25 vragen voor een inhoudelijk BILA gesprek

Een bilateraal overleg (BILA) is een nuttig hulpmiddel om de communicatie tussen werkgevers en werknemers te verbeteren en de prestaties van collega's te optimaliseren. Als je je voorbereidt op een BILA-gesprek, kan het nuttig zijn om enkele algemene vragen in gedachten te houden om het gesprek op gang te brengen en belangrijke kwesties aan te snijden.

In dit artikel delen we 25  vragen die je kunt stellen tijdens een bilateraal gesprek. Hiernaast zetten wij de vragen voor specifieke doeleinden op een rij. Of je nu een werkgever of werknemer bent, deze vragen kunnen helpen om het meeste uit het BILA-overleg te halen en je relaties op het werk te versterken.

Wat is een BILA gesprek?

Een BILA-gesprek, ook wel het bilateraal gesprek genoemd, is een term die wordt gebruikt om een tweezijdig ​​gesprek te beschrijven. Het woord bilateraal betekent tweezijdig en het doel van het gesprek is dan ook om open en constructieve, tweezijdige communicatie te bevorderen. Het doel van een bila overleg is dat beide partijen dezelfde doelen en verwachtingen van het werk hebben. Daarom wordt dit gesprek tussen twee personen, meestal een medewerker en zijn of haar manager of haar leidinggevende, regelmatig gevoerd.

Een BILA-gesprek kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de organisatie en de aard van het werk. In sommige gevallen kan het om een formeel evaluatiegesprek gaan, waarin de prestaties van de medewerker worden besproken en doelen voor de toekomst worden gesteld. In andere gevallen kan het een informeel gesprek zijn, waarin beide partijen de gelegenheid krijgen om eventuele zorgen of problemen te bespreken en feedback te geven en te ontvangen.

Een belangrijk onderdeel van een BILA-gesprek is dat beide partijen de gelegenheid hebben om te spreken en te luisteren. Dit betekent dat zowel de medewerker als manager de kans krijgt om zijn of haar gedachten over specifieke onderwerpen, zorgen en feedback te delen. Wordt een bilateraal overleg op de juiste manier gevoerd, dan heeft dit vaak een positieve invloed. Zo kan een goed bilateraal overleg helpen om de prestaties van een medewerker te verbeteren, problemen op te lossen en ervoor zorgen dat de medewerker zich gewaardeerd voelt.

Waarom BILA gesprekken belangrijk zijn in iedere organisatie

Het voeren van een bilateraal gesprek is van groot belang voor zowel werknemers als managers en leidinggevenden. Voor werknemers biedt een bila overleg de uitgesproken kans om informatie te vergaren, zorgen kenbaar te maken en feedback te vragen. Het is voor de meeste werknemers ook fijn om een gezellig onderonsje onder vier ogen met de manager te hebben. Vooral in grote teams waar er meer afstand is tussen het team en de leidinggevende.

Voor werkgevers, managers en leidinggevenden is een bilateraal gesprek het perfecte moment om beter te begrijpen wat er speelt in het team. Je hoort soms informatie waar je op de werkvloer niets van meekrijgt. Hiernaast zorgt het bilaterale overleg ervoor dat het management sneller kan inspelen op problemen, zowel zakelijk als privé. Spreek je met enige frequentie met medewerkers, dan vallen signalen van een burn-out of quiet quitting bijvoorbeeld sneller op.

Het woord bilateraal betekent letterlijk tweezijdig. Bilaterale gesprekken zitten dan ook anders in elkaar dan formele personeelsgesprekken. Waar de werkgever bij een formeel gesprek vaak het voortouw neemt, is een bilateraal gesprek eerder een goed gesprek waarin er op een informele manier wordt gewerkt aan persoonlijke en zakelijke ontwikkeling.

Waar komt het woord BILA vandaan?

De term "bilateraal" is oorspronkelijk afkomstig van het Latijnse woord "bi" wat "twee" betekent en "latus" wat "zijde" betekent.

Het woord wordt ook vaak gebruikt in diplomatieke contexten om te verwijzen naar een overeenkomst of formelere gesprekken tussen twee landen. Het is niet precies bekend waar en wanneer de term "bila" is ontstaan, maar het lijkt waarschijnlijk dat het een verkorte vorm is van het woord "bilateraal" die veel wordt gebruikt in de zakelijke context.

De BILA checklist voor een algemeen gesprek

Je weet nu wat een bilateraal overleg is en wat het verschil is tussen een formeel werkoverleg en een bila gesprek is. Maar stel dat je vandaag start met het plannen van bilaterale gesprekken, hoe zit het dan met de praktische kant hiervan? Welke basisvragen neem je op in een bila interview? Dit zijn de 10 algemene vragen waar wij de voorkeur aan geven:

1. Hoe gaat het met je werkzaamheden? Zijn er bepaalde uitdagingen waar je tegenaan loopt?

2. Hoe zit het met je prestaties en doelstellingen? Heb je feedback of suggesties voor verbetering?

3. Zijn er bepaalde vaardigheden die je zou willen ontwikkelen of verbeteren? Zo ja, welke?

4. Hoe kunnen we je ondersteunen bij het bereiken van je doelen en ambities binnen de organisatie?

5. Hoe voel je je over de werkomgeving en de dynamiek in het team? Zijn er onderwerpen die je zou willen bespreken?

6. Heb je behoefte aan meer of minder uitdaging in je werkzaamheden? Kunnen we je helpen bij het vinden van nieuwe projecten?

7. Hoe is je werk-privébalans? Heb je behoefte aan meer flexibiliteit of ondersteuning op dat gebied?

8. Is er iets wat je graag zou willen veranderen binnen je functie of het team? Zo ja, wat zou dat zijn en waarom?

9. Hoe kunnen we de samenwerking tussen jou en je collega's of andere afdelingen verbeteren?

10. Zijn er bepaalde zaken waar je trots op bent en die je graag wilt delen?

Door met een positieve noot af te sluiten is het in een volgend gesprek eenvoudiger om op een ontspannen manier met elkaar te communiceren. Bespreek tijdens een eerste bilateraal gesprek niet alleen onderwerpen die met het functioneren, competenties en doelen van de medewerker te maken hebben. Het is namelijk net zo belangrijk om te luisteren naar privézaken.

Zo bouw je een effectief bilateraal overleg op

Het individuele gesprek tussen medewerker en leidinggevende is niet hetzelfde als een zakelijk functioneringsgesprek. Het is de bedoeling dat deze gesprekken juist in een ontspannen setting worden gehouden, zodat er vrijuit gesproken kan worden. Gelijkwaardigheid is de sleutel tot succes, maar hoe bouw je een effectief bilateraal overleg op?

Allereerst ga je aan de slag met de voorbereiding. Zowel de medewerker als leidinggevende moeten zich goed voorbereiden op het gesprek. Denk na over prestaties, doelstellingen, uitdagingen, behoeften en verwachtingen. Vervolgens is het belangrijk om duidelijke doelstellingen voor het overleg te stellen. Is het bijvoorbeeld belangrijker om het persoonlijke leven van een medewerker onder de loep te nemen of is het gesprek bedoeld om carrièreontwikkelingen te bespreken? Afhankelijk van het doel kun je gericht vragen op papier zetten.

Tijdens en na het gesprek onder vier ogen

Tijdens het gesprek is het belangrijk om zowel te luisteren als vragen te stellen. Je leert elkaar immers het beste kennen als je de ander beschouwd als een goede gesprekspartner in plaats van een medewerker met een "lagere positie". Zorg ook voor constructieve communicatie. Toon begrip voor de ander en creëer een sfeer van vertrouwen en veiligheid om het beste uit het BILA gesprek te halen.

Aan het einde van het gesprek is er ruimte voor het uitspreken van feedback, maar ook voor waardering. Zorg voor duidelijke en opbouwende feedback, specifiek gericht op gedrag en prestaties en niet op persoonlijke kwaliteiten. Maar vervolgens een actieplan met concrete doelen en afspraken en zorg ervoor dat deze afspraken haalbaar zijn. Tot slot is het belangrijk om voortgang goed bij te houden en regelmatig vervolggesprekken te plannen. Een agenda opstellen voor bilaterale gesprekken kan hierbij helpen.

Vragen over het persoonlijke welzijn

Het is goed mogelijk dat je met basisvragen niet ver genoeg komt. Dit zijn de vragen die je gericht kunt stellen over specifieke aspecten.

1. Hoe voel je je momenteel in je werk en in het algemeen? Heb je te maken met stress of andere uitdagingen?

2. Hoe is je werk-privébalans op dit moment? Ervaar je moeilijkheden om werk en privé in evenwicht te houden?

3. Wat zijn de belangrijkste bronnen van stress of druk op het werk? Hoe ga je om met deze druk en hoe kunnen we je helpen om deze te verminderen?

4. Heb je behoefte aan meer ondersteuning of hulp bij bepaalde persoonlijke of professionele uitdagingen? Zo ja, wat voor soort ondersteuning zou het meest effectief zijn?

5. Wat zou kunnen bijdragen aan het verbeteren van je algehele welzijn en tevredenheid op het werk? Zijn er bepaalde veranderingen of aanpassingen die we kunnen aanbrengen om je te ondersteunen?

Richting geven, doelen behalen en ontwikkeling stimuleren

1. Wat zijn je belangrijkste doelen en prioriteiten voor de komende periode en hoe kunnen we je ondersteunen bij het behalen van deze doelen?

2. Hoe wil je jezelf ontwikkelen op professioneel vlak en welke stappen kunnen we nemen om je te helpen bij het bereiken van je ontwikkelingsdoelen?

3. Welke uitdagingen zie je op het pad naar het behalen van je doelen en wat kunnen we doen om deze uitdagingen te overwinnen?

4. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat je je volledige potentieel benut en je vaardigheden en talenten op de best mogelijke manier kunt inzetten?

5. Hoe kunnen we je feedback geven op een manier dat je ontwikkeling wordt gestimuleerd?

Het verbeteren van het team en het bedrijf

1. Hoe kunnen we als team beter samenwerken en elkaar ondersteunen om onze doelen te bereiken en de prestaties van het bedrijf te verbeteren?

2. Hoe kunnen we onze processen en procedures verbeteren om efficiënter te werken en onze prestaties te verhogen?

3. Welke ideeën heb je om de kwaliteit van ons werk te verbeteren en de klanttevredenheid te verhogen?

4. Welke training of ontwikkelingsmogelijkheden kunnen we aanbieden om de vaardigheden van het team te verbeteren en de algehele prestaties te verhogen?

5. Hoe kunnen we als team meer innovatief zijn en nieuwe ideeën en initiatieven genereren die het bedrijf vooruit helpen?

Bilaterale gesprekken overzichtelijk houden? Dat doe je zo!

Het bijhouden van de resultaten van BILA-gesprekken is een belangrijk aspect van het proces, omdat het helpt om de voortgang te meten en ervoor te zorgen dat afspraken worden nagekomen. Een handige manier om deze resultaten bij te houden, is met behulp van software die speciaal is ontworpen voor het beheren van personeelsdossiers.

Met Shiftbase gaat het bijhouden van resultaten uit een BILA-gesprek of een beoordelingsgesprek eenvoudiger. Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Probeer Shiftbase nu 14 dagen gratis en ontdek de kracht van HR software zelf!