Effectief communiceren: zie jij belangrijke aspecten over het hoofd?

We weten allemaal dat effectieve communicatie van onschatbare waarde is, vooral als het op werk en relaties aankomt. Maar soms kan er een stilte vallen en verloopt communiceren toch iets stroever dan gepland. Gelukkig is hier iets aan te doen.

In dit artikel bespreken we effectieve communicatie en belangrijke aspecten ervan die mensen over het hoofd zien. Ook geven we je tips die je meteen kan gebruiken.

Het belang van effectieve communicatie

Als werkgever is effectieve communicatie de sleutel tot het opbouwen van sterke relaties met je medewerkers, het verminderen van misverstanden, en het waarborgen van een fijne werkomgeving. Werknemers die zich gehoord voelen en begrijpen wat er van hen wordt verwacht, zijn gemotiveerder en presteren beter.

Niet wat, maar hoe

Effectiever communiceren gaat niet alleen om wat je zegt, maar ook hoe je het zegt en hoe goed de boodschap wordt ontvangen. Een effectieve communicator kan moeilijke ideeën op een makkelijke manier uitleggen, en houdt rekening met de behoeften en verwachtingen van de gesprekspartner.

Een effectieve communicator kan moeilijke ideeën op een makkelijke manier uitleggen

Verschil tussen effectieve en efficiënte communicatie

Terwijl effectiviteit zich richt op het bereiken van het gewenste resultaat en begrip, gaat efficiëntie over het bereiken van dat doel met zo min mogelijk tijd en middelen. Beiden zijn belangrijk, maar ze zijn niet altijd beiden van toepassing.

Dus bij effectieve communicatie hoort ook weten wanneer je het in moet zetten, en wanneer efficiëntie juist hetgeen is waar je naar moet streven.

De blinde vlekken van effectieve communicatie

Er zijn verschillende manieren waarop je als werkgever je communicatieve vaardigheden kan verbeteren. In het volgende gedeelte bespreken we in detail een aantal manieren die vaak over het hoofd worden gezien.

Non-verbale communicatie

Bij effectieve communicatie gaat het niet alleen om de woorden die je gebruikt, maar ook om je lichaamstaal, intonatie en timing.

Oogcontact, gebaren en houding, zijn hier een belangrijk onderdeel van, en beïnvloeden de manier waarop je boodschappen overbrengt en waarop ze worden ontvangen.

Het verbeteren van je non-verbale vaardigheden, kan de effectiviteit van je communicatie aanzienlijk vergroten.

Hoe je dit kan verbeteren

Let op je lichaamstaal, intonatie en timing door je er in verschillende situaties van bewust te zijn.

Film jezelf een keer tijdens een gesprek—dit kan een echt gesprek zijn of een rollenspel (zorg wel dat je toestemming van je gesprekspartner hebt gekregen om te filmen).

Door jezelf van een ander perspectief te bekijken krijg je een beter beeld van wat er goed gaat en op welke gebieden er ruimte is voor verbetering.

Verschillende communicatiestijlen

Zoals we in de praktijk regelmatig merken, heeft iedereen een eigen manier van communiceren. Sommigen zijn direct en beknopt, terwijl anderen meer geneigd zijn tot uitgebreide uitleg.

Het begrijpen van deze stijlverschillen is essentieel voor effectieve communicatie, omdat ze voortkomen uit de manier waarop we denken en de soort gedachten die we hebben. Hier zijn enkele van de meest voorkomende communicatiestijlen:

Directe stijl

Mensen met deze stijl zijn meestal recht voor de raap en beknopt. Ze zeggen wat ze bedoelen en vermijden lange gesprekken die nergens naartoe leiden. Ze zijn meer bezig met efficiëntie dan effectiviteit, en waarderen directe en duidelijke communicatie.

Analytische stijl

Analytische communicatoren hechten waarde aan feiten en details. Ze geven gedetailleerde informatie en willen graag alle aspecten van een onderwerp begrijpen voordat ze conclusies trekken.

Expressieve stijl

Expressieve communicatoren zijn vaak enthousiast en emotioneel betrokken bij het gesprek. Ze gebruiken vaak gebaren en emoties om hun punt over te brengen.

Relationele stijl

Mensen met een relationele stijl leggen de nadruk op het opbouwen van sterke relaties. Ze communiceren persoonlijk en empathisch en hechten veel waarde aan de gevoelens van anderen.

Formele stijl

Formele communicatoren gebruiken een formele en professionele toon in hun gesprekken. Ze vermijden informele taal en richten zich op zakelijke communicatie.

Informerende stijl

Informerende communicatoren geven graag veel informatie en context in hun communicatie. Ze willen ervoor zorgen dat anderen een volledig begrip hebben van het onderwerp.

Praktische stijl

Praktische communicatoren zijn gericht op actie en oplossingen. Ze benadrukken wat er concreet gedaan moet worden en vermijden langdurige discussies.

Hoe je dit kan verbeteren

Doe in gesprekken je best om te herkennen welke communicatiestijl je gesprekspartner heeft. Als je denkt dat je dit goed hebt ingeschat, probeer je dan aan te passen aan de stijl van je gesprekspartner, om ervoor te zorgen dat je boodschap goed wordt begrepen en gewaardeerd.

Flexibiliteit in je communicatie is de enige manier waarop je echt succesvolle interacties kunt hebben, met verschillende soorten mensen binnen je organisatie.

Doe in gesprekken je best om te herkennen welke communicatiestijl je gesprekspartner heeft.

Culturele verschillen

In een diverse samenleving en werkomgeving kunnen culturele verschillen ook een rol spelen in communicatie. Wat als gebruikelijk wordt beschouwd in de ene cultuur, kan in een andere cultuur anders worden geïnterpreteerd.

Als werkgever kan het helpen om anderen beter te begrijpen, als je hier rekening mee houdt. Hier zijn een aantal voorbeelden van deze cultuurverschillen:

Cultuurspecifieke normen en waarden

In sommige culturen is het gebruikelijk om openlijk emoties te uiten tijdens zakelijke discussies, terwijl dit in andere culturen als ongepast kan worden beschouwd.

Non-verbale communicatie

Oogcontact, lichaamstaal en gebaren, kunnen in verschillende culturen verschillend geïnterpreteerd worden.

Bijvoorbeeld, in sommige culturen wordt direct oogcontact beschouwd als teken van zelfvertrouwen en eerlijkheid, terwijl het in andere culturen als respectloos kan worden gezien.

Aanspreekvormen en titels

In sommige culturen is het gebruikelijk om elkaar bij de voornaam te noemen, terwijl in andere culturen het gebruik van titels en achternaam belangrijk is. Werkgevers moeten zich bewust zijn van de voorkeuren van hun medewerkers, en respecteren hoe ze willen worden aangesproken.

Sommige woorden of uitdrukkingen die als normaal worden beschouwd in de ene cultuur, kunnen in een andere cultuur als beledigend of ongepast worden ervaren.

Taalgebruik

Sommige woorden of uitdrukkingen die als normaal worden beschouwd in de ene cultuur, kunnen in een andere cultuur als beledigend of ongepast worden ervaren.

In sommige Westerse culturen is het gebruik van humor en sarcasme in gesprekken heel gewoon. Mensen maken vaak lichte, grappige opmerkingen om een ontspannen sfeer te creëren. Echter, in sommige Oosterse culturen, met name in landen als Japan, wordt sarcasme en humor in zakelijke contexten als ongepast en beledigend beschouwd. Het kan als respectloos worden opgevat en de professionele relaties aantasten.

Hoe je dit kunt verbeteren

Als werkgever is het vanwege deze verschillen niet handig om er meteen vanuit te gaan dat iemand onbeschoft is als ze je bijvoorbeeld niet direct aankijken, of zich op een andere manier uiten. Soms kan dit liggen aan culturele verschillen (of zelfs neurologische verschillen), en je daarvan bewust zijn zal de communicatie op de werkvloer ongetwijfeld verbeteren. 

Het verbeteren van je algehele communicatie

Het verbeteren van je communicatieve vaardigheden kun je bereiken door de volgende stappen te ondernemen:

Luister actief en toon empathie

Door actief te luisteren naar anderen kun je beter begrijpen wat ze zeggen en hoe ze zich voelen. Toon interesse en empathie door jezelf in de schoenen van de ander te plaatsen. Probeer de emoties en perspectieven van anderen te begrijpen.

Dit zal je helpen om je intonatie en houding aan te passen om hen beter te ondersteunen.

Volg cursussen en training

Omdat effectieve communicatie iets is waar meerdere mensen tegenaan lopen, zijn er genoeg cursussen en workshops die gericht zijn op het verbeteren hiervan. Overweeg het volgen van een cursus effectief communiceren. Het fijne ervan is dat het geen specifieke vooropleiding vereist.

Communicatie is een continu proces van leren en ontwikkelen. Blijf daarom openstaan voor nieuwe inzichten.

Oefenen

We leren effectief communiceren door te blijven oefenen. Het voordeel van het volgen van een training effectief communiceren, is dat je vaak de kans krijgt om te oefenen met mede cursisten. Maar het is gelukkig niet de enige manier om te oefenen.

Hoewel het misschien flauw voelt in het begin, kan het oefenen van verschillende scenario's met vrienden of collega's ervoor zorgen, dat effectief communiceren natuurlijker gaat aanvoelen.

Neem een coach

Als het schoolse van een cursus niets voor jou is, en je liever je vrienden en collega's niet belast met rollenspellen, kan een coach ook een uitkomst bieden.

Met een coach kun je werken aan specifieke vaardigheden, en kun je dit doen op je eigen tempo. Ook kan deze persoonlijke begeleiding tot nieuwe, waardevolle inzichten leiden.

Communicatie is een continu proces van leren en ontwikkelen. Blijf daarom openstaan voor nieuwe inzichten.

Vraag om feedback

Hoewel het spannend kan zijn, is het toch belangrijk om regelmatig feedback te vragen aan anderen. Dit kunnen collega's, vrienden, of zelfs een coach zijn, zolang ze je van feedback voorzien op een constructieve manier.

Omdat je natuurlijk niet in je eentje communiceert, is het verbeteren van je communicatie skills zonder feedback een stuk lastiger. Dus zorg ervoor dat je de nodige tijd besteed aan het actief luisteren naar, en toepassen van feedback.

Organiseer trainingen

Als werkgever heb je de mogelijkheid je werknemers ook de kans te geven om hun communicatieve vaardigheden te verbeteren, met behulp van trainingen.

Deze kunnen gericht zijn op specifieke aspecten van effectieve communicatie, zoals het geven van presentaties, onderhandelen of conflictbeheersing. Ook kunnen werkgevers trainingen aanbieden om medewerkers ook bewust te maken van deze culturele verschillen.

Het investeren in de ontwikkeling van de communicatievaardigheden van personeel kan leiden tot effectievere gesprekken in beide richtingen.

Effectief communiceren in het kort

• Effectieve communicatie is cruciaal voor werkgevers om sterke relaties met medewerkers op te bouwen, misverstanden te verminderen en een positieve werkomgeving te waarborgen.

• Effectieve communicatie gaat niet alleen over wat je zegt, maar ook hoe je het zegt en hoe goed de boodschap wordt ontvangen.

• Er is een verschil tussen effectieve en efficiënte communicatie. Efficiëntie draait om het bereiken van doelen met zo min mogelijk tijd en middelen.

• Het begrijpen van verschillende communicatiestijlen is belangrijk, omdat ze voortkomen uit de manier waarop mensen denken.

• Culturele verschillen kunnen de communicatie beïnvloeden, en het is belangrijk om hier bewust van te zijn.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen