5 onboarding fouten die je écht moet vermijden

Eindelijk, je hebt die nieuwe medewerker binnengehaald na maanden van intensieve rekrutering, het doorploegen van CV's en eindeloze sollicitatiegesprekken. Maar hou die champagne nog maar even koud, want nu begint het pas echt. We hebben het dan over het onboardingsproces.

Dit is het moment waarop je laat zien wat de cultuur en missie van je organisatie echt inhouden. Je wilt immers dat je nieuwe aanwinst zich snel een integraal onderdeel gaat voelen van het team en niet alleen maar die ‘nieuwe’ collega blijft.

Een goede start is dus cruciaal. Met een effectief onboarding proces leg je de basis voor een langdurige samenwerking en maximale betrokkenheid. Echter liggen er een aantal valkuilen op de loer die je maar beter kunt vermijden.

Wat houdt goede onboarding überhaupt in?

Succesvolle onboarding is niet alleen een fancy term voor inwerken. Het is het proces waarbij je ervoor zorgt, dat je nieuwe werknemer zich snel thuis voelt in de organisatie, zijn rol begrijpt en productief wordt. Dit zijn de redenen waarom je onboarding meteen goed wilt aanpakken:

Integratie in de bedrijfscultuur

Een nieuwe medewerker krijgt —als het goed is—niet alleen de basiswerkzaamheden te leren, maar zal ook echt de diepte in te duiken met betrekking tot de visie, missie en cultuur van de organisatie. Het gaat verder dan alleen het lezen van een handboek.

Ze moeten de waarden voelen, begrijpen en echt gaan waarderen. Hierdoor gaan ze zich sneller een onderdeel voelen van het geheel en met passie en overtuiging bijdragen aan de doelstellingen van het bedrijf.

Eerste indruk

We hebben het allemaal wel eens gehoord: je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken. Dit geldt zeker voor onboarding. De eerste indruk speelt een cruciale rol in hoe nieuwe werknemers hun nieuwe werkomgeving en collega's zien. Een positieve start waarin de nieuwe medewerker zich gewaardeerd en ondersteund voelt, legt de basis voor een fijne langdurige samenwerking.

Als je denkt dat het inwerken van je nieuwe collega's zich beperkt tot een paar introductiegesprekken en een rondleiding, think again!

Een goede onboarding is eigenlijk net als een relatie. Als je niet investeert in de beginfase, is het gedoemd om op den duur stroever te worden. En voordat je het weet, zit je in HR-therapie.

De 5 grootste onboarding missers om te vermijden

Niemand is perfect. Fouten maken is dan ook heel menselijk. Maar in de wereld van HR kunnen onboarding fouten zwaar wegen. Laten we die valkuilen daarom eens nader bekijken, om ervoor te zorgen dat je ze zelf niet maakt.

#1: Te gefocust zijn op praktische zaken

Oké, laten we eerlijk zijn: de koffiemachine is belangrijk. We snappen allemaal dat cafeïne onze vriend is tijdens drukke werkdagen.

Maar het onboarden van een nieuwe medewerker houdt natuurlijk meer in dan hen laten weten waar de lekkerste cappuccino vandaan komt. Zorg ervoor dat je ook aandacht besteed aan het volgende:

• Rol en verantwoordelijkheden: Waarvoor is de nieuwe medewerker hier precies? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Duidelijke rol definities tijdens het onboarding-programma voorkomen verwarring en zorgen ervoor dat iemand meteen aan de slag gaat op een manier die waarde toevoegt aan het team en de organisatie.

• Doelstellingen: Wat moet de nieuwe werknemer bereiken in de eerste 30, 60 of 90 dagen van de onboarding? Het vaststellen van duidelijke mijlpalen geeft de nieuwkomer een gevoel van richting en een duidelijk pad naar succes. Het stelt hen ook in staat om zichzelf te meten en aan te passen waar nodig.

• Hulpmiddelen: Welke tools en trainingen als onderdeel van de onboarding zijn beschikbaar om de nieuwe werknemer succesvol te laten zijn? Of het nu gaat om softwaretoepassingen, inwerkprogramma's of mentorschapstrajecten; het verstrekken van de juiste hulpmiddelen is cruciaal.

  Niemand wil zich verloren voelen op de eerste dag, of erger nog, de eerste week. Het is dus essentieel om ervoor te zorgen dat ze alles hebben wat ze nodig hebben om te schitteren.

#2: Gebrek aan betrokkenheid van directe collega's

Stel je voor dat je de nieuwe medewerker bent, die vol zit met energie en enthousiasme en dan... niets.

Je collega's lijken te druk, negeren je of geven je gewoon niet de nodige aandacht. Dat is als een duik in een ijskoud zwembad op een winterdag. Niet echt het warme welkom dat je had gehoopt, toch?

Laat de nieuwe aanwinst niet aan zijn of haar lot over.

Vanaf het moment dat een nieuwe medewerker voet zet in de organisatie, moet de onboarding gaan over meer dan alleen administratie en inwerken. Het gaat ook om menselijke verbinding, het cultiveren van een gevoel van gemeenschap en het laten voelen dat ze echt een deel uitmaken van het team.

Dit begint met eenvoudige gebaren. Een introductierondje, een gezamenlijke lunch of koffiepauze, of misschien een mentor toewijzen die de nieuweling begeleidt. Interactie en betrokkenheid van directe collega's vanaf dag één is niet alleen prettig, het is essentieel voor een succesvolle integratie in de bedrijfscultuur.

#3: Het negeren van bedrijfscultuur en waarden

Werk is werk, toch? Nou, niet helemaal dus.

Iedere organisatie heeft een unieke hartslag, een specifieke dynamiek die het drijft. Dit noemen we ook wel de bedrijfscultuur. Het negeren van deze cultuur en de onderliggende waarden tijdens de onboarding is een van de valkuilen die je binnen de HR dient te vermijden.

Het is van cruciaal belang dat nieuwe medewerkers de visie, missie en cultuur van de organisatie niet alleen begrijpen, maar deze ook echt gaan waarderen. Dit betekent dat ze een duik moeten nemen in wat het bedrijf echt onderscheidt, waarom het doet wat het doet en waarom dat belangrijk is.

Het is niet genoeg om gewoon te zeggen: "Dit is hoe we dingen doen."

Laat ze voelen waarom. Laat ze de verhalen horen die de ziel van de organisatie vormen. Alleen dan kunnen ze echt onderdeel gaan voelen van het grotere geheel en met passie en toewijding hun rol binnen de organisatie vervullen.

Of een nieuwe medewerker succesvol gaat zijn op de lange termijn, hangt voor een groot gedeelte af van dit onderdeel van de onboarding.

#4: Verwachtingen niet duidelijk maken aan nieuwe werknemer

Het niet duidelijk maken van verwachtingen is alsof je een voetballer het veld op stuurt zonder hem de regels van het spel te vertellen. Het resultaat? Chaos.

We stipten het eerder al even kort aan, maar het is het benoemen absoluut nog een keer waard: wanneer de verwachtingen voor nieuwe medewerkers niet kristalhelder zijn vanaf het begin, leidt dit al snel tot oncomfortabele momenten, frustraties en soms zelfs tot pijnlijke misverstanden.

Misschien denkt de nieuwe werknemer dat hij fantastisch presteert, terwijl de rest van het team de wenkbrauwen fronst.

Open communicatie is niet alleen essentieel, het is dé sleutel tot optimale onboarding. Het gaat er niet alleen om wát er wordt verwacht, maar ook waarom. Geef context. Bespreek doelstellingen, de cultuur van de organisatie en wat succes betekent binnen hun specifieke rol. Zo voorkom je dat je nieuwe aanwinst in het duister tast en bevorder je een vliegende start.

#5: Een 'one-size-fits-all' aanpak

Het idee dat één enkel onboardingprogramma voor iedereen werkt, is net zo realistisch als de veronderstelling dat iedereen dezelfde schoenmaat heeft.

Iedere nieuwe medewerker brengt zijn of haar eigen set van ervaringen, vaardigheden en verwachtingen mee. Terwijl de ene medewerker baat heeft bij hands-on training, geef de ander misschien wel de voorkeur aan zelfstudie.

Het is essentieel om te herkennen dat maatwerk in het onboarding proces niet alleen wenselijk, maar soms ook absoluut noodzakelijk is. Door te personaliseren, garandeer je een soepele integratie en versterk je de binding met de nieuwe collega.

De toekomst van effectieve onboarding

Onboarding is een dynamisch proces dat voortdurend veranderd. Met de snelle groei van technologie en de verschuiving in werknemersprioriteiten, is het niet altijd even duidelijk wat we van de toekomst van onboarding mogen verwachten.

Ook interessant: De belangrijkste HR-trends van 2024

Echter lijkt het erop dat we 3 trends in de gaten moeten houden:

1. Technologische innovatie: Technologische innovaties zijn erg veelbelovend. Ze hebben de potentie om de inwerkervaring te revolutioneren. Een eerste werkdag beleven via een virtual reality-bril, of AI-gedreven programma's die de voortgang en behoeften monitoren, klinkt best interessant. 

2. Focus op welzijn werknemer: Daarnaast is er duidelijk een toenemende nadruk op het welzijn van werknemers merkbaar. Organisaties realiseren zich dat het mentale welzijn van een medewerker net zo cruciaal is als zijn of haar professionele groei. Dit betekent dat onboardingstrategieën meer en meer gericht zullen zijn op het bieden van ondersteuning voor geestelijke gezondheid en welzijn.

3. Inclusieve cultuur: Tot slot is ook een ‘inclusieve cultuur’ niet langer een 'leuke bijkomstigheid', maar een noodzaak. Organisaties leggen de lat hoger en streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich vanaf dag één gewaardeerd en geaccepteerd voelt.

Optimale onboarding is cruciaal voor een maximaal florerende organisatie. Op het voorkomen van welke van de onboarding fouten dien jij de nadruk te leggen?

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen