Een goede personeelsplanner worden? Dat doe je zo!

Een personeelsplanner heeft een essentiële rol binnen het bedrijf. De werkzaamheden gaan namelijk verder dan alleen het maken van het bezettingsrooster. Als personeelsplanner moet je rekening houden met allerlei aspecten om een rooster in elkaar te knutselen dat voldoet aan de verwachtingen van iedereen: werkgever, werknemer en klant. Dit is een flinke opgave, maar toch zijn personeelsplanners vaak managers die onbedoeld de rol van een planner aannemen. Waarom het zo belangrijk is om een personeelsplanner in huis te halen die de juiste capaciteiten bezit ontdek je in dit artikel. 

Wat is personeelsplanning precies?

Personeelsplanning is gericht op het vinden van een perfecte balans tussen de behoeften van het bedrijf en de behoeften van werknemers. Om erachter te komen waar zowel werknemers als werkgevers behoefte aan hebben, is het belangrijk om veel te communiceren met alle afdelingen binnen het bedrijf. Als personeelsplanner ben je als het ware de spin in het web die alle lijnen met elkaar verbindt.

Wat doet een personeelsplanner?

Kies je voor het beroep personeelsplanner, dan is jouw hoofdtaak het beheren van de dagplanning en het bezettingsrooster binnen één of meerdere organisaties. De werkzaamheden bestaan onder andere uit het maken van het bezettingsrooster, het bij- en afboeken van vakantie- en verlofuren en het afhandelen van klachten over het bezettingsrooster. Hiernaast is het mogelijk dat je administratieve lasten overneemt van de organisatie. 

Binnen organisaties die met ploegendiensten werken zorg je er als personeelsplanner voor dat de ploegen elkaar op een effectieve manier afwisselen. Zo zorg je voor een optimale bezetting tijdens de openingstijden van het bedrijf waar je voor werkt. Je hebt als planner soms ook contact met externe partijen. Communicatieve vaardigheden en het behouden van overzicht zijn capaciteiten die voor een personeelsplanner erg belangrijk zijn. 

Voorbeeld van een personeelsplan

Het maken van een personeelsplanning is ingewikkelder dan je in eerste instantie denkt. Je moet namelijk rekening houden met de beschikbaarheid van verschillende werknemers, de behoeften van het bedrijf én klanten. Als je weet wie wanneer beschikbaar is, wat het budget is voor wekelijkse personeelskosten en je informatie hebt over de zakelijke agenda van de medewerkers kun je een personeelsplanning maken waar iedereen gelukkig van wordt. Hiernaast bestaat er het strategisch personeelsplan. Om dit personeelsplan te maken kijk je op de lange termijn naar verbeteringen in het personeelsbestand. Je houdt je onder andere bezig met vragen als: 

• Past het huidige personeelsbestand bij de bedrijfsdoelstellingen? 
• Naar welke werknemers zijn wij op zoek om doelen te kunnen behalen? 
• Welke mensen passen er juist niet in het toekomstbeeld van het bedrijf? 
  
  

“Wist je dat … personeelsplanners handige tools gebruiken om alle voorkeuren van werknemers én werkgevers inzichtelijk te maken?”

Welke competenties en vaardigheden moet je hebben als personeelsplanner? 

Als personeelsplanner ben je dus dagelijks bezig met allerlei taken. Je communiceert, berekent en knoopt alle eindjes aan elkaar om een bezettingsrooster of een personeelsplan te maken dat voldoet aan alle verwachtingen. Het is daarom belangrijk om een paar essentiële competenties en vaardigheden onder de knie te hebben als personeelsplanner. 

Een personeelsplanner kan:

• goed plannen en organiseren;
• initiatief nemen in plaats van afwachten;
• goed met verschillende soorten mensen communiceren;
• een hoge werkdruk aan;
• zelfstandig werken; 
• terugkoppeling gebruiken voor verbetering.

Welke persoonlijke eigenschappen moet je hebben?

Je moet het allereerst leuk vinden om overal bij betrokken te worden. Van het bespreken van bedrijfsdoelstellingen tot communiceren met werknemers over beschikbaarheid en ontwikkeling. Hiernaast is het belangrijk dat je signalen kunt interpreteren en vooruit kunt kijken. Weet je bijvoorbeeld dat de werkgever in de zomer minder personeel nodig heeft, dan kun je hier actief op inspelen. Denk niet alleen na over de planning van vandaag, maar ook over de planning van morgen.

Wat verdient een personeelsplanner?

Nu je weet welke taken een personeelsplanner op zich neemt wil je vast weten wat het gemiddelde salaris van een personeelsplanner is. Het gemiddelde salaris van een personeelsplanner ligt rond de € 2650 per maand. Het startsalaris begint bij ongeveer € 2300 en kan oplopen tot meer dan € 3000. Hoeveel je verdiend is afhankelijk van je opleidingsniveau en ervaring. 

Welke opleidingen kan ik volgen om personeelsplanner te worden?

Als je aan de slag wilt als personeelsplanner dan doe je er goed aan om een vakopleiding Personeelsplanning te volgen. Dit is een cursus op mbo4-niveau en duurt gemiddeld één week. Na de lesdagen volgt een examenronde waarna je een certificaat behaald. Tijdens deze opleiding leer je onder andere hoe je roosters ontwikkelt en toetst op basis van de Arbeidstijdenwet. 

Welke hulpmiddelen gebruikt een personeelsplanner? 

Om de personeelsplanning online te managen, gebruiken veel personeelsplanners een planningstool zoals Shiftbase. Door slimme software te gebruiken voor het maken van de personeelsplanning, is het namelijk eenvoudiger om alle informatie overzichtelijk te houden. Werk je met Shiftbase dan heb je ook inzicht in de verwachte personeelskosten. Hiernaast is de beschikbaarheid van medewerkers direct zichtbaar, wat het maken van een effectief rooster vereenvoudigd. Als het rooster af is dan deel je deze met één klik op de knop per mail en in de app. Mocht er dan toch iets misgaan, dan kun je als personeelsplanner snel veranderingen aanbrengen. Zo zorg je altijd voor een sluitende personeelsplanning! Benieuwd hoe dat er in de praktijk uit ziet? Start direct of vraag hier een demo van Shiftbase aan.