.

Beter inzicht met een geïntegreerd online inkloksysteem

Een modern inkloksysteem doet meer dan alleen het registeren van gewerkte uren. Het helpt je ook om je administratie te stroomlijnen en beter inzicht te krijgen in de prestaties van medewerkers. Met een geïntegreerd systeem zoals Shiftbase kunnen bedrijven eenvoudig eindtijden en overuren berekenen, waardoor fouten in loonverwerking worden voorkomen.

Daarnaast biedt een slim planningsysteem extra voordelen. Managers kunnen roosters instellen, verlofaanvragen inzien en realtime zien welke medewerkers beschikbaar zijn. Dit maakt de dagelijkse operatie niet alleen inzichtelijk, maar verhoogt ook de productiviteit. Door werkroosters en tijdregistratie te combineren, krijgen bedrijven beter zicht op de inzet van hun personeelsleden en kunnen ze de werkdruk beter beheren.

Urenregistratie verplicht: kies voor Shiftbase!

Hoewel er veel goede systemen zijn, biedt Shiftbase de meest uitgebreide en gebruiksvriendelijke oplossing. Met geavanceerde technologieën zoals GPS-locatie en automatische tijdregistratie, is het dé keuze voor bedrijven die willen groeien en professionaliseren.

Geen handmatige fouten, geen tijdsverlies – alleen een slimme, moderne manier om urenstaten te registreren en de urenadministratie moeiteloos bij te houden.

Benieuwd naar wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem nu contact met ons op voor meer informatie, boek een gratis demo of start direct met een 14-daagse proefperiode en vereenvoudig je administratie met een goed inkloksysteem.