Fichar con geolocalización: Cómo implementar esta tecnología de manera efectiva

En un mundo cada vez más digitalizado, las empresas buscan soluciones innovadoras para mejorar la gestión de su personal que trabaja de manera remota. Una de estas soluciones es la geolocalización aplicada al fichaje laboral.

En otras palabras, el sistema de control horario que registra la hora de entrada y salida del personal y que permite igualmente identificar su ubicación.

Pero, ¿cómo se puede implementar de manera efectiva? Y, quizás lo más importante, ¿es legal fichar con geolocalización? En este blog, encontrarás una respuesta a tus preguntas.

¿Es legal fichar con geolocalización?

Fichar con geolocalización es legal en España gracias a la Ley de Control Horario en 2019, siempre que se cumplan las normativas de protección de datos y privacidad.

Es fundamental obtener el consentimiento informado del empleado y asegurar que los datos recopilados se utilicen únicamente para fines de control horario y solo durante las horas de trabajo.

Existen unas reglas bien claras sobre el fichaje con geolocalización. Por ejemplo, no se puede seguir constantemente la úbicación del empleado. Hay que respetar las limitaciones.

Además, los datos recopilados tienen que ser almacenados de manera segura y solamente durante el tiempo necesario. Aquí damos algunos ejemlos de las exigencias legales:

• Los registros horarios de la jornada laboral pueden conservarse hasta un máximo de 4 años.

• Los datos de geolocalización se pueden almacenar durante un máximo de 2 meses. Sin embargo, en caso de ser necesarios para una investigación laboral y no existir otras pruebas disponibles, estos datos pueden conservarse hasta 1 año.

• El tiempo de almacenamiento puede ampliarse si los datos se anonimizan y se utilizan para la optimización de procesos.

• Si los datos son compartidos con terceros (como profesionales externos), se debe informar al empleado.

Aunque es legal en muchos países, le recomendamos que consulte la normativa específica de su país.

¿Puede la empresa exiger fichar con geolocalización?

Generalmente, y dependiendo de la legislación de cada país, las empresas no pueden obligar a los empleados a utilizar un sistema de fichaje con geolocalización, a menos que esto se haya establecido previamente en el contrato de trabajo, se cuente con el consentimiento explícito del empleado, o que la naturaleza de la actividad laboral lo requiera y se haya informado al respecto con antelación.

Para aquellos empleados que se nieguen a usar el sistema basado en la ubicación, la empresa debe ofrecer una alternativa que no implique geolocalización, siempre y cuando su trabajo no lo exija de manera imprescindible. En estos casos, se podrían utilizar opciones como el fichaje mediante PIN, código QR o reconocimiento facial.

Las ventajas de fichar con geolocalización

¿Todavía estás dudando si fichar con geolocalización es algo interesante en tu empresa? Aquí te damos algunas ventajas del sistema para que puedas ver si vale la pena implementarlo.

• Gana tiempo: Gracias al fichaje con geolocalización, puedes registrar fácilmente y exactamente las horas trabajadas de cada empleado. Eso facilita mucho la gestión del tiempo y la planificación de recusros humanos.

• Facilita el trabajo de forma remota: Gracias al fichaje con geolocalización, las empresas tienen mucha más flexibilidad en cuanto al control de horario de sus empleados que trabajan de manera remota. Las horas de trabajo y el lugar de trabajo se registran automáticamente, por lo que no pueden causar problemas.

• Optimiza las rutas: Para empleados que se mueven entre distintos lugares para desempeñar su trabajo, como los operarios de logística o vendedores, facilita la optimización de rutas y tiempos de desplazamiento.

• Controla el absentismo laboral: Ofrece un sistema eficaz de control para disminuir el absentismo laboral, ya que permite verificar de forma precisa y en tiempo real tanto la ubicación como el horario de los empleados durante su jornada. Además, proporciona datos exactos sobre la puntualidad de los trabajadores.

• Prevén el fraude : Un sistema de fichaje con geolocalización contribuye a evitar el fraude en las horas de trabajo, al registrar de manera precisa tanto la ubicación como el horario de los empleados.

• Crea confianza: Además, esta tecnología puede fomentar la confianza entre empleador y empleado al garantizar que todos los registros son precisos y transparentes.

¿Cómo implementar la tecnología de geolicalización de manera efectiva?

Fichar con geolocalización en el trabajo es una idea muy interesante si la empresa tiene personal que trabaja de manera remota, o que trabaja en diferentes sitios.

Esta tecnología puede traer muchos beneficios a la empresa, si lo realizas de manera efectiva. Aquí te damos algunos consejos para que puedas emplementarlo sin problema.

Elige la tecnología adecuada

El éxito del fichaje con geolocalización depende en gran medida de la herramienta que elijas. Existen diversas aplicaciones y sistemas que permiten rastrear la ubicación de los empleados en tiempo real y registrar sus horas de trabajo con precisión.

Al elegir una herramienta, considera factores como la facilidad de uso, la precisión del GPS, la compatibilidad con dispositivos móviles y la capacidad de generar informes detallados.

Ejemplo de software

Un ejemplo de software para el fichaje con geolocalización es GeoPal. Es compatible con dispositivos Android e iOS. Si decides utilizar una herramienta tecnológica, siempre es importante ofrecer un buen soporte técnico para resolver posibles problemas.

Informa al personal

Una comunicación clara es imprescindible. Si decides utilizar la tecnología de fichar con geolocalización en el trabajo, tienes que informar a los empleados sobre cómo y por qué se está almacenando su información.

Puedes organizar una reunión (o varias si es necesario) para hablar del tema. Explica detalladamente qué es y cómo funciona para que los trabajadores sepan lo que pueden esperar.

Impleméntalo de manera progresiva y ofrece formación

Una vez seleccionada la tecnología, es hora de implementarla. Pero no te apresures; una implementación progresiva es clave para el éxito. Comienza con un pequeño grupo piloto para probar la herramienta y ajustarla según las necesidades de la empresa.

Durante esta fase, proporciona formación adecuada a los empleados para que comprendan cómo utilizar la aplicación y qué esperar del nuevo sistema de fichaje.

Monitorea y ajusta continuamente

Cuando empiezas a utilizar el fichaje con geolocalización, requiere mucha atención. Un monitoreo constante será necesario para asegurar que el sistema funcione correctamente y que los empleados no enfrenten problemas técnicos.

Además, es fundamental estar atento a las preocupaciones de los empleados y realizar ajustes según sea necesario. Por ejemplo, si notas que hay algunos errores de geolocalización, tendrás que ajustar los parámetros del sistema.

Ofrece un sistema de fichaje alternativo

La empresa debe proporcionar una alternativa de fichaje que no implique geolocalización para aquellos empleados que prefieran no usar el sistema basado en la ubicación, siempre y cuando su trabajo no lo exija de forma crucial.

En estos casos, se pueden utilizar métodos como el fichaje mediante PIN, código QR o reconocimiento facial, entre otras opciones.

Integración de la geolocalización con otras herramientas de gestión

El fichaje con geolocalización puede potenciarse aún más al integrarse con otras herramientas de gestión de empleados. Esta integración facilita una gestión integral del personal, permitiendo a las empresas maximizar la utilidad de sus sistemas y asegurar un seguimiento completo de la jornada laboral.

Vinculación con sistemas de control de horarios: Una de las integraciones más útiles es la vinculación de la geolocalización con los sistemas de control de horario. Esta combinación permite a las empresas tener un control total sobre el tiempo y la ubicación de los empleados durante su jornada laboral. Al vincular ambos sistemas, los registros de entrada y salida no solo muestran las horas trabajadas, sino también desde qué ubicación se realiza el trabajo, lo que garantiza un control preciso y fiable.

Este tipo de integración es ideal para el teletrabajo o para aquellos empleados que trabajan desde diferentes ubicaciones, como técnicos de campo o repartidores. Además, permite una mayor flexibilidad en la gestión de los horarios, asegurando que se cumplan las normativas sin complicaciones.

Automatización de informes de productividad: La geolocalización no solo facilita el fichaje, sino que también genera informes automáticos sobre la productividad del personal. Estas herramientas permiten a los empleadores acceder a datos detallados sobre las rutas seguidas, el tiempo invertido en cada ubicación y el rendimiento global de cada empleado o grupo de trabajo, sin necesidad de supervisión manual.

Gracias a la automatización, los empleadores pueden tomar decisiones informadas sobre la gestión del personal, ajustando turnos o redistribuyendo tareas según sea necesario. Los informes permiten identificar áreas de mejora, detectar sobrecargas de trabajo y evaluar la eficiencia del equipo, optimizando la jornada laboral y ayudando a la empresa a funcionar de manera más eficiente.

Conclusión

El fichaje con geolocalización es una herramienta poderosa para las empresas modernas, que buscan mejorar la gestión del tiempo y la productividad. Sin embargo, su implementación exitosa requiere una planificación cuidadosa, una comunicación clara y un enfoque centrado en el cumplimiento normativo y la satisfacción de los empleados. Asegúrate de estar bien informado y toma las medidas necesarias para implementar esta herramienta de manera ética y efectiva.

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