Discoteca Escape optimiza la gestión del personal con Shiftbase

Desde hace más de tres décadas, Escape es una de las discotecas icónicas de la ciudad de Ámsterdam. Con 4 espacios diferenciados, ofrece un gran abanico de actividades de ocio nocturno y eventos.

El éxito de Escape se mantiene gracias a un equipo de 150 empleados absolutamente comprometidos con el éxito, trabajando tras bambalinas para que cada noche y cada evento sean una auténtica celebración para sus clientes.

Escape Ámsterdam encontró en Shiftbase el socio ideal para optimizar su gestión de personal y el registro de las jornadas laborales de sus empleados. Con una plantilla extensa y unas necesidades de planificación de personal muy complejas, la migración a Shiftbase proporcionó mejoras inmediatas y cuantificables en la eficiencia y fiabilidad en la planificación de su personal.

Razones para el Cambio

Anteriormente, Escape utilizaba hojas de cálculo de Excel para la planificación de personal y el registro de jornadas u horas trabajadas. Este proceso era ineficiente, necesitaba más horas de las necesarias y era propenso a errores. Los empleados eran contactados telefónicamente para confirmar su disponibilidad, y el registro de horas trabajadas se introducía manualmente, utilizando después funciones de copiar y pegar en informes para la administración interna y la generación de las nóminas. Además, esta manera de trabajar no proporcionaba una comunicación eficiente y conducía a confusiones y errores, como por ejemplo, empleados que se presentaban a trabajar cuando no estaban previstos en el cuadrante de la jornada.

Solución

Para resolver estos problemas, Escape buscó una herramienta que les ayudara en la automatización de la planificación y registro de horas. Después de evaluar distintas soluciones, se decantaron por Shiftbase, no solo por su precio, sino porque además se integraba sin problemas con el resto de herramientas que ya utilizaban, incluida su aplicación de contabilidad. Con la ayuda de los gestores de cuentas y consultores de Shiftbase para la migración de sus procesos e integración con el resto de sus sistemas, la implementación fue rápida y fácil.

A pesar de la natural preocupación que un cambio de esta naturaleza sobre un área fundamental para el éxito de Escape Ámsterdam implica, la implementación de Shiftbase fue considerada un éxito rotundo tanto por la dirección como por su plantilla. Shiftbase ofrece una solución integral que incluye, por ejemplo, la planificación, registro de horas trabajadas, de días festivos y un boletín de noticias internas. Escape utiliza este boletín informativo, entre otras cosas, para anunciar nuevos menús. Así mismo, la función de reloj de Shiftbase es usada por Escape para que sus empleados registren las horas o jornadas trabajadas.

Resultados

Desde la implementación de Shiftbase, Escape ha disfrutado de mejoras visibles y cuantificables en sus procesos de planificación de personal. Las cifras más destacables son:

• Más de un 30% de ahorro en el tiempo necesario para comprobar la disponibilidad de empleados.
• Una reducción en la creación del cuadrante de entre 12-14 horas semanales.
• Un gran ahorro en el tiempo dedicado a ejecutar correcciones o sustituciones.
• Un aumento en la satisfacción de los empleados, gracias a que ahora ellos mismos pueden revisar las horas que han sido registradas.
• Un incremento en la responsabilidad de los empleados, ya que no registrar las horas de entrada y salida tiene como consecuencia el no contabilizar estas para su salario.
  
  

"Durante el cierre forzoso de Escape debido al confinamiento derivado del COVID-19, Shiftbase demostró ser un socio sólido y de confianza, ofreciendo soluciones durante los periodos en los que Escape tuvo sus puertas cerradas al público. Este factor tan importante durante esos momentos tan difíciles convierte a Shiftbase no en un proveedor, sino en un socio de absoluta confianza."

 

Otto Seibert, Director de Escape

Este testimonio subraya cómo Shiftbase consigue una mayor eficacia en la administración de personal independientemente del tamaño o complejidad de su organización. Tanto si tiene una pequeña empresa o un gran centro de ocio nocturno como Escape, Shiftbase ofrece las herramientas que necesita para resolver su administración de personal, por compleja que sea.

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