Horarios de trabajo en España: claves para la eficiencia y cumplimiento legal

¿Qué es el horario de trabajo y cómo se regula en España?

El horario de trabajo es el tiempo que un trabajador dedica a realizar su actividad laboral dentro de la jornada de trabajo.

El horario de un trabajador es regulado por el Estatuto de los Trabajadores, el convenio colectivo aplicable y el contrato de trabajo.

¿Qué dice el artículo 22 del horario de trabajo en España?

El artículo 22 del Estatuto de los Trabajadores establece las disposiciones sobre la duración y distribución del tiempo de trabajo. En este artículo se establecen los siguientes puntos:

1. La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo no podrá exceder de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual. Si se supera este límite, se consideran horas extraordinarias, que deben ser voluntarias, limitadas, retribuidas o compensadas con descanso.

2. Podrá establecerse mediante convenio colectivo o acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores una distribución irregular de la jornada a lo largo del año, siempre y cuando se respeten los límites legales.

3. En caso de que no exista convenio colectivo que establezca una distribución irregular de la jornada, se podrá acordar entre la empresa y los representantes de los trabajadores una distribución de la jornada diaria y semanal, respetando los descansos mínimos establecidos por ley.

4. Se establece un descanso mínimo de 12 horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente.

Tipos de horarios laborales

Existen diferentes tipos de tiempo de trabajo según la forma de organizar el número de horas y los turnos en los puestos de trabajo. Los más habituales son:

Ordinario: Se encuentra dentro de la jornada de trabajo diaria, que puede ser diurna o nocturna. Suele ser fijo y establecido por la empresa. Este no puede superar las 9 horas al día ni las 40 horas semanales de promedio.

Flexible: Permite que los trabajadores elijan el inicio y el fin de su jornada de trabajo dentro de unos márgenes establecidos por la organización. 

Intensivo: se realiza en una jornada de trabajo más corta pero más concentrada, normalmente sin interrupción para comer.

¿Cuál es la diferencia entre horario y jornada laboral?

La diferencia entre horario y jornada laboral radica en su alcance y en cómo se utilizan estos términos en el contexto laboral.

El horario laboral se refiere al período de tiempo durante el cual un empleado está obligado a estar disponible para trabajar. Por lo general, se establece un horario específico en el cual se espera que el empleado esté presente en el lugar de trabajo y realice sus tareas asignadas.

El Estatuto de los Trabajadores define las horas de trabajo como "tiempo previsto por los trabajadores para pagar una obligación empresarial".

En cambio, la jornada laboral abarca el tiempo total en el cual un empleado realiza sus labores dentro de un día de trabajo. Esto incluye el tiempo efectivo de trabajo, así como los descansos y pausas establecidos por la ley o por el convenio colectivo.

En resumen, el horario laboral se refiere al período de tiempo establecido en el cual se espera que el empleado esté presente en el trabajo, mientras que la jornada laboral engloba el tiempo total de trabajo, incluyendo los intermedios y pausas.

Tipos de jornada laboral

La duración de la jornada puede ser igual o menor que el horario laboral. Por ejemplo, si el horario laboral es de 9:00 a 18:00 horas, la jornada laboral podría ser de 8 horas diarias si se incluyen los intervalos correspondientes.

Sin embargo, también es posible que la jornada sea inferior a las horas del horario laboral, por ejemplo, si se trabaja a tiempo parcial.

Jornada laboral a tiempo parcial

Se considera a tiempo parcial cuando se trabaja menos de 40 horas a la semana, aunque esta cifra puede variar dependiendo del convenio colectivo y las circunstancias específicas de cada empresa.

Jornada laboral completa

La jornada laboral completa tiene una duración máxima de 40 horas semanales repartidas en 8 horas al día, con un descanso mínimo semanal de un día y medio consecutivo.

En muchas organizaciones, la jornada laboral se divide en dos partes: la mañana y la tarde, con un periodo de descanso para la comida. En este caso se denomina jornada laboral partida.

Por lo general, se acostumbra a comenzar la jornada entre las 8:00 y las 9:00 de la mañana y finalizar entre las 17:00 y las 19:00 horas de la tarde. La jornada diurna abarca desde las 6 a las 22 horas.

Jornada de trabajo nocturna

La jornada nocturna abarca desde las 22 hasta las 6 horas del día siguiente. Cuando un trabajador realice un trabajo durante esa jornada al menos tres horas al día o durante un cuarto de una jornada laboral anual, recibirá prestaciones especiales.

Además, los trabajadores nocturnos tienen derecho a recibir una evaluación de riesgos específica para su puesto de trabajo, así como a recibir una atención especializada en materia de salud y seguridad laboral. Esta jornada tiene dos características esenciales:

• No puede superar las 8 horas diarias de promedio en un periodo de 15 días.

• Tiene un plus de nocturnidad del 25% sobre el salario base.

Jornada laboral parcial por horas

Es un acuerdo contractual en el que el trabajador debe realizar su trabajo en horas alternativas u consecutivas, pero no lo hará de manera consistente.

Jornada de trabajo reducida

A menudo se emplea cuando se llevan a cabo desarrollos profesionales que plantean algunos riesgos para la salud, como trabajar en el laboratorio y en trabajos de construcción. Esto también se permite en el contexto del cuidado de los niños y la lactancia materna.

Jornada de trabajo continua

El período continuo diario es cuando se puede llegar a las horas diarias estipuladas, pero puede tomar 15 o 30 minutos para comer o simplemente descansar.

Jornada laboral a turnos

Se lleva a cabo dentro de empresas cuyas actividades no se detienen porque necesitan un servicio de 24 horas. Estos incluye el equipo médico y los empleados de las instalaciones de producción.

Períodos mínimos de descanso durante la jornada laboral

Descanso para la comida: Según la legislación española, si la jornada diaria de trabajo supera las 6 horas, se debe conceder un periodo mínimo de descanso para la comida de al menos una hora. Sin embargo, este periodo de descanso puede ser reducido por convenio colectivo o acuerdo entre empleador y trabajador, siempre y cuando se garantice un descanso mínimo de 30 minutos.

Descansos durante la jornada: Además del descanso para la comida, se establece el derecho a descansos durante la jornada laboral en función de su duración. Por ejemplo, si la jornada diaria es de más de 6 horas, se deberá conceder un descanso de al menos 15 minutos. Si la jornada supera las 9 horas, se deberán conceder dos interrupciones de al menos 15 minutos cada una.

Reuniones de trabajo fuera del horario laboral: ¿son legales?

Las reuniones de trabajo fuera del horario laboral pueden ser consideradas legales en ciertos casos, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos. En primer lugar, cualquier actividad laboral fuera del horario establecido debe ser compensada adecuadamente, ya sea mediante el pago de horas extras o mediante la compensación de tiempo libre.

Además, es fundamental que exista un acuerdo previo entre la empresa y los empleados para llevar a cabo estas reuniones extraordinarias. Este acuerdo deberá ser voluntario y no puede imponerse a los trabajadores de manera coercitiva. No atender mensajes y llamadas fuera del horario no debe ser considerado incumplimiento del horario de trabajo por parte del colaborador. 

El certificado de horario y cómo usarlo para verificar las horas trabajadas

El certificado de horario de trabajo es un documento completo y preciso que proporciona un registro detallado de las horas que un empleado ha dedicado a sus labores, lo cual puede ser útil para garantizar el cumplimiento de las regulaciones laborales y los acuerdos. 

El certificado o justificante de horario de trabajo para un trabajador puede ser emitido por el empleador o la empresa para la cual trabaja.

Registro diario del tiempo de trabajo

En España existe una normativa específica relacionada con el control horario de los trabajadores. A partir del mes de marzo de 2019, todos los empleadores deben registrar las jornadas laborales de los empleados, incluyendo el horario de entrada y salida, así como las pausas realizadas durante el día.

Esta información puede ser registrada manualmente en formularios impresos o mediante sistemas digitales de control de asistencia y debe estar a disposición de las autoridades en caso de inspecciones laborales. Asimismo, puede servir como base para la emisión del justificante de horario de trabajo.

Este certificado brinda seguridad tanto a los empleadores como a los empleados al contar con un respaldo documental adecuado en caso de disputas o reclamaciones relacionadas con el tiempo de trabajo.

También se usa para verificar las horas trabajadas por los trabajadores, garantizando el cumplimiento de las leyes laborales y los acuerdos contractuales, así como para calcular y pagar las horas extras correctamente.

Cómo usar plantillas para crear horarios personalizados

Usar plantillas para crear horarios personalizados es una forma práctica y sencilla de gestionar tu equipo. Para elaborar estas fichas de horarios de trabajo personalizadas, sigue estos consejos:

• Busca una plantilla gratuita y editable en internet, como las que ofrece Microsoft Office o Google Docs, que se adapte al tipo de horario que quieres implementar, ya sea ordinario, flexible o intensivo. 

• Personaliza la ficha de horario de trabajo con los datos de tu empresa y de tus colaboradores, como el nombre, cargo, departamento al que está adscritos,  salario y el horario.

• Utiliza herramientas de almacenamiento en la nube para facilitar tanto el acceso como la actualización del formato.

Consecuencias negativas de la mala gestión de los horarios laborales

La gestión inadecuada de los tiempos de trabajo puede tener consecuencias negativas para las empresas, como el aumento del absentismo, la rotación, el conflicto laboral, el riesgo de accidentes, las sanciones legales o la pérdida de competitividad. 

Para evitar estos problemas, es recomendable usar un software de control horario laboral para crear, modificar, controlar y comunicar la planificación de forma eficiente, flexible y transparente.

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Software de control horario: ¿qué es y para qué sirve?

Un software control de horarios es una herramienta tecnológica que ayuda a las empresas a organizar los horarios laborales de sus empleados de manera eficiente, optimizando la planificación y la gestión de recursos humanos.

Este sistema automatizado programa y asigna turnos, controla la asistencia y el cumplimiento de horarios. De esa forma se organizan las rotaciones y se elimina la superposición de horarios.

Shiftbase es una plataforma en la nube con la cual podrás acceder a los horarios desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Además, te ofrece funciones como:

• Crear horarios personalizados según el tipo de jornada, sector y convenio colectivo.
• Asignar trabajo a turnos a los colaboradores según sus preferencias, disponibilidad y habilidades.
• Modificar el número de horas en caso de cambios, imprevistos, bajas y vacaciones.
• Controlar el cumplimiento de la programación mediante el registro de la asistencia, horas extras e incidencias.
• Comunicar la planificación a los colaboradores mediante notificaciones, mensajes y correos electrónicos.

Lo mejor es que podrás realizar todas estas gestiones desde la app móvil de Shiftbase y compartirlas rápidamente con tus colegas, así como monitorear a todo el personal en tiempo real.