Vakantieplanning maken: Tips voor een optimale bezetting op de werkvloer

Op den duur zijn alle werknemers toe aan een welverdiende vakantie. Sommigen hebben de vakantie geboekt in de zomervakantie, omdat zij rekening houden met schoolgaande kinderen. De ander werkt tijdens de schoolvakanties liever door. Dat komt tijdens de vakantieperiodes goed uit, want zo kunnen werknemers elkaar onderling vervangen en kom jij als werkgever niet zonder werknemers te zitten tijdens de zomervakantie. Een vakantieplanning maken vraagt echter om specifieke vaardigheden. Zo moet je praktische informatie bijvoorbeeld kunnen omzetten naar een overzichtelijke planning. Voorkom onderbezetting met onderstaande tips en maak de vakantieplanning voor je medewerkers eenvoudiger.

Stel deadlines op voor de aanvraag van verlof

Begin allereerst op tijd met het maken van de vakantieplanning voordat een vakantiewens grote problemen oplevert. Vraag aan medewerkers om zo vroeg mogelijk vakantiedagen aan te vragen. Volgens de meeste arbeidsovereenkomsten moeten vrije dagen uiterlijk twee weken van tevoren worden aangevraagd. Zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van de regels omtrent het aanvragen van verlof. Dit maakt het voor planners eenvoudiger om de vakantieplanning voor de deadline af te krijgen. Verlofregistratie geeft bovendien inzicht in hoeveel medewerkers afwezig zijn tijdens de meivakantie, zomervakantie en kerstvakantie. Zo zie je in één oogopslag of er vervanging gezocht moet worden tijdens de vakantiedagen van werknemers.

Bepaal de minimale bezettingsgraad in de vakantieplanning

Geef per werkdag aan of een werknemer er is, zo zie je gelijk al waar er problemen ontstaan. Stel vervolgens een minimale bezettingsgraad in voor jouw aantal werknemers. Houd hierbij ook rekening met een lagere werkdruk tijdens de vakantie, waardoor er minder personeel nodig is. Door met een minimale bezetting te werken, kom je wellicht tot de ontdekking dat je minder personeel nodig hebt. Is de bezetting dan toch onvoldoende, dan kun je parttimers of stagiaires in je planning zetten op de momenten dat vaste collega's tijdens de herfstvakantie, meivakantie of kerstvakantie afwezig zijn.

Inventariseer de mogelijke obstakels in de vakantieplanning

Stel diensten beschikbaar voor de werknemer, zodat hij of zij zichzelf kan inroosteren. Door elke werknemer te betrekken bij het planproces, zullen de mensen die beschikbaar zijn vaker een extra dienst willen draaien. Zo voorkom je dat je om een dringende reden aanvragen moet weigeren en weet je van tevoren waar de knelpunten in bijvoorbeeld de herfstvakantie planning zitten.

Vul de onderbezetting op met hulp van het team

Er zijn verschillende manieren om het team te versterken met personeel tijdens de vakantieperiode of feestdagen. Werkgevers kunnen er allereerst voor kiezen om oud-medewerkers in te zetten om onderbezetting te voorkomen. Deze mensen hoeven vaak niet ingewerkt te worden. Je kunt er ook voor kiezen om een arbeidsovereenkomst met een uitzendkracht te sluiten. De kosten hiervan liggen vaak hoger, maar uitzendkrachten kunnen vaak snel worden ingezet. Door uitzendkrachten voor de vakantie mee te laten lopen, gaan zij tijdens de vakantieperiodes en/of feestdagen ingewerkt aan de slag.

Maak de vakantieplanning op tijd inzichtelijk voor iedereen

Zijn de plannen gemaakt? Breng het personeel dan zo snel mogelijk op de hoogte van de planning. Zo weten alle collega's waar ze aan toe zijn en kunnen werknemers die meer diensten gaan draaien zich goed voorbereiden. Mochten er dan nog wijzigingen gedaan moeten worden, dan kunnen de planner en de werknemer hier samen speciale afspraken over maken.

De beste software voor personeels- en vakantieplanning

Om goed bij te kunnen houden welke werknemers op vakantie willen, wie extra vrije dagen heeft aangevraagd en wie er wanneer op vakantie gaat is het belangrijk om een kloppende personeels- en vakantieplanning bij te houden. De vakantieplanning maken is eenvoudiger met de software van Shiftbase. Met onze software maak je namelijk niet alleen inzichtelijk wie wanneer op vakantie gaat, maar ook hoe het vakantierooster van voorgaande jaren eruit zag. Je maakt en deelt het rooster eenvoudig met alle werknemers. Als zij akkoord geven wordt dit in de software vastgelegd, zodat er geen twijfel kan bestaan over wie welke dienst draait.

Ben jij benieuwd naar hoe Shiftbase jou kan helpen met maken van de vakantieplanning in jouw bedrijf? Ervaar de kracht van onze software zelf en start vandaag een 14-daagse proefperiode!

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen